Fazer uma boa gestão de equipe é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Na prática, nenhuma estratégia se sustenta sem o bom desempenho dos profissionais, que perseguem os objetivos da organização ao realizarem suas tarefas.

Nesse sentido, além de uma liderança forte e inspiradora, é importante conhecer os desafios que serão enfrentados no dia a dia. Assim, é possível se planejar e buscar melhorias que, certamente, terão impactos financeiros.

Ao longo deste conteúdo, você encontrará os problemas mais recorrentes e as boas práticas para solucioná-los na empresa. Continue a leitura e torne-se um gestor ainda mais eficaz!

Quais são as dificuldades de gestão de equipe?

Os problemas na gestão de equipe são bastante comuns. Para que o time funcione, precisamos colocar pessoas diferentes em sintonia, organizar inúmeros processos, distribuir a força de trabalho corretamente e ter o controle da operação. E, em cada uma dessas áreas, haverá desafios a serem superados.

Além disso, os avanços tecnológicos trouxeram mudanças significativas para os trabalhadores. Segundo estudo da Pwc, 53% dos profissionais acreditam que a tecnologia mudará significativamente o trabalho ou tornará suas atividades defasadas nos próximos anos. Paralelamente a isso, 93% dos brasileiros adultos já se preocupam com a requalificação.

No caso da gestão de equipes externas, enfrentamos dificuldades  além daquelas já aplicáveis às demais áreas.

Processos inexistentes, desfasados ou mal estruturados

Em primeiro lugar, algumas empresas sofrem com a baixa maturidade dos processos. Por vezes, nem sequer existe a documentação das etapas de cada atividade, deixando que as tarefas sejam cumpridas sem um passo a passo pré-definido.

A consequência é que não há uma padronização dos resultados, tampouco a possibilidade de promover melhorias. Logo, não há um trabalho de evolução dos processos para fazer as tarefas com o menor custo e maior ganho possíveis. 

Atrasos na visita agendada

A falta de organização compromete a logística da empresa. Sem processos, não há previsibilidade sobre o início e término dos serviços, muito menos o controle efetivo da agenda da equipe. Logo, a gestão de equipe não consegue tornar os times pontuais e cumprir os acordos com o cliente. 

Falta de dados e histórico

As dificuldades reduzem a inteligência da empresa. Os gestores terão pouco ou nenhum acesso a dados e histórico, o que compromete a tomada de decisão. Além disso, o profissional perde muito tempo documentando e verificando arquivos, em vez de focar na parte estratégica e na gestão de pessoas.

Quais medidas podem ser adotadas pelos gestores? 

A melhoria da gestão de equipes precisa, antes de tudo, de conceitos adequados à Era Digital. Como exemplo, podemos citar a gestão 4.0 e o paperless como excelentes inspirações para promover as mudanças internas.

No primeiro caso, parte-se da premissa de incorporar as inovações mais recentes aos fundamentos da administração, com soluções de computação em nuvem, inteligência artificial e automação de processos. No segundo, busca-se a digitalização da empresa, a partir da premissa de eliminar o uso do papel na organização.

Saindo da teoria e indo para prática, recomendamos as seguintes ações.

Invista em tecnologia

O passo inicial é encontrar um software de gestão de equipes para ser a base da transformação digital da operação. Com isso, alcançamos rapidamente diversos objetivos:   

• Reduzir etapas e tarefas a partir da automação; 
• Padronizar a coleta e organização das informações; 
• Enxergar todos os processos de gestão de equipe; 
• Aplicar indicadores de desempenho; 

Treine e motive a equipe

Prosseguindo, faça o mapeamento das competências dos profissionais e verifique se é preciso qualificar as pessoas em competências digitais, técnicas ou comportamentais. Além disso, reflita sobre as experiências no ambiente de trabalho e busque alternativas para melhorar as condições motivacionais existentes.

Revisite a cultura organizacional

Modifique os elementos internos, como ambientes de trabalho, códigos de conduta, uniformes, comunicação interna e declaração de missão, visão e valores, para abraçar a tecnologia. O reforço desses artefatos, aos poucos, tornará a empresa mais aberta à inovação. 

Estruture processos adequados à realidade do mercado

Desenhe os processos da empresa, ou seja, como serão realizadas as atividades, como prestação de serviço, agendamento, avaliação de desempenho, pesquisa de satisfação e pagamentos. Uma dica é usar o PDCA para ter um modelo compatível às melhores práticas de mercado.

Foque nas necessidades dos clientes

Por fim, realize pesquisas com os clientes para saber quais são as principais insatisfações com os serviços. A partir de então, converse com líderes e colaboradores, buscando acordos para melhorar a qualidade e atender às necessidades dos contratantes com mais presteza.

Como visto, a gestão de equipe pode ser melhorada rapidamente, desde que você consiga integrar a tecnologia ao trabalho do colaborador, a cultura, aos processos e ao atendimento ao cliente. Então, não deixe de colocar todas as medidas em prática.

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