A produtividade no trabalho é um dos indicadores mais importantes na gestão de equipes externas. A partir dele, determinamos se os recursos empregados nas atividades realmente geram resultados dentro das expectativas. Logo, influenciamos a competitividade e capacidade de satisfazer ao cliente.

Aliás, por estar diretamente em contato com o final da cadeia de valor, a prestação de serviços externos sofre com níveis de concorrência e exigência mais elevados do que os fornecedores mais distantes. Portanto, uma boa produtividade é essencial para a saúde do negócio.

Ao longo deste conteúdo, abordamos os desafios e as medidas necessárias para melhorar o desempenho da sua organização. Continue a leitura e coloque as dicas em prática!

Qual a importância da produtividade no trabalho?   

A produtividade é um dos KPIs com maior peso na gestão de equipes externas. Como dito, a proximidade com o cliente final coloca as empresas diante de concorrência e expectativas elevadas. Além disso, tempo e eficiência também são fatores ainda mais decisivos, tendo em vista que atrasos, erros e retrabalhos podem gerar prejuízos para a  empresa.

Para exemplificar a importância do posicionamento na cadeia de valor, imagine o caminho até o leite chegar nas prateleiras. Nessa situação, o consumidor final tem a maior expectativa de qualidade e analisará o produto individualmente: embalagem, marca, sabor, tudo pode fazer diferença em cada unidade.

Já o supermercado buscará bons fornecedores, mas não se preocupará com a qualidade em relação a cada unidade: o olhar está mais voltado para conjunto. Por fim, para a cooperativa, existem parâmetros de qualidade, mas não é tão importante se o leite sairá do produtor A ou B.

A gestão de equipes externas também lida com essa exigência de estar perto do consumidor final, logo, a produtividade deve ser a mais alta possível. Se você tem um bom controle de estoque, talvez não faça tanta diferença se o fornecedor não conseguir entregar os insumos hoje e deixar para amanhã. Por outro lado, se você perde o prazo combinado e precisa reagendar a visita, dificilmente isso não afetará a satisfação do cliente.

A produtividade no trabalho está igualmente relacionada aos resultados financeiros. Melhorar o indicador pode significar manter o resultado atual com menos valor consumido, como insumos e horas de trabalho. Ou ainda, pode representar a elevação da qualidade ou quantidade gerada pelo processo. Em ambos os casos, haverá reflexos em despesas, receitas e lucratividade.

Consequentemente, podemos enxergar que esse indicador está relacionado a pontos-chave para o crescimento da sua empresa:

• Concorrência e exigência de mercado;
• Tempo disponível e pontualidade das entregas;
• Atendimento às necessidades do cliente; 
• Despesa, receita e lucratividade.    

A importância de melhorar a produtividade no trabalho, portanto, é clara. Cabe ao gestor entender os desafios e propor medidas corretivas, acompanhando o progresso da empresa e reforçando a mudança. Continue!

Quais são os desafios da produtividade?

Como as empresas diferem entre si, é difícil apontar uma única causa para todas as situações em que a produtividade está aquém do esperado. Porém, para analisar os desafios mais comuns, você pode entender quais deles se aplicam em sua empresa, adaptando as medidas à sua realidade.

Baixa maturidade de processos

O primeiro obstáculo à produtividade é quando os processos internos não estão estruturados adequadamente para melhoria contínua. Atualmente, é comum identificar cinco estágios de maturidade:

• Inicial — não há padronização, controle e previsibilidade de processos;
• Repetível ou organizado — existe uma lógica de como fazer as coisas, ainda que informal;
• Definido — as etapas são mapeadas, padronizadas e documentadas pela gestão;
• Gerenciado — são aplicadas técnicas de controle e gestão para assegurar os resultados;
• Otimizado — o processo é continuamente melhorado para maximizar os resultados.

Perceba que, dependendo do nível de maturidade atual, não haverá nem sequer a organização necessária para que os colaboradores saibam o que precisa ser feito. Logo, o desafio é avançar nesses níveis até que o próprio feedback seja usado para aperfeiçoar o processo e produzir mais, como acontece no ciclo PDCA.

Tecnologia defasada

O problema também pode estar ligado à tecnologia utilizada na empresa. A produtividade dos funcionários em uma empresa digitalizada será muito superior ao que ocorre nas organizações analógicas e que apostam em documentos físicos, por exemplo. Afinal, tanto a automação como a comunicação interna são mais eficientes nesse novo modelo.

Na prática, é possível eliminar etapas e tarefas, liberando os gestores para cuidar do desenvolvimento de pessoas, gestão de desempenho, pensamento crítico sobre os processos da empresa e melhoria da produtividade. Assim, os colaboradores deixam de dedicar boa parte do seu tempo com a burocracia e tornam-se  mais envolvidos com processos de valor agregado elevado..

Além disso, a tomada de decisão é afetada positivamente. Há mais informações disponíveis e dados confiáveis sobre a produtividade quando a gestão de equipes externas é realizada com boas soluções digitais. Assim, reduzimos erros com planos mais aderentes à realidade da empresa.

