O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais importantes para promover a melhoria contínua dos processos. A partir dele, organizamos um sistema em que, constantemente, as atividades são avaliadas, e o feedback obtido é utilizado para aperfeiçoar as ações. 

Isso pode ser feito em qualquer tipo de empresa, independentemente do porte ou segmento de mercado. Você pode aprimorar os seus roteiros de visita, os treinamentos, o atendimento ao cliente, a prestação de serviços etc. Todas as partes do seu negócio podem evoluir a partir do modelo proposto pela ferramenta. 

Neste conteúdo, abordamos as principais características do ciclo PDCA e o passo a passo para colocá-lo em prática na sua empresa. Não deixe de conferir! 

Entenda o que é ciclo PDCA

A ferramenta criada pelo físico Walter Andrew Shewhart entende a gestão da qualidade em um modelo cíclico, em que retomamos a etapa de planejamento, a todo momento, para otimizar processos, serviços, produtos etc.  

Se você não está familiarizado com os conceitos de qualidade, basicamente consiste no confronto entre expectativa e realidade. Imagine, por exemplo, que uma empresa define que seus técnicos devem chegar pontualmente nos clientes, no mínimo em 95% das vezes. 

No controle de qualidade, confrontamos o padrão esperado com o resultado apresentado pelo processo. No exemplo dado, um resultado de 92%, por exemplo, indicaria que o processo precisa ser estudado e sejam adotados os Planos de Ação, para que a meta seja atingida ou tenha que ser revista.

Por sua vez, na gestão da qualidade, vamos alocar pessoas e recursos para garantir que esse resultado aconteça, definindo prioridades. Por exemplo, quando você utiliza um colaborador a mais para fazer o serviço e cumprir um prazo, está tomando uma decisão de gestão da qualidade. Um colaborador foi alocado para garantir que o padrão esperado (prazo) seja alcançado. 

Pois bem, o ciclo PDCA surgiu na década de 20 como uma evolução do controle de qualidade feito até então, que se baseava apenas na inspeção para ver se os padrões foram alcançados. O foco passou a ser não apenas na entrega do serviço ou produto de qualidade, mas também em evoluir os resultados de nota 7 para 8, de 8 para 9, de 9 para 10 e assim por diante.

Veja como funciona e aplique na sua empresa 

A sigla PDCA corresponde às etapas de um circuito de atividades, de modo que, após a última, retornamos à primeira. São elas o planejamento (plan), a execução (do), a checagem (check) e a ação (act). Veja o passo a passo. 

Planejamento 

Inicialmente, ocorre o planejamento do produto, serviço, processo, negócio, estratégia etc. Perceba que a ferramenta é bastante flexível, pois você pode aplicá-lo com diferentes objetivos. 

O plano pode ser o mapeamento do processo, um roteiro de visitas, plano de ação, enfim, depende do seu objetivo ao usar a ferramenta. Uma constante, no entanto, é definir quais indicadores ou padrões de qualidade serão usados para avaliar o desempenho. 

Execução 

A execução é a hora de colocar o que foi definido em funcionamento. Por exemplo, é o momento de cumprir o roteiro de visitas, o processo definido para executar o serviço no local de atendimento, o programa de treinamento criado para qualificar os colaboradores e assim por diante.

Checagem 

Já a checagem consiste em avaliar a execução, verificando os resultados, acompanhando os indicadores e levantando informações. É o momento em que descobrimos se o que foi planejado está sendo cumprido, e quais as consequências das medidas adotadas. 

Ação

Por fim, a ação consiste em avaliar os resultados e a execução do processo. Assim, no próximo planejamento, o gestor pode transformar o que deu certo em norma e aplicar medidas corretivas para lidar com os erros.

Em alguns casos, será o momento de alinhar expectativas. Se as metas ou padrões se mostraram impossíveis de serem realizados, é preciso dar um passo atrás e ajustar os níveis de exigência. 

No exemplo de um roteiro de visitas, após planejar, executar e checar, você identificaria se as rotas, divisão de ordens de serviços, prioridades etc. realmente melhoram os indicadores, como cumprimento de prazos, satisfação do cliente, gasto com combustível e tempo no trânsito. 

Nesse sentido, existe uma variação do ciclo chamado PDSA, em que a checagem é substituída pelo estudo (study). A ideia é reforçar a etapa, com uma espécie de investigação para entender as causas e os porquês do desempenho ter sido satisfatório ou insatisfatório.   

Conheça os benefícios do PDCA 

Os benefícios do PDCA estão ligados à capacidade de aprendizado da empresa, fazendo a gestão com foco na melhoria contínua. Assim, você pode melhorar os processos, produtos, serviços etc. para atingir diferentes objetivos:  

• minimizar desperdícios; 
• reduzir custos; 
• implementar padrões de qualidade mais elevados; 
• melhorar a satisfação do cliente; 
• aumentar receita. 

Para que isso ocorra, algumas ações podem facilitar a implementação da ferramenta da qualidade. 

Investir em treinamento de colaboradores 

Você pode qualificar os colaboradores tanto no sentido deles aplicarem o ciclo PDCA, como de entenderem o novo modelo de trabalho. É importante que todos comprem a ideia da melhoria contínua nas atividades da empresa. 

Mensurar os resultados 

Outro cuidado é identificar os indicadores-chave para serem acompanhados pela o gestor. Afinal, a partir deles, somos capazes de medir se o que foi planejado fez sentido na prática, e então promover melhorias. 

Realizar adaptações no processo sempre que necessário 

Também é importante criar o hábito de revisar as atividades. Como visto, durante a execução, já é possível fazer a gestão do que foi planejado.

Investir em tecnologia 

Vale a pena investir em um software que forneça a visão completa sobre as atividades que se pretende colocar no ciclo. Além dos indicadores e relatórios, um bom sistema permite a visualização em tempo real das atividades, facilitando a identificação dos erros e acertos, que posteriormente servirão de aprendizado para revisar o planejamento. 

Sendo assim, você aplicará o ciclo PDCA sem grandes dificuldades na sua empresa. Uma vez que a metodologia é simples e pode ser adaptada aos mais variados produtos, processos e serviços. O conteúdo gerou valor para você? Então, siga nossas páginas no Facebook e LinkedIn para ficar sempre atualizado com as melhores práticas de gestão!