Com a pandemia do Coronavírus e o distanciamento social, o trabalho à distância é uma tendência crescente nas empresas. Dessa forma, aumenta-se a necessidade por ferramentas de gerenciamento remoto, pois elas possibilitam a gestão de equipes, mesmo à distância.

A gestão de times passou a ser um desafio, justamente pelo fato dos funcionários não estarem presentes na sede das organizações. No entanto, as ferramentas tecnológicas têm ajudado os gestores a superarem essa questão.

Pensando na relevância desse tema, neste post destacaremos a importância das ferramentas de gerenciamento remoto e forneceremos dicas que ajudarão a garantir melhor eficiência nessa prática. Boa leitura!

Qual a importância das ferramentas de gerenciamento remoto?

Destacamos que existe uma tendência de aumento da força de trabalho móvel. Nesse contexto, é importante destacar que manter equipes remotas ajuda a reduzir custos nas empresas, garante uma maior flexibilidade aos empregados e ainda possibilita o recrutamento de melhores profissionais, pois não existem barreiras geográficas para contratá-los.

Agora, você deve estar se perguntando — por quais motivos a manutenção de equipes remotas ou externas auxilia a diminuir os gastos nas organizações? Várias despesas são reduzidas. Entre elas estão a menor demanda por espaço e investimentos em estruturas físicas, transportes, energia elétrica, água, etc.

No caso específico de equipes de serviços externos, vale ressaltar que um recursos muito precioso que pode ser poupado com um bom processo de planejamento e gestão é o tempo disponível para a execução das atividades. Nesse caso em particular, qualquer oportunidade para evitar deslocamentos desnecessários e perdas de tempo com tarefas de baixo valor agregado podem fazer uma grande diferença no resultado.

Como alcançar melhor eficiência nessa prática?

Obter eficiência e produtividade de equipes externas, em um modelo de gestão remota e dispersa é um grande desafio, no entanto, por meio de algumas práticas é possível ser mais efetivo. Entre as melhores práticas destacamos a centralização do canal de comunicação, ter diretrizes de trabalho claras, mensurar os KPIs e manter contato constantemente. Abordaremos essas questões na sequência do artigo. Confira!

Centralizar o canal de comunicações

A centralização do canal é muito importante, pois contribui para a otimização da produtividade. Isso porque, usando apenas um canal, os gestores poderão se comunicar com os funcionários, sem o risco de que alguém deixe de receber uma informação importante. Eles podem passar instruções, oferecer feedbacks, avisar sobre algo ou fazer um pedido. Os colaboradores poderão passar sugestões de melhorias, informar sobre o andamento das tarefas pelas quais foram encarregados etc.

Vale destacar que existem diversos meios de comunicação entre as equipes externas e o backoffice, mas a experiência mostra que lidar simultaneamente com um número grande de canais tende a aumentar os problemas com ruídos de comunicação, dificuldade em consolidar as informações e até mesmo com a segurança dos dados. É cada vez mais comum as empresas usarem o telefone celular, aplicativos como WhatsApp, e-mail e até mesmo rádio em suas comunicações. Uma dica para evitar falhas de comunicação deficiente é selecionar o canal que tem a melhor aderência com os processos de negócios, buscando ao máximo a sua centralização.

Ter as instruções e padrões de trabalho claros

Se em um ambiente de escritório ou fábrica, ter os padrões e instruções de trabalho são um fator importante para a consistência dos resultados, sua relevância aumenta quando se trata de equipes externas. 

O funcionário em serviços externos está em contato direto com o cliente e algumas vezes pode não ter acesso a outras pessoas da equipe, que possam ajudá-lo a resolver algum problema ou decidir entre alternativas de solução. É nesse momento que instruções de trabalho, procedimentos bem elaborados e treinamento fazem a diferença. Quanto mais estruturadas as diretrizes de trabalho, menores as chances de ocorrerem erros e maior a probabilidade do cliente ficar satisfeito com o atendimento.

Mensurar constantemente os KPIs

KPI, do inglês “Key Performance Indicator” ou indicador-chave de desempenho. Trata-se de uma métrica que demonstra o desempenho de uma empresa, processo, equipe ou funcionário.

Entre alguns exemplos estão:

• tickets fechados: avalia a produtividade e qualidade do suporte técnico e isso é feito por meio da verificação do número de pedidos que foram resolvidos;
• taxa de erros: também conhecida como taxa de retrabalho, essa métrica possibilita a avaliação das falhas dos sistemas, a identificação das causas e, com isso, é possível corrigi-las;
• NPS: significa Net Promoter Score, essa métrica mede o nível de satisfação dos clientes, com uma pontuação de 0 a 10. Quanto maior, melhores as probabilidades dos consumidores indicarem a sua empresa.

Acompanhar o desempenho de operações externas, utilizando indicadores que reflitam os aspectos mais relevantes para o sucesso do negócio e fornecer feedback aos funcionários, com base nesses indicadores permite manter a equipe alinhada aos objetivos da organização, além de antecipar os problemas de desempenho que afetam a rentabilidade e o nível de satisfação dos clientes

Manter um contato próximo

A gestão remota e a condução de processos que ocorrem fora da empresa requerem uma atenção especial aos esforços, para que os envolvidos sintam-se parte do time. É muito importante ter um contato próximo aos funcionários, de modo que eles se sintam valorizados e reconhecidos por seu trabalho.

Qual a importância da tecnologia no gerenciamento remoto?

As ferramentas tecnológicas são fundamentais na gestão de equipes externas, pois auxiliam as empresas a conduzirem os processos de forma mais rápida e eficiente. Além disso, proporcionam uma melhor comunicação entre os membros da equipe e ajudam a otimizar a produtividade.

O aplicativo da DKRO é uma excelente solução para fazer o gerenciamento remoto. Por meio dessa ferramenta é possível produzir relatórios digitais, planejar e acompanhar a execução das ordens de serviço. Outra funcionalidade interessante é o chat embarcado no sistema; com ele é possível tratar dos assuntos mais urgentes de forma direta e manter todo o histórico das mensagens para consultas futuras. O melhor é que tudo isso pode ser acompanhado de onde você estiver, inclusive no seu smartphone. Muito prático, concorda?

O gerenciamento remoto é uma tendência nesse período de isolamento social, mas nem sempre é fácil administrar as equipes à distância. Por isso, é muito importante utilizar-se das tecnologias e conhecer as melhores práticas de gestão direcionadas ao momento atual para ser mais eficiente nessa tarefa.