O controle de ordem de serviço é uma das atividades que melhoram o desempenho das equipes. Com ele, definimos claramente quais são as tarefas e acompanhamos seu andamento de ponta a ponta, dando suporte aos responsáveis pela execução.

Uma ordem de serviço é o documento que detalha uma tarefa. É um registro com duas funções: formalizar a solicitação e orientar sobre como ela deve ser cumprida. Por isso, é uma ferramenta importante para organizar um workflow eficiente.

Neste conteúdo, você encontrará 5 dicas para realizar um bom planejamento e controle de ordem de serviço. Continue a leitura e melhore a performance dos processos da empresa e da sua equipe de colaboradores.

1. Seja objetivo nas solicitações

Para realizar um bom controle de ordem de serviço, a comunicação deve ser clara entre os responsáveis pelo serviço, especialmente quando o serviço é executado por equipes externas. Afinal, queremos que o documento seja suficiente para a conclusão da tarefa, minimizando as dúvidas e orientações extras.

Entre outros cuidados, procure separar o que é essencial para realizar a atividade. O gestor pode, por exemplo, repassar rapidamente as perguntas do 5w2h para não esquecer nenhum ponto relevante:

• o que fazer? (what?);
• por que fazer? (why?);
• quem fará? (who?);
• quando fazer? (when?);
• como fazer? (how?);
• quanto custa? (how much?).

Na gestão das equipes externas de atendimento ao cliente, é interessante entender quanto custa realizar as ordens de serviço. Afinal, gastamos com combustível, horas de trabalho, alimentação dos profissionais, adicional de horas extras, a depender do caso.

2. Desenhe o fluxo de trabalho

O controle de ordem de serviço requer um fluxo de trabalho que seja conhecido por todos os membros da equipe. Após receber a solicitação, o profissional deve saber exatamente quais são os passos até a entrega da tarefa.

Para desenhar o fluxo de trabalho, o gestor pode partir de um modelo simples, como dividir as tarefas nas categorias de “pendências”, “em andamento” e “concluídas”. Depois, pode detalhar o fluxo de trabalho, indicando outros estágios das ordens de serviço. Por exemplo, nas vendas externas, vale a pena separar as “propostas enviadas” e “aguardando aprovação” de outros andamentos.

3. Defina um prazo razoável

As ordens de serviço devem vir acompanhadas de prazos para execução. Dessa forma, o colaborador se organiza para realizar a tarefa, o que não aconteceria se ele sempre tivesse que sair imediatamente após receber uma solicitação.

Além disso, os prazos estabelecem níveis de prioridade entre as ordens de serviço enviadas. Se dois serviços demandam um esforço similar, aquele com tempo mais curto para ser executado, naturalmente, será mais urgente.

4. Automatize o processo

É importante que o fluxo de trabalho caminhe sem a necessidade de trabalhos manuais. Assim que o responsável cadastra a ordem de serviço, essa informação deve ser disparada para todos os subsistemas interessados:

• atualizar a agenda;
• notificar o colaborador;
• modificar os indicadores de desempenho;
• inserir uma pendência no fluxo de trabalho.

Do mesmo modo, os andamentos informados pelo colaborador devem ser reconhecidos pelo sistema. Se, por exemplo, o profissional concluir a etapa dentro do fluxo de trabalho, todas as atualizações devem ser automatizadas, até mesmo o envio para o responsável pela próxima etapa. Assim, a gestão traz agilidade para o workflow.

5. Utilize ferramentas tecnológicas

Todas as atividades relacionadas ao controle de ordem de serviço devem ser concentradas em um software de gestão. Assim, o fluxo de trabalho será automatizado e as informações compartilhadas entre equipe e backoffice com eficiência.

Aliás, é a principal medida para conseguir enxergar o andamento de todas as tarefas, sem precisar correr atrás de informações com o colaborador em campo.

A DKRO pode ser o seu parceiro de tecnologia para realizar o controle eficiente das ordens de serviço. Entre outros benefícios, o sistema de gestão de equipes externas traz as seguintes vantagens:

• informações em tempo real;
• visibilidade sobre o progresso e término das tarefas;
• automação e personalização do fluxo de trabalho;
• reconhecimento de fotos, assinaturas, QR Codes e Códigos de Barras;
• agenda inteligente;
• relatórios automatizados a partir do preenchimento de relatórios em campo;
• indicadores personalizados.

A tecnologia pode ser adquirida no conceito SaaS. O software as service consiste em substituir as instalações locais pelo acesso via internet, como um serviço digital. Assim, além de imediata, a implementação tem baixo custo para o contratante, pois o processamento e armazenamento de dados são terceirizados.

Vimos que o controle de ordem de serviço é uma atividade que pode ser facilmente digitalizada para apresentar melhores resultados. Basta que a empresa conte com a tecnologia ideal para suas necessidades, tendo visibilidade sobre os processos e ferramentas de automação.

Para entender como esse sistema funciona na prática, confira o conteúdo “Sistema de agendamento de Ordem de Serviço: quais são os benefícios?” e complemente a sua leitura!