Quer eliminar erros e retrabalhos em sua organização? Separamos 4 dicas para você!
Quando um técnico precisa voltar para um trabalho ou realizar uma tarefa novamente porque não foi concluída completamente ou corretamente na primeira vez, isso custa tempo e dinheiro à empresa.
Evitar erros e encontrar maneiras de reduzir os retrabalhos manterá as atividades avançando dentro do cronograma, permitindo que você faça mais.
Siga essas etapas para reduzir o número de erros em sua empresa ou projeto.
1. Crie um processo de qualidade
Evitar retrabalhos e erros é mais eficaz do que gastar tempo e recursos corrigindo problemas depois que eles acontecem.
Sua empresa precisa ter um processo de qualidade para documentar os padrões e fornecer diretrizes para o trabalho.
Documente as etapas que devem ser cumpridas em cada estágio do projeto ou tarefa e o que precisa acontecer antes de avançar.
Esse processo pode incluir uma verificação por um coordenador ou supervisor, o envio de documentação, ou uma avaliação.
Dessa forma, a qualidade e integridade do trabalho podem ser verificadas antes de passar para o próximo passo, e todo problema pode ser corrigido antes de acontecer.
Considere ter instruções escritas ou orientações para tarefas que são concluídas com menos frequência, como sazonalmente ou 1 vez ao ano, para garantir que sejam feitas da maneira correta.
2. Planeje o trabalho
Como diz o ditado, “falhar no planejamento é se planejar para falhar”.
O trabalho que precisa ser concluído deve ser planejado diariamente e semanalmente (tanto quanto possível).
Dessa forma, você pode agrupar tarefas semelhantes ou que precisem ser concluídas no mesmo local para que o tempo seja usado com mais eficiência.
Isso também deve ajudar a reduzir a transição entre tarefas não relacionadas, que tendem a ser menos produtivas.Ter um cronograma e um plano de trabalho atualizados com frequência permite que você mantenha clientes e supervisores bem informados sobre o progresso e faça ajustes quando necessário.
3. Use um checklist
Ter uma lista de verificação detalhada do que precisa ser feito garante que nenhuma etapa seja esquecida ou negligenciada, o que reduzirá o retrabalho.
Isso pode ser baseado no seu processo geral de qualidade. Certifique-se de que os técnicos concluam e enviem a documentação do trabalho que foi realizado para que exista um registro.
Formulários mobile são uma ótima maneira para os técnicos enviarem checklists enquanto estão no campo ou, até mesmo, em canteiro de obras.
4. Priorize a atribuição de tarefas
É importante jogar com os pontos fortes dos membros de sua equipe e priorizar quais tarefas são atribuídas a quem.
Reduza o potencial para que um erro evitável ocorra, dando tarefas mais complicadas a pessoas mais experientes ou trabalhando com técnicos menos experientes.
Alguns trabalhos exigem habilidades ou treinamentos mais especializados, então atribua essas tarefas a técnicos que serão capazes de lidar com eles de maneira eficaz.
Os trabalhos que precisam ser concluídos também devem receber um nível claro de prioridade para que os itens mais importantes ou cruciais sejam abordados primeiro.
Isso garantirá que o trabalho em um projeto continue avançando ou que as ordens do serviço sejam concluídas em tempo hábil.
Forneça capacitação e siga nossos passos para eliminar o retrabalho
Os funcionários que estão aptos e capacitados para seguir processos e têm padrões para mantê-los responsáveis para que os trabalhos sejam concluídos são mais propensos a fazer as coisas corretamente na primeira vez.
Por fim, forneça treinamento, capacitação e processos definidos para que retrabalhos sejam eliminados e você tenha ainda mais produtividade em seu time.
