Estamos evoluindo ou regredindo em nossos objetivos? A gestão de performance é essencial para responder a essa pergunta e colocar o negócio nos trilhos certos.

Trata-se do processo empresarial em que, mediante indicadores-chave de performance, mensuramos e melhoramos a produtividade e resultados individuais ou coletivos, empregando talentos e recursos de forma mais eficiente e eficaz.

Neste conteúdo, você encontra os cinco passos para gerenciar o desempenho na sua empresa, com foco na gestão de equipes externas. Não deixe de conferir!

Defina os objetivos da organização

A medição da performance só tem sentido se estiver direcionada para alguma coisa. Do contrário, estamos gastando nossa energia sem um propósito ou retorno para que isso aconteça, não é mesmo?

Ter um objetivo significa saber o que a empresa quer ser nos próximos meses, semestres ou anos, por exemplo:

• Crescer o faturamento em 10% em dois anos;
• Dobrar o número de vendas em cinco anos;
• Reduzir a rotatividade de pessoal pela metade em um ano;

Entre o objetivo e o momento atual, é possível definir uma série de etapas que delimitam o caminho. Além disso, essas metas podem ser individuais, setoriais ou organizacionais. Por exemplo, o gestor de equipe pode ter a meta de aumentar a venda para novos clientes em 10% para que a empresa alcance o faturamento desejado.

Tanto objetivos como metas serão mais eficientes se atenderem aos requisitos da metodologia SMART:

• Específicos (o que e quanto fazer, é claro);
• Mensuráveis (existe um número que permite saber que o resultado foi alcançado);
• Alcançáveis (a exigência deve estar dentro das possibilidades, ainda que seja desafiadora);
• Relevantes (a proposta gera um benefício para a organização);
• Temporais (existe um prazo bem definido).
  

Selecione as atividades que agregam valor para o negócio

Procure entender qual área dentro das suas responsabilidades pode gerar os maiores ganhos se tiver um aumento de desempenho e foque a gestão de performance nela. Qual é a principal dor? Burocracia? Turnover? Baixa produtividade? Receitas? Custos?

Ter uma prioridade ajuda porque é difícil fazer tudo ao mesmo tempo, como na gestão da mudança. Ao ver os resultados gerados por resolver as prioridades, os benefícios servem de motivação para vender a transformação interna e gradualmente ampliar as melhorias.

Estruture processos padronizados

É importante mapear quais são os padrões adotados nos processos que se deseja melhorar e planejar as mudanças. Isso pode ser feito como um fluxograma, em que você define a entrada e saída do processo, ligando cada uma das etapas entre o começo e o fim.

Nem sempre o padrão inicial está documentado e formalizado. Por exemplo, se o técnico é encaminhado à empresa contratante para realizar a manutenção de um equipamento eletrônico, sem qualquer instrução, existe um padrão que é “fazer aleatoriamente”.

Ao identificar o padrão, podemos julgar se ele é bom ou ruim, em especial em comparação com outras práticas de mercado. Igualmente, podemos levantar possíveis mudanças nos modelos adotados para melhorar a performance.

Uma das ferramentas para fazer a gestão da performance e promover melhorias continuamente é o ciclo PDCA:

• Planejar;
• Executar;
• Checar;
• Agir.

O processo é desenhado na primeira etapa e cumprido rigorosamente ao ser colocado para as equipes. Depois, avaliamos os resultados na fase de checagem e, com o feedback obtido, fazemos ajustes para melhorar os padrões adotados, retornando ao planejamento. Você pode conhecer a metodologia em nosso conteúdo completo sobre o ciclo PDCA.

Mapeie os indicadores-chave de performance

Os indicadores-chave de performance ou key performance indicators (KPI) são as métricas que permitem avaliar se alcançamos o objetivo implementando a nossa estratégia. Eles podem ser quantitativos ou qualitativos.

Ao avaliar uma equipe externa, o gestor pode considerar se o colaborador demonstrou engajamento e responsabilidade no trabalho (indicador qualitativo). Além disso, pode verificar o percentual de serviços entregues no prazo e dentro das condições previstas em contrato (indicador quantitativo), por exemplo.

Geralmente, os indicadores atuam em conjunto com as metas. Se definirmos que vamos acompanhar o número de vendas em campo, haverá uma certa quantidade de negócios a serem fechados pelas equipes.

Automatize os processos de gestão de performance

A gestão de performance é facilitada pela tecnologia, especialmente na área de automação de processos. Na prática, para gerenciar o desempenho, teremos de documentar informações e transformá-las em conhecimento.

Com a automação, minimizamos as tarefas manuais no planejamento e controle dessas atividades. Isso porque, os dados coletados a partir das informações enviadas pela equipe atualizam os indicadores e são exibidos em painéis, gráficos e relatórios. Assim, é mais fácil compreender a situação e decidir com fundamentos sólidos.

Aliás, é importante contar com formulários digitais quando atividades são realizadas por colaboradores que não estão conectados aos sistemas corporativos de gestão. Se o colaborador precisa realizar a manutenção de uma máquina, uma vistoria em imóvel, um serviço de dedetização, etc., o formulário serve para nutrir de forma automática e dinâmica o software com as informações necessárias para atualizar os indicadores. É uma forma mais ágil e eficiente em comparação com as marcações em papel e as planilhas eletrônicas.

A gestão de performance será muito mais efetiva com as inovações tecnológicas. Você terá os recursos para reunir o conhecimento necessário e aplicar as etapas do ciclo PDCA. Logo, pode melhorar os processos e o desempenho da organização.

Gostou? Essa é apenas uma das aplicações da tecnologia. Se quiser entender como as inovações mais recentes afetam o desempenho dos negócios, confira o conteúdo sobre Gestão 4.0 e complemente a sua leitura!