Sabe como ter mais previsibilidade e certeza sobre as atividades executadas pelas equipes externas? A padronização de processos é uma das respostas para solucionar esse problema e tornar a gestão mais eficaz.

Padronizar os processos é determinar especificamente como as atividades serão realizadas. No ciclo PDCA, é uma atividade fundamental do planejamento (“P”), pois estabelece diretrizes de como as pessoas devem agir para alcançar os objetivos propostos.

Sendo assim, a prática traz assertividade para as operações diárias e reduz a incerteza sobre os resultados do time. Continue a leitura, conheça os benefícios e entenda como aplicar na sua empresa!

A importância da padronização de processos

A padronização de processos faz as atividades deixarem de ser informais e aleatórias para terem modelos claros e bem-definidos. Posteriormente, insere indicadores para medir o desempenho e a aderência e usa os feedbacks para promover melhorias contínuas.

Para aplicar na sua empresa, comece levantando os seguintes pontos:

• Como é o processo em linhas gerais?
• Qual é o objetivo dele?
• Quais são as responsabilidades existentes?
• Como o processo começa e como ele termina?
• Que etapas acontecem entre o começo e o fim?
• Quem são os responsáveis por cada etapa?
• Que tarefas específicas são realizadas em cada etapa?

Você pode desenhar um fluxograma conectando as etapas e inserindo as informações. Além disso, é possível fixar prazos, metas e outros indicadores para avaliar o processo.

Depois, o processo deve ser colocado em prática. Assim, seguimos a proposta de trabalho do ciclo PDCA: planejar (plan), executar (do), checar (check) e agir (act).

A ideia é, no momento de agir, também avaliar os padrões definidos, corrigindo erros e reforçando acertos. Isto é, apenas com a padronização dos processos operacionais, temos um modelo de trabalho que pode ser testado, avaliado e melhorado. Por isso, é uma tarefa indispensável para a produtividade e eficiência.

Os benefícios para as empresas

Além de possibilitar a medição e melhoria, podemos enxergar benefícios imediatos, fruto da maior previsibilidade que damos para o processo. Em vez de cada um agir como bem entende, existe um modelo a ser observado por quem exerce as funções.

Melhoria nos resultados

Os resultados serão mais consistentes, seguindo padrões de qualidade. À medida que o processo é experimentado e estudado pelo gestor, esses padrões podem ser melhorados incrementalmente, ou seja, ajustando-se pouco a pouco ao longo do tempo, em evolução contínua.

Redução de custos com retrabalhos

Ter padrões significa minimizar os erros e retrabalhos. Em equipes externas, essa é uma vantagem com grande peso, pois a equipe executa o trabalho em campo sem que o gestor esteja fisicamente presente na maioria dos casos. Assim, as orientações claras sobre o trabalho contribuem para que o processo seja concluído dentro do previsto.

Melhor controle de equipes externas

Se existem padrões claros sobre como fazer o trabalho, a execução deles pode ser cobrada pelo líder. Além disso, o gestor pode oferecer feedbacks mais objetivos sobre o que foi feito e o que a equipe deixou de fazer, melhorando o desempenho dos colaboradores.

Maior engajamento de equipe

A equipe contará com orientações sobre como fazer o trabalho e saberá o que o gestor espera dela. Assim, entende quais comportamentos são produtivos e quais são contraproducentes em relação ao modelo de trabalho, podendo se comprometer com a execução correta das atividades.

Gerenciar riscos de conformidade

A padronização de processos facilita as atividades que precisam seguir padrões de transparência ou segurança, definidos em normas técnicas. Manutenção de máquinas e inspeções de segurança são dois bons exemplos aplicáveis na gestão de processos e equipes externas.

As boas práticas de padronização de processos

Ter uma descrição clara dos processos e procedimentos operacionais é importante e hoje conseguimos ir além com a tecnologia. Como bônus, confira a seguir quatro boas práticas para adotar em conjunto com a padronização.

Automação de processos

É importante automatizar processos para eliminar atividades manuais e repetitivas. Assim, você terá um fluxo de trabalho mais enxuto e eficiente e poderá contar com mais tempo para estudar os dados provenientes da coleta de dados de campo para melhorar os processos.

Indicadores quantitativos

A gestão de equipes deve buscar números que expressam os resultados desejados em cada etapa. Entregas no prazo, horas em serviço, tempo de deslocamento, satisfação do cliente e diversos outros indicadores de qualidade podem dizer se os padrões adotados são bons ou ruins.

Melhoria contínua

Lembre-se também de que os padrões devem passar por revisões periódicas. Afinal, não só devemos aplicar medidas corretivas e reforçar pontos positivos, como ajustar os processos às mudanças de cenário.

Contratação de software como serviço

A tecnologia pode ser utilizada para realizar automações e medir o desempenho frente aos padrões. Além disso, a implementação pode ser rápida e não demandar grandes investimentos em infraestrutura de TI, se a organização adquirir o software como serviço.

O software as service (SaaS) consiste em tecnologias que a empresa pode acessar em plataformas digitais, pela Internet. Assim, basta contar com dispositivos básicos para utilizar as soluções no negócio.

Aqui na DKRO, desenvolvemos um sistema completo para a gestão de equipes. Desde o planejamento, até a medição de resultados de seus colaboradores, você terá tudo em uma única plataforma.

Por isso, podemos ajudar a sua empresa com a padronização de processos, automação de rotinas, alimentação de bases de indicadores quantitativos e demais boas práticas, fornecendo a tecnologia de que sua empresa necessita. É uma mudança que está ao alcance da sua empresa e será uma boa estratégia para alavancar os resultados.

Para conhecer o sistema de gestão de equipes e suas funcionalidades, confira as soluções da DKRO para sua empresa!