Ter o controle total do negócio é essencial para o crescimento sustentável de qualquer empresa. Por isso, os administradores precisam ficar atentos à gestão de custo, buscando sempre formas de minimizar gastos.

Além disso, com uma boa atuação nessa área, conseguimos entender se as estratégias adotadas estão dando certo. Isto é, será que os recursos investidos realmente estão dando frutos ou estamos jogando dinheiro fora?

A seguir, explicamos como realizar uma boa gestão de custos e qual é o papel da tecnologia neste processo. Vamos lá?!

O que é gestão de custo?

A gestão de custo é a atividade administrativa em que planejamos, acompanhamos e controlamos os diversos gastos de uma organização, departamento, equipe ou projeto. É algo que visa otimizar processos.

Para realizar um serviço externo, por exemplo, a empresa precisa consumir diferentes bens e serviços. Combustível, horas de trabalho, insumos, manutenção de equipamentos, etc. A boa gestão de custos vai identificar cada gasto e minimizá-lo.

Qual é a importância da gestão de custo?

A gestão de custos é indispensável para a saúde financeira do negócio. Afinal, se os gastos são uma torneira aberta, sem nenhum controle, há grandes chances de o negócio dar prejuízo.

Por exemplo, na gestão de equipes externas, é comum colaboradores pedirem reembolso de despesas. E, se o gestor não tiver bons métodos de controle, as inconsistências podem não ser identificadas.

Outra questão importante é a distância. Se, por exemplo, o gestor não consegue saber a localização dos colaboradores, como garantir que eles tomaram o caminho mais econômico ou que cumpriram o roteiro de visitas acordado?

Em síntese, sem gestão de custos, não sabemos como o dinheiro da empresa está sendo usado, tampouco buscamos formas de melhorar essa aplicação.

Quais são os principais custos de um negócio?

Os gastos empresariais recebem diferentes classificações, que ajudam a identificá-los. A primeira delas é a diferença entre despesas e custos.

Os custos estão ligados diretamente à atividade produtiva, indo da conta de energia na fábrica ou oficina até a compra do insumo que será usado no serviço. Já a despesa seria o gasto administrativo da empresa, por exemplo, com contabilidade, e aluguel de escritório.

Tanto custos como despesas podem ser fixos ou variáveis. O gasto fixo é frequente, em valor constante, como luz, água, internet e aluguel. Já a variável aumenta com a quantidade de produtos ou serviços produzidos, como combustível e pedágio para transportadoras e matérias primas.

Também é comum diferenciar os custos diretos e indiretos. No primeiro grupo, está aquilo que integra o produto ou serviço, como insumos, embalagem e equipamentos. Já no segundo, está o entorno, por exemplo, publicidade, alimentação dos funcionários, etc.

Como otimizar a gestão de custo?

Uma ótima maneira de otimizar a gestão de custos é centralizar os processos em um software de gestão. Assim, será possível ter visibilidade dos gastos e contar com ferramentas de automação para facilitar o controle.

Aqui na DKRO, desenvolvemos um sistema completo para as particularidades do gerenciamento de equipes externas. Com a nossa tecnologia, você terá total controle sobre custos e despesas, bem como será capaz de realizar economias.

Gere dados em tempo real

O software está, a todo momento, coletando dados importantes para a tomada de decisão. Na prática, os processos são acompanhados diretamente pelos gestores através da plataforma digital e então é possível ter informações úteis para o controle da produtividade e qualidade diretamente pelos formulários produzidos pelo pessoal de campo, por exemplo é possível receber em tempo real os Relatórios de Visitas, às Ordens de Serviços.

Emita relatórios automaticamente

Os relatórios digitais podem ser emitidos automaticamente a partir dos dados inseridos no software. É possível, por exemplo, obter a lista de tudo o que foi gasto em certo período em poucos cliques.

Acompanhe indicadores de desempenho

As informações-chave são transformadas em indicadores de desempenho, que ficarão sempre ao alcance dos olhos do gestor. É possível, por exemplo, acompanhar os custos fixos e variáveis em tempo real.

Reduza atrasos e retrabalhos

O gestor também consegue remediar fatores que elevam custos na gestão de equipes externas. Um exemplo é usar a localização em tempo real e a comunicação com a equipe para verificar o andamento das atividades, evitando atrasos e retrabalhos.

Elimine tarefas repetitivas

A gestão de equipes externas se torna mais enxuta, pois há uma série de automações. Emitir relatórios, alterar a agenda conforme a entrada de novos andamentos, calcular indicadores, entre outras mudanças. Dessa forma, as atividades podem ser concluídas com menos horas de trabalho e serviço extra.

Identifique os gargalos

Enxergar os processos, ter indicadores e emitir relatórios ajuda a entender quais pontos concentram custos e podem ser melhorados.

Um bom exemplo é avaliar o relatório de reembolso de despesas para saber se as quantias são compatíveis com o serviço. Outra situação é comparar os resultados de diferentes roteiros de visitas, checando aos dias, horários e trajetos em que é possível prestar o serviço com mais economia.

A gestão de custos é otimizada quando usamos a tecnologia. É a melhor forma de visualizar todos os gastos e identificar pontos de melhoria, além de ser um caminho para economias de horas de trabalho e dinheiro.

Para melhorar o desempenho financeiro da sua empresa, conheça o software de gestão de equipes externas e comece a reduzir custos!