O bom desempenho das equipes depende de uma organização efetiva das tarefas. Nesse contexto, a checklist online é uma ferramenta que agrega um valor significativo ao trabalho, tornando os colaboradores mais produtivos.

Além disso, há efeitos positivos para a gestão de equipes. Erros de informação, demora para receber notícias do time e ausência de visibilidade dos processos são problemas que podem ser enfrentados com listas de verificação digitais.

Que tal entender como funciona essa tecnologia para aplicar na sua empresa? Continue a leitura e saiba tudo sobre as checklists online!

A importância de contar com checklist online

As checklists online, ou listas de verificação, são um método reconhecido e bastante utilizado para aumentar a produtividade tanto no ambiente de trabalho como na vida pessoal. Em uma matéria da Revista Veja, por exemplo, encontramos diversos benefícios da prática de fazer listas no dia a dia:

• potencializar a memória;
• melhorar o desempenho;
• gerar economia;
• aumentar a autoestima;
• reduzir a procrastinação.

No campo da gestão empresarial, ter listas de verificação organiza as atividades realizadas pelos colaboradores e facilita o controle das tarefas já realizadas. Além disso, é uma solução particularmente valiosa para gestão de equipes externas, em que há dificuldades na visibilidade e acompanhamento das atividades em campo. Confira mais possibilidades:

Planejar o trabalho e deixar as responsabilidades claras

Entre os benefícios, o gestor consegue delegar tarefas por meio de listas e acompanhar o que foi realizado, indicando as responsabilidades das equipes.

Controlar o andamento

Um bom controle de tarefas também fornece informações para tomar decisões, como realocar pessoas, cobrar o colaborador sobre seu desempenho e realizar mudanças nos métodos de trabalho.

Padronizar atividades

A lista de verificação cria um roteiro para que as atividades sejam realizadas dentro de padrões definidos pelo gestor. Assim, em vez de cada pessoa agir como bem entende, o serviço tem uma linha condutora que orienta as ações.

Melhorar o desempenho

A consequência de ter padrões é poder avaliar se eles são eficientes ou ineficientes, promovendo as devidas correções. Após um serviço externo, por exemplo, o gestor pode avaliar cada item da checklist online e enfim entender quais são os problemas e encontrar maneiras de otimizar o trabalho.

Os profissionais beneficiados pela checklist online

As checklists online se destacam pela flexibilidade, servindo de apoio para diferentes profissionais e atividades. Na prática, é a forma mais lógica de organizar as tarefas dos colaboradores e controlar o andamento de seu trabalho. Veja alguns exemplos.

Inspeções de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA)

Em Inspeções de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA), a quantidade de fatores de risco existentes torna inviável que a pessoa utilize a própria memória. Somente na lista prevista na Portaria nº 2004/1994, há 39 itens para serem avaliados, e eles são apenas exemplos de condições inadequadas. Logo, uma checklist adequada às características do serviço é fundamental.

Manutenção de equipamentos e veículos

Igualmente, na manutenção de equipamentos e veículos, as checklists dão mais segurança de que todos os protocolos para diagnosticar os defeitos e problemas foram seguidos. Assim, evitamos principalmente as falhas humanas, que podem ser críticas nesses processos e geram prejuízos para a empresa.

Rotinas de gestão da qualidade

Por fim, nas rotinas de gestão da qualidade, tais listas ajudam os profissionais a compararem produtos, serviços e processos com os padrões definidos pela empresa. Logo, verifica-se os resultados, avaliando se estão dentro ou fora do previsto.

Os motivos para usar a checklist online

As listas de verificação físicas tiveram sua contribuição no passado, mas implicam no acúmulo de documentos em papel, planilhas e retrabalhos. Hoje, já existem soluções tecnológicas para maior eficiência, ao mudar para as checklists online, promovemos uma verdadeira revolução na produtividade da equipe.

Compartilhar as checklists com outras pessoas

As informações podem ser compartilhadas com um software em tempo real, fazendo com que todos os envolvidos tenham acesso aos dados. Assim, superamos dois desafios bastante comuns na comunicação.

De um lado, o gestor recebe as informações necessárias “em tempo real” para entender a situação e tomar as decisões pertinentes. Do outro, o colaborador pode ser adequadamente orientado sobre o trabalho, minimizando erros e aumentando a qualidade dos serviços.

Integrar os relatórios aos sistemas da empresa

As checklists online se comunicam com um sistema de gestão. Diferentemente de uma planilha de computador ou uma folha impressa, não é preciso inserir uma etapa de copiar manualmente os dados para o software, pois a lista digital já faz parte dele. Logo, trazemos mais agilidade para gestão.

Anexar fotografias em tempo real

O compartilhamento de informações não está limitado ao preenchimento das listas. Um bom exemplo é a possibilidade de anexar fotografias, que podem ser usadas para esclarecer uma situação, comprovar a execução dos serviços, demonstrar o andamento da atividade, entre outras funções.

Realizar assinaturas instantâneas

As checklists online também podem utilizar sistemas de assinatura digital, permitindo aprovações e autenticações remotas. Com isso, o profissional não precisa se deslocar até a empresa para realizar essa tarefa de baixo valor agregado.

Garantir a segurança da informação

Os dados coletados estarão mais seguros se as listas digitais estiverem acompanhadas das boas práticas de segurança da informação. Destacamos o Software as Service (SaaS), em que a fornecedora disponibiliza a solução por recursos de computação em nuvem.

Com isso, o contratante não precisa se preocupar com atualizações de segurança e licenças, ficando apenas com os cuidados básicos, como não compartilhar senhas nem instalar programas de origem desconhecida.

Reduzir custos

As checklists online estão relacionadas à gestão mais sustentável e econômica. Conseguimos eliminar o papel e reduzir gastos com deslocamentos, materiais de escritório, arquivos físicos, entre outras despesas.

Outro resultado alcançado com as checklists online é o aumento da produtividade de todo o time, uma vez que elas permitem a automatização da geração de relatórios individuais e consolidados dispensando horas de trabalho burocrático no escritório. É muito mais tempo disponível para o pessoal técnico estar onde realmente importa – na operação, junto das pessoas, equipamentos e processos

Vale ressaltar que o software de gestão de equipes da DKRO apresenta todos esses recursos em uma plataforma online. Assim, é possível implementar rapidamente a tecnologia necessária para ser mais eficiente, resolvendo em um curto espaço de tempo os problemas crônicos da burocracia no controle de tarefas.

As checklists online não apenas são uma excelente opção para fazer a gestão de tarefas, como são acessíveis para empresas de todos os portes. É uma tecnologia que vale a pena apostar para promover melhorias de produtividade, qualidade e gestão dos serviços realizados pelas suas equipes.

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