Falta de qualificação profissional

A falta de competências é outra causa recorrente de problemas de produtividade, principalmente se a empresa não tem a cultura de investir no desenvolvimento dos colaboradores. Por isso, a avaliação de desempenho e os treinamentos devem fazer parte da rotina de RH da empresa.

Os sintomas da falta de qualificação costumam ser sentidos na alocação da força de trabalho. Profissionais sem conhecimentos, habilidades e atitudes adequadas ao cargo consomem mais tempo e recursos para concluir os serviços, exigindo que mais pessoas sejam delegadas para cumprir as tarefas.

Clima organizacional ruim

Por fim, fique atento aos efeitos do ambiente de trabalho nos colaboradores. O clima organizacional corresponde ao sentimento dos profissionais sobre trabalhar na organização, de modo que experiências ruins afetam a motivação e a produtividade.

O tema é amplo. Relação com os líderes, níveis de cobrança, conflitos, benefícios, perspectiva de crescimento, todas essas questões e muitas outras podem causar experiências insatisfatórias para os profissionais.

Quais práticas contribuem positivamente para produtividade do time?

Após realizar o diagnóstico, o passo seguinte é levantar possíveis intervenções para melhorar a produtividade no trabalho. Posteriormente, as medidas devem ser reforçadas, ora com incentivos, ora com a cobrança, até se tornarem parte da cultura da empresa.

Trabalhe a motivação

Um bom começo é procurar medidas para deixar a equipe mais motivada. Para isso, é importante entender quais são as necessidades dos colaboradores e buscar acordos para atender aos profissionais em caso de melhorias de desempenho. Qualificação, oportunidades de crescimento, flexibilidade de horários são exemplos do que pode ser encarado positivamente.

Ofereça treinamentos 

Prosseguindo, aplique avaliações de desempenho para entender quais são as dificuldades dos colaboradores. Depois, crie programas de treinamento para qualificar os profissionais nesses pontos. Uma dica é aplicar o feedback 360º, em que todas as partes são avaliadores e avaliados, como colegas, líderes, RH etc. Assim, é mais fácil mapear gaps de competência.

Tenha uma hiring persona

Faça também uma descrição de quem é o candidato ideal do seu processo seletivo. Considere não apenas conhecimentos e habilidades, mas as atitudes e valores que devem ser buscados ao se abrir uma oportunidade de emprego. 

Torne os processos bem alinhados e atuais 

Outra medida relevante é melhorar a organização interna, aumentando a maturidade dos processos. A forma mais ágil de atingir esse objetivo é contar com o software para gestão de equipes externas. Afinal, a tecnologia pode impulsionar  a padronização imediata de diversas atividades, como agendamento, geração de relatórios, digitalização de formulários e ordens de serviço.

Adote uma política de transparência

Aposte também em uma comunicação clara e transparente. Converse sobre a importância de aumentar a produtividade e busque o engajamento dos profissionais para com as mudanças, explicando quais são os principais problemas levantados.

Esteja aberto a ouvir a equipe de campo

Ao se comunicar, mostre-se disposto a receber o feedback dos colaboradores. Se todos participarem da solução, haverá mais motivação e engajamento do que se a empresa simplesmente impor as medidas. 

Como acompanhar a produtividade no dia a dia?

Durante a mudança, um dos pontos mais relevantes é mensurar o progresso da empresa, verificando claramente se a produtividade no trabalho aumentou. Então, para encerrar, listamos métodos para fazer esse acompanhamento. 

Definir metas reais

As metas são um ponto de partida bastante interessante, desde que definidas corretamente. Procure levantar informações sobre a produtividade atual com indicadores de desempenho e fixe um objetivo que esteja dentro das possibilidades, se possível, por acordo.

Fazer benchmarking

Para ter metas realistas, procure empresas que adotam práticas similares dentro ou fora do seu segmento de mercado. Com o benchmarking, você vai comparar o que é feito na organização com os modelos de sucesso encontrados, entendendo a distância para os melhores e quanto é possível avançar em relação à produtividade.

Ter canais de comunicação definidos e unificados

Comece a trabalhar com informações centralizadas, estabelecendo quais são os meios de comunicação com a equipe. É importante alcançar a visibilidade completa dos processos, para entender em que pontos a produtividade melhorou ou piorou. Isso porque, é com essa visibilidade que você aumentará ainda mais a maturidade de processos, atingindo estágios em que há controle efetivo e melhoria contínua.

Investir em tecnologia 

A tecnologia normalmente é uma das principais lacunas. Todas as outras são potencializadas se a empresa contar com um software adequado para gestão de equipes externas. Afinal, a inovação possibilita o controle total dos processos, bem como a aplicação de indicadores para mensurar o desempenho.

Por isso, se você quer ter mais produtividade no trabalho, esteja atento às tendências e inovações tecnológicas, para otimizar tempo e processos. A digitalização da empresa é o ponto crítico para melhorar a organização interna e aumentar a performance do time.

Para conhecer a tecnologia de gerenciamento remoto, acesse o conteúdo específico sobre o tema e entenda como funciona na prática!