A ordem de serviço online é uma solução inovadora para trazer mais eficiência aos processos, afetando positivamente os resultados financeiros. O modelo não é apenas uma nova ferramenta, mas uma revolução dos sistemas de gestão utilizados pela empresa.

Atualmente, conceitos como transformação digital e paperless precisam ganhar vida nas organizações. As informações devem fazer parte de uma central de comando, em que o gestor visualiza tudo o que acontece no dia a dia, tomando as decisões necessárias e compartilhando informações com o time.

É hora de abandonar as ordens de serviço físicas e digitalizar os processos da sua empresa. Ao longo do conteúdo, explicamos os benefícios da mudança, especialmente em relação à rotina de trabalho. Confira!

A importância das ordens de serviço

Toda ordem de serviço resolve uma série de problemas na rotina de trabalho. Em primeiro lugar, dá instruções claras sobre o que precisa ser feito. Em segundo, documenta as atividades para avaliação e controle futuro. Por fim, fornece o entendimento do início e finalização das tarefas.

No entanto, com os avanços da tecnologia, os documentos físicos já não são mais suficientes para competir em igualdade de condições e maximizar os resultados financeiros. A ordem de serviço online trouxe um novo grau de maturidade para os processos.

A documentação digital coloca a informação ao alcance de todos, permite consultas ágeis e facilita os ajustes de acordo com as mudanças de cenário. Isto é, a informação deixa de ser um registro morto de algo que ocorreu no passado e torna-se dinâmica, sendo utilizada em diversos processos simultaneamente.

O gestor ainda ganha ferramentas para trabalhar no dia a dia, como:

• Envio e atualização da ordem de serviço remotamente;
• Encaminhamento de notas fiscais e outros documentos;
• Visibilidade de todos os serviços e controle da agenda;
• Detalhamento das etapas do serviço, como check-in e check-out no endereço do cliente.

Perceba que não se trata de simplesmente digitalizar a ordem de serviço, como aconteceria se ela fosse escaneada. A ordem de serviço online está integrada em um software, que se baseia nas informações contidas na ordem de serviço para facilitar o trabalho do gestor, automatizando tarefas e dando visibilidade aos processos.

Os benefícios da ordem de serviço online

Aderir à digitalização apresenta inúmeros benefícios com impacto na produtividade e nos resultados financeiros, além de possibilitar a aplicação da gestão 4.0. Por isso, é um investimento na organização, que passa a ter mais saúde para sobreviver e crescer no mercado.

Automação de tarefas

O primeiro diferencial é reduzir a burocracia na empresa. Aqui, vivenciamos uma mudança ampla, pois todos os processos terão as seguintes tarefas ou etapas assumidas pela tecnologia: 

• Atualização da agenda com as novas entradas;
• Consultas ao andamento no sistema sem precisar entrar em contato com o responsável;
• Informação disponível para todos sem precisar fazer cópias;
• Realização de consultas por meio de pesquisas no software em vez de arquivos físicos etc. 

Redução de custos

A empresa consegue reduzir os custos de materiais de escritório, transporte de documentos, deslocamentos de funcionários, horas de trabalho burocrático, entre outras atividades. Tudo isso é parte da mudança ampla causada pela aplicação do paperless, eliminando as despesas associadas ao uso do papel.

Organização

As ordens de serviços deixarão de estar em arquivos físicos, pastas, mochilas e veículos para serem acessadas pela internet. Além disso, é possível aplicar rapidamente critérios de localização de documentos, como pesquisar pelo nome do cliente, data do agendamento ou colaborador responsável. 

Praticidade

Outra vantagem é reduzir o esforço necessário para manter os serviços organizados. É bastante simples preencher os campos padronizados das ordens digitais, bem como corrigir ou alterar informações. Posteriormente, os dados são exibidos em gráficos, tabelas e outros elementos que facilitam a visualização.  

Inteligência

O papel do gestor também sofre mudanças. Ele deixa de ser alguém focado em documentação e verificação de informações — que agora são realizadas pelo software — e ganha dados para contribuir com o desempenho do time, planejar roteiros de visitas, compartilhar informações e tomar decisões com mais eficiência. 

Diminuição de erros

Por fim, os erros são reduzidos. A ordem de serviço online é padronizada, o que evita problemas de preenchimento. Além disso, problemas relacionados à execução do planejamento ficam disponíveis mais rapidamente pelos gestores que podem assim tomar medidas corretivas com mais rapidez, minimizando seu impacto. Paralelamente a isso, é possível reconhecer ordens duplicadas, serviços inacabados e outros problemas, pois tudo está conectado no sistema.

O papel do software de gestão de equipes externas 

Ao entender a importância das ordens de serviço online, é importante buscar um software de gestão adequado para o perfil da sua empresa. Assim, você contará com ferramentas que fazem sentido diante dos desafios da sua organização.

Aqui na DKRO, desenvolvemos soluções de tecnologia personalizadas para gestão de equipes externas. Dessa forma, quem atua na área consegue tornar a operação 100% digital, com agendas, roteiros de visita, formulários, relatórios, ordens de serviço e demais processos online.

Sendo assim, você pode contar com a nossa parceria para implementar as mudanças necessárias na sua empresa. Com a tecnologia adequada ao negócio, é possível acelerar o processo de transformação digital, minimizando erros e tendo a ferramenta de ordem de serviço online, quanto antes, à disposição.

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