Os gestores precisam de informações para entender a situação enfrentada pela equipe, departamento ou organização que administram. Afinal, conhecendo o cenário, as chances de tomar decisões corretas e adotar ações compatíveis com a realidade da empresa aumentam significativamente. Mas qual é o papel de um gerador de relatórios?
Nesse contexto, o gerador de relatórios é uma das ferramentas que mais afetam a eficácia da gestão empresarial. A implementação de um sistema de gestão transforma uma tarefa difícil de executar — que demanda tempo, dinheiro e dedicação— em uma ação automática e rápida, a um clique do gestor.
Assim, poucos recursos tecnológicos causam uma transformação tão grande, de forma quase instantânea, mudando a forma como uma tarefa é executada e trazendo benefícios imediatamente. A seguir, listamos 5 vantagens para mostrar por que você deve considerar essa facilidade na sua empresa!
1. Acabar com a burocracia para obter informações
Imagine que você se dirige a um auxiliar administrativo e solicita um relatório sobre os atendimentos realizados nos últimos 6 meses. O objetivo é saber, a partir de indicadores, como as equipes desempenham suas tarefas.
Há dois cenários. No primeiro, existe algum tipo de coleta de dados sobre as equipes, e o trabalho do auxiliar é consumir a próxima semana coletando, organizando, montando uma planilha e formatando o documento. No segundo, além de tudo isso, os dados não existem ou estão dispersos em vários departamentos, e o profissional precisa conduzir uma pesquisa interna para levantá-los.
O gerador de relatório afeta o centro desses dois problemas. Em primeiro lugar, um bom sistema de gestão de equipes faz com que, à medida que trabalham, os colaboradores alimentem o banco de dados com as informações. Depois, a própria tecnologia se encarrega de cruzar os dados e convertê-los em um documento consolidado para os gestores.
Assim, aquele relatório que poderia levar uma semana se o auxiliar só fizesse isso, ou que nunca ficasse pronto se outras urgências surgissem, agora é automático e imediato. Logo, não há mais burocracia. Os exemplos são diversos, como relatório diário de obra, relatório de visita e relatório de manutenção.
2. Possibilitar a análise dos dados
A exibição do documento com diversos níveis de agregação para os gestores também é uma vantagem interessante. Na prática, ela pode ocorrer de modo resumido (gráficos, quadros e painéis) ou analítico, em que seriam listadas as informações detalhadamente.
Em ambos, o tempo para o gestor ter o conteúdo em mãos é reduzido, possibilitando a real aplicação dos dados para entender o cenário e melhorar a capacidade de atuar sobre problemas e desvios. Portanto, a intuição passa a ser complementada e apoiada por elementos mais objetivos, como números, estatísticas e indicadores.
3. Reduzir custos com mão de obra
A redução de custos ocorre no próprio processo que se torna mais simples e seguro quanto a erros e retrabalhos. Além disso, ao ter acesso a dados sobre os processos e equipes, é possível identificar desperdícios, ineficiências e lacunas de desempenho. Portanto, o gestor consegue realizar uma operação mais enxuta.
4. Ter uma visão mais estratégica
O gerador de relatórios contribui com a visibilidade sobre o andamento das metas para o gestor e ajuda a projetar cenários e fundamentar estratégias. Ao entender a situação atual e antecipar questões críticas, os administradores têm mais condições de planejar o melhor caminho para perseguir os objetivos da organização.
Para isso, os fatores tempo e prioridade são muito importantes. Se o gestor e a equipe administrativa estão sobrecarregados de tarefas de baixo valor agregado, a prioridade é sempre apagar os incêndios que surgem no dia a dia, tendo pouco espaço para se dedicar ao aprimoramento de processos e pensar em estratégias. E isso, entre outras coisas, pode ser melhorado com as automações propiciadas pelo software de gestão de equipes, e do gerador de relatórios.
5. Tomar decisões mais acertadas
O gestor será capaz de construir soluções mais embasadas e realizará uma comunicação que transmita confiança para os liderados. Com isso, as decisões e responsabilidades estarão claras para os membros do time.
Além disso, a análise de dados aumenta as chances de sucesso das medidas, especialmente pelo entendimento do gestor sobre a realidade da empresa. Como visto, é uma forma de implementar uma comunicação ágil e livre de burocracias.
Por isso, usar o sistema de gestão de equipes e contar com um gerador de relatórios integrado agrega valor para empresa. Ademais, os benefícios começam logo após a implementação, garantindo um rápido retorno do investimento.
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