Dicas para gestores
07/07/2021

Lean Office: aprenda de vez a mapear e eliminar os desperdícios no seu escritório

Reduzir o máximo de desperdícios dentro de uma empresa e aumentar a produtividade pode significar o sucesso e lucratividade do negócio.

O Lean Office, traduzido do inglês como “escritório enxuto”, é baseado na redução de recursos excessivos ou mal utilizados. Ficou curioso? Continue a leitura e conheça mais dessa metodologia!

Entenda essa metodologia

Com foco na redução de gastos desnecessários de tempo e dinheiro, o Lean Office se tornou aliado de empresas que desejam manter a produtividade e os lucros sempre com bons resultados.

Essa metodologia é oriunda do Lean Manufacturing e para aplicá-la de forma correta é importante uma análise do seu negócio, para assim, enxergar onde estão os erros e excessos de recursos mal direcionados.

Lean Office x Lean Manufacturing

Implementado pela primeira vez nos anos 90, pela Toyota, esse método foi desenvolvido quando a fábrica de carros sentiu a necessidade de reduzir os custos. Para isso, foi necessário analisar e otimizar os processos de produção em diversas etapas.

Embora Lean Office seja oriundo do Lean Manufacturing, há diferenças entre os dois. O primeiro visa a redução de desperdícios no fluxo de informações e execução de atividades, já o segundo é aplicado em processos produtivos manufatureiros.

Portanto, os dois possuem o mesmo intuito, porém são aplicados em situações e/ou áreas diferentes.

Benefícios de implementar essa prática em seu negócio

Os principais benefícios do Lean Office são relacionados a redução de gastos e recursos excessivos mal direcionados e que não agregam valor para o negócio. Outros benefícios do Lean Office são:

Saiba mapear os desperdícios e como eliminá-los

Por se tratar do acompanhamento de informações e atividades executadas por uma ou mais pessoas, o Lean Office é essencial para as empresas identificarem onde o dinheiro não está sendo bem aproveitado.

A seguir, você irá conferir passo a passo para mapear os principais desperdícios do seu negócio.

Analise as atividades de acordo com as metas

Dentro de um projeto, por exemplo, é normal que tenha uma equipe multidisciplinar envolvida. Porém, é importante que seja observado quais profissionais farão, de fato, o projeto ser entregue e a meta ser batida.

Os profissionais que não agregam de forma essencial para a atividade, devem ser direcionado para um trabalho em que conseguirá colaborar para a entrega de resultados.

Fique atento ao tempo de espera

Seja o envio de um relatório, a resposta de um e-mail, a aprovação de um serviço ou até mesmo a revisão de um documento— quanto tempo a equipe fica parada dependendo desses fatores? Uma das opções é optar pela prática paperless.

A digitalização de documentos e a centralização de informações podem facilitar processos administrativos e a gestão de informações necessárias para o andamento de demandas.

Elimine as atividades desnecessárias

Desde um pequeno escritório até grandes empresas, ainda hoje é possível encontrar caixas de arquivos, formulários em papel e a necessidade de assinatura físicas. São fatores que fazem os profissionais demandarem tempo e, consequentemente, dinheiro para atividades que não geram valor para a empresa.

Todas essas atividades podem, e devem, ser otimizadas pela digitalização e ferramentas tecnológicas. O tempo e dinheiro que é possível economizar ao optar pelo armazenamento em nuvem de documentos e o uso de formulários digitais, que podem ser consultados de forma prática e de qualquer lugar, são exemplos dos benefícios de utilizar a tecnologia a favor do seu negócio.

Fique de olho na comunicação interna

É imprescindível que a equipe do seu negócio esteja em sintonia e entenda todos os processos que são realizados antes de entregar uma atividade. Isso porque, quando não há uma comunicação bem estabelecida é comum que haja muitos retrabalhos.

Imagine o gasto que uma equipe multidisciplinar geraria ao fazer uma atividade, que já foi realizada anteriormente, por informações erradas ou falta de insumos? Vale a pena investir em uma comunicação eficiente.

Monte um organograma das atividades

É muito comum que em projetos que demandam profissionais de diversas áreas ou com aprovação por etapas, haja um “vai e vem” com a tarefa.

Isso, além de atrasar as entregas, faz com que os profissionais fiquem perdidos entre as demandas e as prioridades. É importante que todo o workflow de atividades seja para passar apenas uma vez por cada área.

Agora você já sabe

Há diversas formas de implementar o Lean Office em sua empresa e contar com as vantagens que ele agrega. Um dos pontos fortes dessa metodologia é reduzir os retrabalho e seus impactos, e para saber mais sobre o assunto e como reduzi-lo, confira este artigo: 4 formas de reduzir erros e retrabalhos.

Escrito por Philippe Aymard

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