5 cuidados para implementar um sistema de monitoramento de equipes

Algumas pessoas acreditam que utilizar um sistema de monitoramento pode ser um sinal de desconfiança dos seus colaboradores, mas isso não é verdade. Na realidade, essa prática é imprescindível para a boa gestão de uma empresa e da saúde do negócio, especialmente perante os clientes.

Afinal, ter um sistema de monitoramento eficiente ajuda a acompanhar o que a sua equipe de campo está fazendo. Sendo assim, você pode verificar o que está sendo feito, se os horários estão sendo cumpridos, se as metas estão sendo batidas e oferecer apoio aos funcionários se for necessário. 

Sendo assim, essa é uma ferramenta completa que auxilia não apenas o controle interno, mas também pode ser crucial para aumentar o desempenho dos colaboradores e motivá-los a partir dos dados coletados. No entanto, sempre é importante tomar alguns cuidados para tirar o maior proveito dessa ferramenta e não extrapolar nenhum limite. 

Por isso, listamos neste artigo alguns cuidados que devem ser tomados ao implementar esse tipo de sistema. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto. 

Entenda o que pode/deve ser rastreado

Não, não caia no erro de rastrear todos os passos dos seus colaboradores. Isso é antiético e pode acabar com a confiança de quem trabalha na empresa. Afinal, ninguém se sente confortável ao trabalhar com alguém que esteja observando qualquer atitude, mesmo que elas sejam as mais corretas. 

Sendo assim, é importante entender as suas limitações para saber até onde você pode chegar. Uma boa dica nesse sentido é observar as possibilidades dos colaboradores que estão listadas nos contratos de trabalho individuais e nos acordos de confidencialidade feitos. Além disso, veja quais são os direitos que você tem para controlar os dados e utilizar ferramentas de rastreio. 

Tenha uma política de rastreamento

Depois de observar os contratos e acordos, você já terá uma noção do que pode e do que não pode ser rastreado com o sistema de monitoramento. Com essas informações em mãos, é a hora de escrever um conjunto de normas que definirá como esse processo funcionará. 

Esse conjunto de normas será a política de rastreamento e nela será importante delimitar o que será rastreado e em quais momentos do dia, quais softwares serão utilizados, como isso será feito etc. Ou seja, defina tudo que pode ser relevante nessa ação. 

Divulgue a política aos funcionários

Após ter todas as normas definidas e devidamente escritas, chega a hora de divulgá-las para que todos os colaboradores as conheçam. Para isso, entre em contato com eles a partir do e-mail da empresa e faça ações internas que mostrem como a política funciona e o motivo dela existir. 

Também é preciso notificar os funcionários em relação a qualquer sistema de monitoramento que exista na instituição e quais ações eles fazem (como identificação da localização, gravações de áudio ou vídeo etc). Além disso, certifique-se de que todos estejam de acordo e recolha assinaturas que comprovem o conhecimento do uso dessa ferramenta.

Adeque-se à Lei Geral de Proteção de Dados

Além disso, hoje todas as empresas precisam se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tanto no âmbito interno, quanto no externo. Isso significa que a empresa deve ter ciência de que está coletando informações profissionais dos seus colaboradores, tendo a obrigação de manter todos esses dados seguros e disponíveis aos funcionários. 

Monitoramento de Prestadores de Serviços

Tome cuidados adicionais se pretende monitorar pessoal contratado por outros regimes que não o de CLT. Prestadores de Serviços, Representantes Autônomos, Freelancers e outros, devem  concordar explicitamente com qualquer tipo de acompanhamento remoto de seu trabalho e mesmo com a instalação de Aplicativos em seus aparelhos móveis.

A empresa deve estar ciente de que nesses casos o Monitoramento deve ser exclusivamente durante a execução das tarefas contratadas evitando o acompanhamento de deslocamentos e o início e final da jornada de trabalho; afinal o vínculo desses profissionais com a empresa é diferenciado em relação aos que estão contratados pelas regras definidas na CLT. Na dúvida, é sempre importante consultar o departamento jurídico ou um advogado de confiança.

Como o sistema de monitoramento DKRO pode te ajudar?

O Sistema de Gestão de Equipes Externas da DKRO é uma solução completa e inovadora que auxilia gestores que precisam observar o andamento do trabalho externo. Com ele, é possível acompanhar tudo o que a equipe externa faz em tempo real e ainda ter o registro de eventos importantes sem nenhuma ação manual. 

Isso acontece na Visão de Mapa, uma funcionalidade da ferramenta na qual você pode ver onde cada funcionário está e qual atividade está fazendo. Além disso, há um histórico detalhado do que já foi feito no dia. E mais: ainda é possível integrar a plataforma a rastreadores de veículos e  sistemas de telemetria para trabalhar com mais efetividade. 

A DKRO, está qualificada e preparada para processar e oferecer dados de monitoramento de qualidade. Assine a nossa Newsletter e saiba mais sobre nós, otimizações que a gestão do seu negócio pode ter, novidades do mercado e muito mais!

Escrito por Philippe Aymard