Você sabe quais são as principais vantagens da ordem de serviço online? As novas tecnologias têm transformado diversos processos nas empresas, pois contribuem para a redução de tarefas burocráticas, auxiliam as organizações e otimizam a produtividade.
Quem já trabalhou com ordens de serviço físicas sabe o quanto o processo pode ser complexo, pois vários departamentos podem estar envolvidos em um único documento. Hoje, com o uso de sistemas de armazenamento em nuvem e a expansão das novas tecnologias, já é possível para uma empresa emitir essas ordens de maneira 100% digital. Muito prático, não é mesmo?
Pensando na importância desse tema, neste conteúdo explicaremos o que é uma ordem de serviço e destacamos quais são os principais benefícios proporcionados pela digitalização do documento. Boa leitura!
O que é uma ordem de serviço?
Não há muitos segredos em relação a esse tema. A ordem de serviço é um documento que reúne as informações importantes para a execução dos serviços e também para sua cobrança e também demonstra para os clientes os serviços prestados pela empresa. Por meio desse documento que muitas vezes é compartilhado com o cliente, torna-se possível comprovar que um determinado serviço foi efetivamente prestado.
Quais os benefícios da ordem de serviço online?
Uma ordem de serviços online é aquela gerada e distribuída sem a necessidade de formulários em papel. Ela usa sistemas especialistas e que possuem módulos específicos para serem acessados através de celulares ou tablets pelos funcionários que executarão os serviços de campo.
A ordem de serviço online proporciona diversos benefícios para as empresas. Entre eles estão a prevenção de erros, a facilidade de envio aos clientes, o acesso rápido a diversos departamentos, a otimização da produtividade e a diminuição de custos. Destacamos sobre essas questões em sequência.
1. Prevenção de erros
O primeiro benefício proporcionado pela emissão da ordem de serviço online é a prevenção e a diminuição do número de erros. Essa questão acontece porque não será necessário lançar ordens manuscritas. Com isso, diminuem-se as chances de o documento ser lançado de forma equivocada.
Vale destacar também que, com a emissão online, você poderá armazenar o documento no próprio sistema, o que reduz as chances de a sua empresa perder a ordem de serviço.
2. Facilidade de enviar para os clientes
Como a ordem de serviço é emitida online, torna-se mais fácil fazer o envio para os clientes. Isso porque, a sua empresa poderá enviar o documento de forma instantânea para o e-mail ou mesmo o WhatsApp da pessoa. Desse modo, o indivíduo terá acesso à ordem de serviço assim que realizar o pedido.
Essa questão tende a gerar mais confiança por parte das pessoas, pois elas poderão acompanhar facilmente o andamento da solicitação feita na sua empresa. Eles saberão a quantia gasta, o serviço prestado e poderão acompanhar o prazo do pedido.
3. Acesso rápido de diferentes departamentos
Como a ordem de serviço é lançada e salva em um sistema informatizado, diversos departamentos terão acesso rápido ao documento. Essa questão é fundamental, pois proporciona uma visão global da empresa por parte dos gestores. Com isso, eles conhecerão melhor as necessidades de diferentes segmentos do negócio e tendem a tomar decisões mais rápidas e assertivas.
4. Otimização da produtividade
Um dos principais benefícios proporcionados pela ordem de serviço on-line é justamente a otimização da produtividade. Isso porque, a emissão do documento físico requer tempo e pessoal para a inserção de dados.
Ordens de Serviços em papel tendem a tornar o ciclo de faturamento mais longo com impacto direto no prazo médio de recebimento. Além disso, todo procedimento está sujeito a erros e retrabalhos, perda de informações importantes e extravios.
5. Redução de custos
A ordem de serviço digital diminui os custos administrativos e também assegura um processo de faturamento mais rápido e seguro. Vale destacar ainda que a sua empresa economiza a contratação de pessoal para fazer a conferência manual de documentos.
A plataforma da DKRO de gestão de equipes externas oferece o serviço. Com isso, a sua empresa poderá emitir ordens de serviço em poucos segundos e poderá dedicar mais o seu tempo na execução de tarefas estratégicas e que possam contribuir para o crescimento da sua empresa.
Como é possível perceber, a ordem de serviço online proporciona diversos benefícios para as empresas. Desse modo, a digitalização do processo será fundamental para o crescimento do seu negócio, considerando as questões mencionadas neste conteúdo vale muito a pena contar com essa ferramenta no seu negócio.
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