Na gestão de equipes externas, é extremamente importante acompanhar a produtividade dos times, o que determina em grande parte como serão os resultados da empresa. Porém, pode ser difícil realizar um controle de atividades efetivo nos serviços de campo.
A distância física entre gestor e equipe coloca desafios relacionados à visibilidade do trabalho das equipes, demora na transferência de informação e falta de métricas para avaliar o trabalho. É natural ter dificuldades, mas hoje já existem soluções de inovação para resolver esses problemas.
Logo abaixo, explicamos a importância do controle de atividades na gestão de equipes externas e quais são os seus benefícios para as empresas. Além disso, você entenderá como a tecnologia deixa esse processo mais fácil e ágil, satisfazendo as necessidades dos gestores. Continue lendo!
Entenda o que é controle de atividades
O controle de atividades é o processo em que acompanhamos se as ações estão dentro dos padrões esperados e reforçamos esses padrões. Assim, esperamos que, durante a execução do serviço, os resultados sejam alcançados com qualidade.
Imagine um colaborador que realiza um serviço de manutenção em campo. Aquela atividade deve cumprir exigências relacionadas à técnica, tempo, despesas, resultado, entre outras métricas. E, no controle de atividades, o gestor precisa de informações para entender a situação e saber se estão dentro da qualidade prevista.
Junto a isso, o que foi realizado pode receber um reforço. Se, por exemplo, o colaborador cometer um erro, haverá o apontamento do que foi feito, instruções para fazer diferente, cobrança por mais atenção etc. Por outro lado, se estiver correto, o feedback poderá reforçar os aspectos positivos, o profissional poderá ser recompensado, etc.
Além disso, o gestor pode dar suporte em tempo real. Para realizar o serviço, por exemplo, o colaborador pode necessitar de informações, precisar que o back-office realize alguma ação ou demandar apoio de mais pessoas para concluir o trabalho. Enfim, se o gestor tem o acesso às atividades, ele pode auxiliar as equipes de maneira bastante efetiva.
Conheça os benefícios para as empresas
Controlar as atividades em tempo real é uma forma de perseguir uma qualidade mais elevada e consistente nos serviços. Dessa forma, diversos benefícios são esperados. Confira as principais vantagens.
Melhore o planejamento
O gestor que consegue controlar as atividades está mais próximo da situação e consegue melhorar o seu planejamento, já antecipando o que pode acontecer de errado. Além disso, o controle em tempo real permite fazer mudanças para se adaptar aos imprevistos.
Analise o desempenho
Informações estruturadas e disponíveis em tempo real geram o conhecimento sobre as atividades e podem ser utilizadas para analisar o desempenho dos colaboradores. Nessas avaliações, podemos entender quais foram os erros e aprender com eles. Também verificamos as necessidades de treinamento e substituição de colaboradores.
Preserve a qualidade
O controle acontece para que o serviço seja realizado dentro de padrões de qualidade, relacionados à produtividade, segurança, economia etc. Nos serviços externos, esses padrões são medidos por indicadores de qualidade, formulários, relatórios, entre outros documentos.
Otimize o tempo
Um indicador fundamental na gestão de equipes externas será o tempo. É preciso medi-lo em relação aos intervalos, trânsito, realização do serviço, tempo perdido no escritório, e cada uma dessas medições têm impacto sobre os custos.
Utilize a tecnologia para otimizar o processo
A tecnologia trouxe facilitadores, agilidade e confiabilidade para o controle de atividades na gestão de equipes externas. Você já pensou em adotar um sistema de gestão específico para o serviço de campo?
No software DKRO, você conta com todas as ferramentas para realizar um excelente controle de atividades:
- dashboard;
- localização da equipe em tempo real;
- agenda dinâmica;
- formulários digitais;
- envio de fotos e vídeos anexos aos formulários;
- indicadores de qualidade personalizados;
- relatórios automáticos.
Na prática, você consegue gerenciar todas as etapas de uma atividade incluindo criar e validar as atividades digitalmente, acompanhar a execução e mensurar os seus resultados em uma única plataforma. Tudo isso sem nenhuma folha de papel!
Os canais de comunicação com a equipe são centralizados. O gestor consegue obter rapidamente as informações pela própria plataforma, seja por dados coletados, seja pela comunicação direta com o colaborador.
E, ao final do trabalho, a tecnologia preserva o histórico das atividades, que podem ser utilizadas para avaliações de desempenho, mudanças em processos e orientação dos colaboradores. É um kit completo de ferramentas para atender as necessidades dos gestores de equipes externas.
Com a tecnologia, o gestor tem as ferramentas necessárias para visualizar os processos, reforçar os comportamentos dentro dos padrões de qualidade e promover mudanças que vão otimizar a produtividade da equipe. Por isso, o software de gestão de equipes externas é o ponto de partida para tornar sua empresa mais ágil e melhorar os serviços.Confira as soluções da DKRO para gestão de equipes externas e entenda como a tecnologia pode transformar a gestão da sua empresa!
