O sucesso na gestão de equipes externas depende, em grande parte, do controle que fazemos dos gastos, não é mesmo? Por isso, o relatório de reembolso de despesas é um instrumento importante, que deve estar completo e organizado.

Muitas empresas ainda não digitalizaram esse fluxo de trabalho. Sem a eficiência necessária, os registros e aprovações apresentam uma série de erros, além de não darem uma boa visualização dos custos como um todo.

Neste conteúdo, mostramos como ter um processo de reembolso mais eficiente e contar com as informações necessárias para controlar os gastos da sua equipe. Continue a leitura!

O que é um relatório de reembolso de despesas?

O relatório de reembolso de despesas é o documento que resume os gastos em campo e dá acesso ao detalhamento deles. Assim, o gestor pode entender o quadro geral e analisar os custos do serviço externo.

Para produzir esse documento, precisamos de um processo de reembolso, que está dividido em três fases:

• envio da despesa e comprovante pelo colaborador;
• aprovação pelo gestor e determinação do reembolso;
• documentação do reembolso para elaboração do relatório.

Ao final, o relatório conterá todas as informações que o gestor, após avaliar se estavam autorizadas e verificar os comprovantes, aprovou e determinou o reembolso. Entre elas, podemos incluir diversos exemplos:

• combustível por km rodado;
• consertos emergenciais;
• alimentação;
• estacionamento;
• hospedagem;
• taxi, aplicativo de transporte, ônibus, metrô, etc.

Os gastos variam conforme o tipo de negócio da empresa, distâncias percorridas e serviços realizados. Contudo, o ponto central é capturar todos os custos e calcular indicadores que ajudem a tomar decisões. Esse documento completo, com indicadores e detalhamento, é o relatório de reembolso de despesas.

Qual a sua importância para a saúde financeira das empresas?

O relatório de reembolso de despesas ajuda a entender os custos indiretos que a empresa incorre quando presta serviços ou vende seus produtos. É desejável, por exemplo, alocar cada despesa no seu devido centro de custos de modo a garantir a correta apropriação de cada valor gasto.

Também é uma forma de localizar desperdícios nos processos. Logo, o gestor consegue mapear onde o dinheiro da empresa é gasto e levantar maneiras de economizar recursos.

Igualmente, você consegue dar transparência e prestar contas da gestão, tendo todas as despesas à disposição para auditorias internas e externas. Sem contar que o controle reduz o risco de fraudes e gastos indevidos.

O que não pode faltar no relatório de reembolso de despesas?

Os itens indispensáveis do relatório de reembolso de despesas são aqueles que ajudam a entender e comprovar os gastos.

Organização e categorização das despesas

As despesas devem estar detalhadas, principalmente com o tipo de gasto realizado. Afinal, o gestor terá de aprovar, verificando se era um consumo autorizado. Depois, a soma dos custos em cada categoria será utilizada para entender onde estamos gastando mais dinheiro para manter a operação.

Informações sobre as despesas

As despesas realizadas devem ser claramente identificadas:

• data e hora;
• justificativa;
• produto ou serviço adquirido;
• fornecedor;
• quantidade;
• preço.
• centro de custos à qual a despesa deve ser debitada;

Essas informações são preenchidas pelo colaborador. Por isso, é importante ter regras claras para evitar erros e retrabalhos nesse processo.

Comprovante de gastos

Todas as despesas devem vir acompanhadas dos respectivos comprovantes dos gastos. Aliás, até por isso, é importante contar com relatórios digitais durante todas as etapas de aprovação do reembolso.

Um fluxo de trabalho digital permite que o colaborador preencha as despesas pelo celular no momento em que são realizadas. Além disso, é possível enviar esses comprovantes por meio de fotografias, diminuindo gastos com tempo e deslocamento.

Outra vantagem é que a emissão e os cálculos do relatório serão automatizados. Assim, o gestor tem acesso rápido às informações, sempre que quiser enxergar os números, tanto na forma de indicadores como de despesas detalhadas.

Perceba que, ao simplificar o processo de aprovação, um software de gestão com relatórios digitais elimina tarefas de baixo valor agregado. Isto é, o colaborador deixa de realizar ações burocráticas, que não contribuem para entregar os produtos e serviços para os nossos clientes.

Ter um processo digital, ferramentas para trocar informações e automação de tarefas otimiza o tempo e produtividade, além de reduzir gastos. Por isso, é fundamental contar com a tecnologia no relatório de reembolso de despesas.

Gostou? Se quiser conhecer outras aplicações da tecnologia na gestão de e equipes externas, confira o artigo sobre relatórios de manutenção e entenda como eles melhoram a produtividade do seu time!