A gestão de equipes externas pode demandar muito mais foco e atenção ao planejamento de gastos. Afinal, nesse modelo de trabalho, temos diversas despesas que não ocorreriam se as equipes trabalhassem no escritório.

Ao elaborar um plano adequado, o gestor pode economizar sem prejudicar as entregas para os clientes. Logo, otimiza processos e atividades, gerando resultados para empresa e conquistando reconhecimento de seu trabalho.

Neste conteúdo, explicamos o que é planejamento de gastos e reunimos dicas para você melhorar os resultados na sua empresa. Não deixe de conferir!

O que é planejamento de gastos?

O planejamento de gastos é a estimativa e organização das despesas necessárias para a equipe externa realizar os serviços. Logo, determina como e onde as equipes podem usar os recursos da empresa.

Análise de custos

Tudo começa com a análise dos custos necessários para realizar as entregas. Combustível, alimentação, manutenção, insumos, etc.

Orçamento

A seguir, o gestor toma decisões sobre onde alocará os recursos, como os colaboradores podem gastar em campo, etc.

Política de reembolso

Em muitos casos, existe um sistema de reembolso, em que o colaborador apresenta a despesa com comprovante, e a empresa devolve o que foi gasto. Exemplos são despesas com combustível, hospedagem e alimentação em campo.

Metas e indicadores

O planejamento também envolve a criação de metas para cada item do orçamento — quanto será gasto de combustível, alimentação, insumos, equipamentos, etc. Assim como, são fixados indicadores de qualidade para mensurar se as metas foram cumpridas, como os custos totais e custo médio por serviço. (indicadores de despesas não são indicadores de qualidade – o conceito não está correto -buscar outro conteúdo que trate de indicadores que seja mais genérico)

Qual é a importância do planejamento?

O planejamento é fundamental para saber para onde vai o dinheiro da empresa. Além disso, permite que o gestor identifique se as despesas estão dando o retorno esperado. Por exemplo, se está valendo a pena comprar o insumo do fabricante A, e não do B.

Apenas após se organizar, o gestor enxerga claramente os desperdícios. Afinal, terá calculado quanto é direcionado para cada despesa e refletido se vale a pena manter o gasto.

O plano também orienta os colaboradores e permite que os gestores entendam se as metas foram cumpridas. Logo, é um passo para que as atividades sejam otimizadas no dia a dia.

Como melhorar o planejamento de despesas?

Diversas medidas podem ser implementadas imediatamente para melhorar o planejamento de gastos. Confira 5 dicas práticas para ter mais controle e economizar!

1. Adote o ciclo PDCA

Controlar gastos e economizar são tarefas permanentes, e a empresa não alcançará o máximo de eficiência de uma hora para outra. Por isso, é importante direcionar o planejamento para melhoria contínua.

Pense o seu plano de gastos no modelo do ciclo PDCA:

• Planeje como serão as despesas;
• Execute o que foi planejado;
• Cheque os resultados que foram obtidos;
• Aja para adotar e padronizar os acertos e corrigir os erros, retornando a fase de planejamento.

Repetir esse circuito várias vezes permite melhorar a partir da experimentação. O gestor aprende com o que foi aplicado e faz as intervenções otimizarem as atividades.

2. Defina quais gastos devem ser atribuídos a empresa

Ao analisar o serviço externo, a empresa deve entender quais gastos são de sua responsabilidade. Esses dizem respeito às condições para que o colaborador realize o trabalho, bem como benefícios concedidos aos profissionais.

Os mais comuns, sem dúvidas, são o combustível, os equipamentos e os insumos usados na prestação do serviço. Outras situações, como alimentação e hospedagem  costumam variar bastante, segundo as atividades e distâncias envolvidas.

Elabore uma lista com base em todos os gastos dos últimos meses, verificando quais deles fazem sentido com a atividade e política de benefícios do negócio.

3. Divulgue a política de reembolso

A política de reembolso deve estar muito clara para evitar problemas. É importante que os colaboradores saibam o que podem e o que não podem fazer com os recursos da empresa.

Lembre-se de criar um documento com as regras para reembolso. Nele, devem estar tanto os critérios como o procedimento para o colaborador solicitar a devolução de valores. Esses cuidados mantêm a equipe disciplinada sobre a importância de seguir o planejamento de gastos.

4. Análise gastos x produtividade

Outro cuidado é analisar se as despesas valem a pena, considerando a produtividade e os resultados do negócio. Imagine, por exemplo, uma empresa prestadora de serviços, que deve determinar qual será o seu raio de atuação dentro de uma cidade, já que o custo e o tempo de deslocamento impactam nos bairros que serão atendidos.

Uma técnica para essa avaliação é o quadro de custo x impacto. Nele, localizamos a atividade em um quadro, considerando quanto ela demanda e quanto ela entrega para empresa.

Você pode realizar diferentes tipos de avaliação, considerando o custo e os resultados obtidos. Comparar o desempenho de equipes, o retorno de cada cliente e o atendimento a diferentes regiões são exemplos.

5. Utilize a tecnologia na gestão de equipes externas

O principal desafio para se planejar é o conhecimento. Saber em que os recursos estão sendo gastos e dividir essas despesas por categoria (clientes, serviços, regiões, equipes, etc.) são o ponto de partida para se organizar.

A tecnologia é uma ótima aliada nesse planejamento. Em um sistema de gestão externa, diversos recursos dão visibilidade aos gastos e ajudam o gestor em suas tarefas:

• formulários digitais;
• dashboards para acompanhar as despesas;
• relatórios automatizados.

Um diferencial do DKRO são seus relatórios personalizáveis, a partir dos dados sobre as despesas inseridos no software, você consegue realizar diferentes análises e entender as despesas, fazendo a divisão por categorias.

Sendo assim, será mais fácil realizar o planejamento dos gastos, identificando desperdícios e oportunidades de melhoria. Ademais, com a tecnologia, conseguimos aplicar o ciclo PDCA, melhorando continuamente os processos e atividades.Se quiser entender o papel da tecnologia na redução de custos e otimização de processos, leia o artigo “Já é hora de contratar um software para gestão de equipes externas?” e conheça os benefícios!