Você sabe qual é a importância de um controle de tarefas adequado na empresa? Essa prática é fundamental para organizações que lidam com um grande número de atividades em diversos setores e especialmente crítica quando as atividades são realizadas quando os colaboradores estão desconectados dos sistemas de gestão da empresa, realizando serviços externos.

Nesse contexto, o controle é uma prática que visa ajudar as companhias a alcançarem seus melhores resultados.

Pensando na importância desse tema, neste conteúdo aprofundaremos sobre a importância de fazer um controle adequado de tarefas, destacaremos quais os problemas que podem ser evitados ao realizar esse acompanhamento e como os softwares de gestão podem ajudá-lo. Continue com a gente!

Qual a importância do acompanhamento das tarefas?

Por diversos motivos, o acompanhamento de tarefas é uma prática fundamental. Primeiramente, as empresas terão um maior controle do que está sendo realizado em comparação ao que foi definido no projeto ou planejamento.

Desse modo, torna-se possível agir rapidamente nos desvios ou gaps nas tarefas para favorecer o alcance dos objetivos da organização. Além disso, os gestores poderão verificar se as atividades estão de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.

Caso os resultados não sejam os esperados, pode-se pensar no desenvolvimento de planos de ação assertivos com o objetivo de resolver eventuais gargalos existentes nos procedimentos empresariais. Ou seja, o controle de tarefas ajuda empresas a alcançarem melhores resultados através de ganhos de produtividade e a serem mais produtivas.

Quais os problemas que podem ser evitados?

Destacamos que o controle de tarefas ajuda a estruturar melhor a análise do desempenho de diferentes atividades, uma vez que implica na medição de parâmetros de produtividade e qualidade que precisam ser previamente definidos e comunicados.

É largamente conhecido o conceito do “Ciclo PDCA”, em que se enfatiza o Planejamento, a Execução, o Controle e Ação (sobre os desvios entre o Resultado Obtido e o Esperado).

Podemos dizer que não há como implementar a Melhoria Contínua e o objetivo de Excelência Operacional se a organização não for capaz de controlar as tarefas, atividades e processos como um todo.

Agora, como o controle evita diferentes problemas? Podemos dizer que as atividades de controle dão para a empresa a visibilidade necessária para saber se estão operando como necessário.

Os controles podem, então, evitar baixa produtividade operacional e qualidade, inibir fraudes em processos e atividades e mitigar riscos em geral.

Ter um bom sistema de controle é um dos principais desafios das empresas, até mesmo porque ele próprio representa uma despesa para a organização e precisa trazer resultado real no menor custo possível.

A estruturação dos controles deve envolver diferentes áreas da empresa, desde o operacional e administrativo-financeiro até a área de recursos humanos e a jurídica, isso porque existem muitos fatores que influenciam na execução das tarefas, como o tempo e as condições de trabalho, por exemplo, e mesmo fatores legais, como os requisitos para o monitoramento remoto de colaboradores.

Como um software de gestão pode ajudá-lo nessa tarefa?

Por diversos motivos, um software de gestão pode ajudar no controle de tarefas, em particular as que são executadas em serviços externos. A ferramenta conta com diversas funcionalidades que auxiliam nessa missão. Entre elas estão o monitoramento de rotas, o agendamento de tarefas e o controle de ponto. Destacaremos a seguir cada uma. Confira:

Monitoramento de rotas

O sistema de gestão ajuda as empresas a monitorarem as rotas em tempo real. Assim, fica mais fácil a visualização de ocorrências que podem impactar nos prazos de entrega e determinar o trajeto mais viável e rápido para cumprir uma determinada programação, o que garante mais produtividade a todo o setor logístico.

Agendamento de tarefas

O agendamento de tarefas garante mais organização para a empresa como um todo. Por meio desta prática, os funcionários saberão quais são as atividades que devem desempenhar, a melhor sequência de execução e também entenderão melhor o seu papel.

A tecnologia permite hoje a atualização em tempo real do status de cada tarefa planejada e dessa forma é possível para os gestores tomarem decisões rapidamente para minimizar o impacto de imprevistos na operação.

Controle de Jornada

O controle de ponto para colaboradores em serviços externos é um elemento básico nesse contexto, pois com essa prática é possível saber quais os funcionários que estão trabalhando, quem está cumprindo os horários estabelecidos de refeição, descanso e horas extras — tudo em tempo real.

Do ponto de vista gerencial, fazer o controle da jornada e ter os dados do monitoramento das rotas permite entender profundamente como a equipe de serviços utiliza o tempo disponível e como diferentes clientes e tipos de serviços demandam esse recurso preciso.

O controle de tarefas é fundamental para otimizar o desempenho das empresas, especialmente aquelas que possuem importantes atividades de campo como os atendimentos de pós-vendas, vendas externas, suporte e fiscalização operacional.

Nesse contexto, o sistema de gestão da DKRO é muito útil por possibilitar o acompanhamento de diferentes atividades em tempo real.

Como é possível perceber, o controle de tarefas é um procedimento crucial nas operações empresariais.

Por meio dessa prática torna-se possível verificar se os resultados planejados estão sendo alcançados, se a sua empresa está na direção dos objetivos e se as atividades são desempenhadas no padrão de qualidade esperado. Considerando os benefícios, vale muito a pena implementar essa prática na sua organização.

Este post onde destacamos a importância do controle de tarefas foi útil? Entre já em contato com a DKRO, teste o nosso sistema e veja como a ferramenta poderá ajudar sua empresa. Não perca essa oportunidade!