Com a pandemia do Coronavírus, uma das tendências das organizações é a necessidade de adotar novas práticas de gestão das equipes externas. Isso porque, em muitas organizações, os funcionários não poderão trabalhar no escritório e, consequentemente, exercerão as atividades no modelo home office.

Nesse momento, surge a necessidade de administrar uma equipe externa, mesmo à distância. Realmente essa prática é bastante complexa, pois envolve um número amplo de questões. Por conta dessa dinâmica e complexidade, contar com um software para gestão de equipes externas pode ser um diferencial competitivo muito importante, pois a ferramenta ajudará a otimizar a produtividade da organização.

Imagino que você esteja interessado no assunto. Pensando nisso, neste post abordaremos a importância da gestão de times externos, e destacaremos quais são os sinais que demonstram estar na hora da sua empresa investir nessa prática. Acompanhe a seguir!

Qual a importância de repensar a gestão de equipes externas?

Rever os métodos de gestão de equipes externas é uma necessidade nesses tempos de profundas mudanças causadas pela pandemia do Coronavírus, pois cada vez mais os funcionários trabalharão longe dos escritórios, desempenhando suas funções em sua residência, o home office. A administração nos tempos do “Novo Normal” requer novas práticas para acompanhar a execução dos serviços e verificar o desempenho de cada funcionário, tomar ações quando necessário e oferecer suporte nos momentos mais adequados a cada indivíduo.

É importante destacarmos que ao trabalhar com times externos, muitos fatores fora do controle da empresa podem comprometer a execução do planejamento impactando nos resultados financeiros e na percepção dos clientes quanto a qualidade dos serviços.

Por outro lado, as companhias que desenvolverem modernas práticas de gestão sairão na frente dos concorrentes, conseguindo fazer um melhor controle e oferecendo melhor suporte a cada empregado. Planejamento e acompanhamento em tempo real são capazes de fazer as equipes produzirem mais e melhor.

Quais os sinais que demonstram que está na hora de rever os processos de gestão das equipes externas?

Existem alguns sinais que indicam a necessidade de rever as práticas de administração dos times externos de atendimento aos clientes, incluindo a contratação de um software especializado. Abordaremos sobre esses aspectos na sequência do artigo. Continue lendo!

Constantes surpresas com serviços não realizados ou executados com atrasos 

O primeiro sinal de que está na hora de aprimorar a gestão de serviços externos é o elevado número de problemas não detectados a tempo, e que impactam diretamente no nível de serviços percebido pelos clientes.

Esse problema tende a ser mais expressivo quanto maior é a equipe e quanto mais clientes esses times atendem pois surge um amplo volume de atividades que são executadas diariamente. Dessa forma, fica difícil para os gestores fazerem o controle dos trabalhos executados e o posterior monitoramento dos resultados.

Acúmulo da papelada

As empresas que controlam as equipes de campo com formulários em papel, planilhas e telefone (WhatsApp) tendem a exigir um grande esforço em termos de pessoas alocadas, tempo e custos para ter as informações importantes sobre o andamento dos serviços. Como consequência acumulam-se as pilhas de papel, erros, retrabalhos e a sensação de estar sempre “correndo atrás”.

Modernizar a gestão de equipes externas, permite eliminar toda a papelada e também acompanhar a execução em tempo real já que as ferramentas tecnológicas possibilitarão uma melhor comunicação entre os gestores e os empregados.

Retrabalhos constantes

Os retrabalhos têm efeitos negativos para as organizações de diversas maneiras. Utilizam os recursos humanos e materiais da empresa sem nenhuma remuneração e também demonstram falta de padrão de serviços, de planejamento e mesmo de comprometimento com a qualidade.

Um elevado número de retrabalhos implica em custos e taxa de perda de clientes mais altos e uma operação mais “estressada”.

Como um software para gestão de equipes externas pode ajudá-lo?

Um software de gestão de equipes externas permite que a empresa acompanhe em tempo real os atendimentos aos clientes e tenha melhor controle sobre a execução. O software da DKRO é a solução ideal para a automatização das atividades da sua organização e pode trabalhar tanto online quanto offline. Ele ajuda em todas as etapas do processo, desde o Planejamento até a medição dos resultados.

Além disso, é muito importante ressaltar que a ferramenta auxilia a reduzir custos, garantir um fluxo de trabalho mais consistente e eficaz, gera mais engajamento na companhia e, principalmente, proporciona o desenvolvimento de serviços de melhor qualidade.

O sistema para gestão de equipes externas é de extrema relevância para as organizações, pois ajuda os gestores a se comunicarem melhor com a equipe, monitorar o desempenho dos funcionários, reduzir ou eliminar tarefas manuais e, consequentemente, otimizar a produtividade. Considerando tais benefícios, vale muito a pena contar com essa ferramenta na sua organização.

Está interessado em saber mais informações sobre como o nosso software para gestão de equipes pode ajudá-lo? Entre em contato com a gente! Será um imenso prazer apresentar as ferramentas do nosso sistema, e fornecer o melhor suporte possível a você.