O assunto de hoje está totalmente ligado ao contexto da transformação digital que as empresas têm enfrentado nos últimos anos, sobretudo enquanto um esforço para aumento de produtividade e eficiência. Falaremos sobre automação de processos.

Na gestão de um negócio, contar com sistemas e softwares que auxiliam a potencializar a eficiência está na base daquelas empresas com os melhores resultados no mercado.

A automação de processos é um modo de identificar lacunas que geram ineficiência e derrubam os resultados da organização.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue conosco neste artigo até o final.

O que é automação de processos?

A automação de processos faz referência à automatização de determinadas ações essenciais para os processos empresariais, diminuindo a interferência humana e potencializando os resultados obtidos.

Uma das principais características que revelam a importância da automação está na correção, já que esses sistemas conseguem identificar problemas na execução dos processos e corrigi-los, preservando a performance.

Como exemplo podemos citar um sistema de Big Data Analytics, que levanta dados a partir de sensores presentes na produção e nas máquinas. Esses dados evidenciam se há ou não falhas nos processos e, caso seja identificada tais falhas, torna possível a correção.

Quais os benefícios da automação de processos?

A automação de processos tem a capacidade de impactar a empresa nos mais diversos níveis. Por meio de sistemas, banco de dados e recursos de inteligência artificial, as organizações conseguem otimizar algumas tarefas ordinárias do dia a dia empresarial.

Os impactos imediatos da automação de processos são a redução no tempo de produção, já que ao deixar certas tarefas automatizadas, ganha-se maior agilidade e velocidade e redução na quantidade de erros ou falhas tendo em vista que via de regra as máquinas tendem a ter performance melhor que os seres humanos em tarefas repetitivas.

Essas vantagens podem ser obtidas não apenas na produção, mas também no planejamento estratégico, na compra de materiais, estoque, venda e pós-venda.

6 tipos de automação de processos

A automação de processos pode ser aplicada e utilizada para perseguir um cenário de melhoria constante, diminuindo erros, falhas e defeitos. É justamente na aplicação dessa automação que o cotidiano de trabalho é aprimorado, sempre em consonância com os objetivos estratégicos.

No que diz respeito à automação de processos, a principal finalidade é a de alcançar um fluxo de trabalho mais otimizado. Além da diminuição de erros e falhas, que já foram citadas, a automação também fornece rastreabilidade dos produtos e processos.

Conheça, a seguir, seis tipos de automação de processos:

RPA

O primeiro tipo de automação é o RPA, uma sigla cujo significado, em inglês, é robot process automation. Em tradução livre, podemos entender essa sigla como automação de processos através de robôs.

Na prática, essa ferramenta consegue automatizar os processos da empresa por meio de softwares e robôs, impactando atividades cotidianas que são por vezes repetitivas e exigem esforços humanos que prejudicam a produtividade.

Ao implantar o RPA, as ações humanas são trocadas pela automação, garantindo segurança e mais eficiência para cada processo. Gestores estão cada vez mais despertando a consciência para a necessidade do RPA, e buscando formas de implantá-lo.

Scripts

Com certeza você já usou ou viu alguém usando a expressão: “ah, eles não seguiram o script e fizeram tudo errado”. Isso porque o script significa um roteiro para que uma série de atividades sejam desempenhadas.

Na automação de processos, o script é um conjunto de instruções que define regras para a execução de etapas, com condições, premissas e respostas automáticas. Desse modo, algumas ações são executadas com maior velocidade e eficiência, de forma independente à ação humana.

O impacto dos scripts alcança, ainda, a geração de reflexos positivos na padronização de tarefas, já que a inteligência tecnológica consegue entregar uma maior assertividade nos processos.

Chatbots

Os chatbots são ferramentas já bem comuns e conhecidas por quase todos nós. Quem nunca acessou um site e conversou com um “robô” que tentou resolver seus problemas? Ora, isso é o chatbot, ou seja, a interação automatizada a partir de inteligência artificial.

Como grande diferencial, essa tecnologia busca cada vez aproximar-se do comportamento humano, de modo a fazer com que o cliente não perceba a diferença de quando está falando com atendente real ou uma máquina.

Esse nível pode ainda não ter chegado, mas as tecnologias caminham para lá. Para as empresas, o chatbot é muito vantajoso, já que diminui a necessidade de contratar um grande volume de atendentes.

URA

Ainda relacionado ao atendimento, a URA é uma ferramenta muito popular e importante. Essa sigla traduz a expressão Unidade de Resposta Audível, que consiste naquela ferramenta que permite automatizar o atendimento por voz.

Já recebeu aquela ligação gravada perguntando por seu nome, pedindo para que respondesse “sim” ou “não” caso realmente fosse você na ligação? Essa é uma das evoluções da URA, que já consegue identificar expressões e padrões de fala.

Embora seja muito utilizada em call-centers e empresas de telemarketing, empresas como um todo também podem contar com a URA, utilizando-a no atendimento ao cliente.

BPMS

BPMS também é uma sigla, cujo significado é a expressão em inglês Business Process Management. Em português, teríamos algo como Sistemas de Gestão de Processos de Negócios.

Trata-se de uma ferramenta que auxilia a automação de processos na geração de melhores resultados. Entre as ações possíveis ao BMPS, temos as funções de:

• definir processos;
• executar processos;
• mensurar processos;
• analisar processos;
• avaliar processos;
• otimizar processos;
• monitorar processos.

A metodologia BMPS pode ser aplicada em todos os processos da empresa. Ela ajuda a entregar resultados mais satisfatórios, otimiza o uso de recursos e elimina atividades que não agregam valor aos clientes.

Hiperautomação

A hiperautomação é a integração de diversas ferramentas, de modo a impactar os resultados da empresa, levando velocidade e economia de recursos para as mais diversas áreas.

Para compreender como funciona a hiperautomação, basta pensar em todas as demais ferramentas citadas acima unidas em prol dos resultados da empresa. A integração de todas essas ferramentas é realizada a partir da inteligência artificial.

Conclusão

A automação de processos é uma forma de identificar lacunas que geram ineficiência e derrubam os resultados da organização. E pode ser aplicada desde as rotinas mais simples e de ordem operacional, como também em atividades mais complexas e de cunho estratégico. 

O desenvolvimento da Inteligência Artificial e a disponibilidade cada vez maior de dados permite que a tecnologia avance cada vez mais na direção de processos complexos substituindo rotinas realizadas por pessoas e potencializando os resultados obtidos.

Quer continuar a se aprofundar no assunto? Leia o artigo sobre automatização de relatórios de obra.