A forma de comunicar de uma empresa com seus colaboradores é responsável por uma grande parcela dos resultados alcançados. Isso porque, um time engajado e a extinção de ruídos entre os times são melhorias significativas oriundas da estruturação de uma eficiente comunicação organizacional.

Contudo, há estratégias que podem otimizar os processos que ainda não suprem as necessidades da sua organização. Por isso, se você quer entender como fazer isso, esse artigo é para você. Confira!

O papel de uma comunicação organizacional eficiente

A comunicação organizacional é a responsável por conseguir expressar qual o papel da organização e suas soluções para o mercado de atuação.

Porém, essa comunicação não deve ser direcionada apenas para os clientes e demais públicos externos de um negócio, devendo se estender para os colaboradores em geral e em especial para equipes de campo, principalmente quando elas estão constantemente em contato com os clientes. 

Isso colabora para uma melhor gestão de pessoas, otimização de custos e redução de erros e retrabalhos, por exemplo.

Como em qualquer processo de comunicação, os emissores devem cuidar para que os receptores consigam compreender a mensagem a ser expressada e serem capazes de retransmitir a imagem institucional da empresa. Se comunicando organizacionalmente de forma correta, é possível agregar outros benefícios, como:

• estreitar laços com clientes e fornecedores;
• reduzir ruídos entre os setores;
• aumentar o nível dos resultados;
• diminuir o churn (saída de clientes);
• manter a equipe engajada.

Entretanto, para obter resultados realmente satisfatórios é importante traçar planos de ações baseados em estratégias eficientes e que consigam alcançar os objetivos organizacionais. Confira quais são elas. 

1. Defina os objetivos e desafios a serem superados

Para conseguir implementar uma comunicação organizacional que seja eficiente para a sua empresa, é importante definir quais são os objetivos visados e quais os principais desafios a serem superados.

Essa é uma etapa importante, pois através do que for encontrado, será possível analisar e implementar as soluções mais adequadas.

É essencial que seja considerado o tipo de serviços que sua empresa oferece, por exemplo, organizações que contam com equipes de campo necessitam de soluções diferentes das que têm apenas times internos.

Outra questão muito importante é treinar as pessoas que têm contato direto e constante com os clientes para saibam como comunicar questões relativas ao andamento de pedidos e serviços, especialmente quando existem problemas com o cumprimento de prazos ou a qualidade dos serviços.

2. Faça alinhamento constante com os times que estão em contato com os clientes

Os principais pontos de feedback devem ser suas equipes internas e externas que estejam em constante contato com clientes e fornecedores. Ou seja, ao realizar alinhamentos frequentes é possível colher feedbacks importantes para o crescimento do negócio.

Além disso, os pontos levantados são essenciais para corrigir erros no menor tempo possível e com o menor impacto para a organização como um todo. Com os feedbacks recebidos, também é possível analisar as melhores ações e investir nas que estão sendo mais produtivas.

3. Entenda o fluxo de trabalho do seu negócio

Como já citado anteriormente, cada empresa tem um fluxo de trabalho e necessidades específicas a serem supridas. Então, entendendo o fluxo de trabalho do seu negócio é possível encontrar ferramentas que realmente serão efetivas no dia a dia.

Portanto, é imprescindível que antes de investir em processos de comunicação organizacional, seja realizado um levantamento de informações úteis, como: controle de tarefas internas e externas, formatos utilizados para se comunicar com o cliente e público alvo da empresa, por exemplo. 

Isso fará diferença no momento de definir quais serão os recursos utilizados para conseguir manter os colaboradores e demais stakeholders engajados como parceiros da sua empresa.

4. Revise os canais já utilizados e mude se necessário

Seja os canais de comunicação interna ou externa ou as outras ferramentas, eles devem ser otimizadores de processos e tempo. É importante lembrar, que a forma de se comunicar é essencial para o alcance de resultados.

Algumas opções podem ser melhores do que outras, dependendo do perfil do receptor. Uma pesquisa de satisfação pode ser uma ótima forma de entender o que está funcionando e mudar o que não está dando certo. 

5. Conte com o DKRO

Com o avanço da tecnologia, várias ferramentas podem ajudar a otimizar a Comunicação Organizacional.

E o aplicativo DKRO surge como uma opção para a integração entre equipes de campo e o pessoal do escritório, agilizando a coleta de dados e a geração de informações e relatórios úteis para conhecer os problemas e as oportunidades envolvendo a otimização de processos, oportunidades de negócios e a percepção da qualidade por parte dos clientes.

Completo e com funções que facilitam o dia a dia, como: possibilidade de utilização off-line e inserção de fotografias em tempo real, a DKRO entrega qualidade e eficiência para sua empresa atender os clientes. Para contratar nossos serviços acesse nosso site e fale com um consultor!