Uma das informações mais importantes para a gestão de equipes externas é saber onde estão os colaboradores. Hoje, a localização em tempo real dos colaboradores, que serve para diferentes objetivos, já pode ser obtida com poucos cliques, e você pode implementar essa novidade na sua empresa.

Aliás, diversas ações se baseiam nas coordenadas atuais e histórico de deslocamentos do time. Saber o tempo de deslocamento, a quem destinar uma nova Ordem de serviço, verificar se o roteiro de visitas foi cumprido e calcular o gasto médio com combustível são alguns exemplos.

Então, que tal entender como essa ferramenta funciona e de que forma podemos aplicar isso nas empresas? Continue a leitura e tire as suas dúvidas!

O que é a localização em tempo real?

A localização em tempo real é uma ferramenta que identifica as coordenadas geográficas de um dispositivo, transformando esse dado em conhecimento, como traçados, pontos e endereços no mapa. Logo, se esse dispositivo está com o colaborador em campo, podemos saber onde o profissional está a cada momento.

Sem essa solução, precisamos “correr atrás dele” usando telefone, Whatsapp e outros meios, ou aguardar os relatórios do colaborador e somente teremos as informações muito depois que as coisas acontecerem. Isto é, o diferencial da geolocalização em tempo real é a velocidade e disponibilidade dos dados.

Como ela funciona?

Na gestão de equipes externas, a ferramenta combina soluções de software e GPS. O dispositivo com GPS (celular ou tablet) é mapeado em campo, e os dados sobre sua posição são enviados para a Plataforma. Assim, a todo momento, o back-office consegue saber da localização das pessoas.

O papel do software de gestão é transformar os dados recebidos em conhecimento. Em vez de apenas números e coordenadas, o gestor enxergará a posição no mapa, endereços visitados e a visitar, pontos de apoio próximos, etc. A tecnologia também pode aplicar os dados de diversas formas, como cruzar as informações com a programação de visitas, criar históricos, calcular indicadores e buscar as melhores rotas. E, o melhor é que todas essas tarefas são automatizadas.

Quais são as vantagens?

A localização em tempo real resolve diversos problemas da gestão de equipes externas:

• Saber onde os colaboradores estão;
• Entender como estão usando o tempo;
• Descobrir de onde vieram e por onde passaram;
• Entender a distância para um destino específico.

Assim, temos inúmeras vantagens para que o gestor tome boas decisões e crie serviços com base nessas informações. Veja alguns benefícios.

Monitoramento das rotas de visita

Os dados vão esclarecer todo o trajeto tomado pela equipe, bem como se ele é compatível com o que foi planejado. É uma boa forma, por exemplo, de ajustar a carga de trabalho, pois saberemos o tempo de cada visita, e se foi possível chegar a todos os pontos.

Cruzando os dados de localização de cada colaborador com os apontamentos das visitas feitas no App, também é possível saber em tempo real quais visitas já foram realizadas, se foram feitas dentro do prazo previsto e quais os compromissos que ainda devem ser atendidos.

Facilidade para informar o cliente

Temos condições de entender o andamento do trabalho e informar os clientes dados como, por exemplo, a previsão de chegada . Além disso, podemos antecipar atrasos e tomar providências, como fazer um re-agendamento de um serviço ou enviar outra equipe para o campo.

Controle sobre o paradeiro da sua equipe

A empresa saberá exatamente onde estão os colaboradores e pode prever o momento que devem chegar para prestar o serviço. É uma providência importante porque, conforme a previsão de chegada, o cliente se planeja e fica de prontidão para receber a equipe.

O acompanhamento da equipe em tempo real também tem se mostrado bastante útil no controle e redução de horas extras de equipes em serviços de campo, por permitir acompanhar ao longo do dia o andamento dos serviços e que sejam tomadas providências no sentido de evitar o trabalho após o horário regular.

Como implementar na prática?

Aqui na DKRO, você conta com um sistema criado para atender as necessidades do serviço de campo. Nela, os dados coletados serão utilizados em diversas ferramentas específicas para os desafios da gestão de equipes externas:

• Gerar relatórios automatizados;
• Planejar roteiros de visita;
• Controlar de tarefas em andamento;
• Identificar a localização da equipe no mapa;
• Fazer o monitoramento remoto.

A localização do pessoal de campo funciona mesmo que a equipe esteja offline, visto que os sistemas de GPS operam de forma separada dos sistemas que enviam os dados para a Plataforma. Nesse caso, o DKRO guarda os dados de localização e as demais informações, como formulários preenchidos pelo colaborador, e a Plataforma é atualizada assim que o profissional se conectar a uma rede de internet. Portanto, o serviço pode continuar sem interrupções. Todo o histórico da jornada do colaborador estará disponível para os gestores mesmo offline, só que dessa vez com algum atraso para a visualização.

Vale ressaltar que você não terá dificuldades para implementar a tecnologia. A comunicação acontece via aplicativo de celular, que encaminha os dados necessários. Além disso, a plataforma é 100% digital e trabalha no conceito SaaS, dispensando gastos extras com infraestrutura de TI.

Por isso, a localização em tempo real é uma realidade para organizações de todos os tamanhos. A tecnologia se tornou acessível, e você também pode contar com esse facilitador na sua empresa.

Confira as soluções da DKRO para sua empresa e conte com o sistema completo para gerir as suas equipes!