O retrabalho é um sintoma de que os processos de uma empresa não funcionam adequadamente. Na prática, ele se manifesta em dores relacionadas à gestão do tempo e produtividade, que ficam abaixo do desempenho esperado e prejudicam os resultados financeiros. 

O problema pode ter diversas causas, mas geralmente se relaciona aos erros de planejamento, execução ou controle de processos. Não à toa, a falta de visibilidade e de dados para tomar decisões costuma ser o principal alvo das medidas corretivas. 

Logo abaixo, reunimos as 5 consequências de retomar uma atividade que já deveria ter sido concluída. O objetivo é orientar sobre os efeitos e contribuir para o seu entendimento do problema. 

Então, continue a leitura e conheça a relação entre retrabalho, produtividade e gestão de tempo! 

1. Acumular demandas 

O retrabalho é uma tarefa urgente, com prazo próximo ou atrasado, que exige o deslocamento imediato de recursos. Por exemplo, se uma equipe externa chega ao local do serviço sem os equipamentos para lidar com o problema, o próximo time terá de abandonar o fluxo normal de serviços para resolver a pendência.

Não por acaso, a repetição do problema gera o acúmulo de tarefas. Quanto mais pendências, mais difícil é a organização para dar conta de todas as ordens de serviços. E pior! A pressa e falta de planejamento causada pela emergência dará origem a novos erros e reexecução de serviços. Há o risco de entrar em um ciclo vicioso de baixa produtividade.

2. Consumir recursos de deslocamento

Os problemas de gestão de tempo e produtividade do retrabalho também estão relacionados ao deslocamento. É muito comum que, em vez de cumprir um roteiro de visitas  e otimizar os custos, a equipe seja deslocada diretamente para o local do problema. Logo, os gastos com combustível e horas de trabalho são um impacto bastante negativo. 

3. Gerar insatisfação no cliente 

O retrabalho prejudica a capacidade de entregar um trabalho no prazo e nas condições contratadas, medido pelo indicador on time and in full. Logo, o cliente enxergará a perda da qualidade, sem contar os riscos de conflitos, avaliações negativas e, até mesmo, desistência da contratação

Logicamente, isso terá impacto nas receitas da empresa. Boa parte dos clientes de prestadores de serviço vem de indicações e avaliações positivas. E, com as redes sociais, os riscos à imagem são ainda mais elevados, pois qualquer pessoa pode rapidamente conhecer a reputação de uma organização em pesquisas na internet, grupos, sites de reclamações etc.  

4. Alterar o cronograma 

Os efeitos nos prazos complicam a organização e gestão das equipes, em relação à produtividade e administração de tempo. Quanto mais abrangente for o retrabalho, maiores serão as alterações no cronograma e nas necessidades de renegociar as entregas com o cliente.

Naturalmente, com a alteração do cronograma, a empresa terá um problema de alocação da força de trabalho. Aqui pode ser visto o efeito cascata, em que as mudanças em um serviço afetam os prazos e execução dos demais. Não à toa, é um dos casos em que os gestores costumam recorrer ao pagamento de horas extras para conter os danos. 

5. Prejudicar desempenho das atividades 

A reexecução dos serviços, por fim, afeta o próprio desempenho dos colaboradores. Existe a pressa de lidar com prazos mais próximos, o aspecto motivacional de refazer algo que já deveria ter sido concluído, a dificuldade de assimilar o feedback negativo da primeira entrega, entre outras consequências. 

O impacto nos resultados também se refere aos custos variáveis. Além das despesas com deslocamento, todos os insumos aplicáveis à etapa que precisa ser refeita serão gastos repetidos, o que pode, até mesmo, superar o preço pago pelo contratante. 

Vale ressaltar que você pode acompanhar os níveis de retrabalho e o seu impacto nos resultados, medindo o percentual em relação ao total de tarefas. Calcule da seguinte maneira:

  • (Tarefas com retrabalho ÷ total de tarefas) x 100.  

Um ponto positivo, após ver todas as dores geradas pelo retrabalho, é que já existem tecnologias necessárias para entender as causas e promover medidas corretivas. Com um software que dê a visão completa dos processos, é possível mapear se o problema está no preparo do colaborador, em erros na distribuição de tarefas, falhas de planejamento etc. 

Sendo assim, agora que você já tem clareza sobre os impactos do retrabalho, lembre-se de que é possível melhorar esse indicador. O investimento nessas melhorias se paga com diversos retornos ligados à produtividade e gestão de tempo, como redução de custos, cumprimento de prazos, satisfação do cliente e, consequentemente, mais faturamento. 

Então, está preparado para promover mudanças? Leia o nosso artigo 4 formas de reduzir erros e retrabalhos e conheça também as medidas corretivas para enfrentar a reexecução de serviços!