Você está com problemas com informações fragmentadas e que chegam atrasadas e com erros? Os relatórios digitais podem ser a solução perfeita para o seu negócio, pois eles contam com diversas ferramentas que otimizam a produtividade das organizações.

Agora, é comum surgir a seguinte dúvida — de que forma a ferramenta garante agilidade nos processos das empresas? Os relatórios digitais disponibilizam informações rapidamente para os tomadores de decisões, livres de erros e economizam dinheiro com papéis e horas de trabalho burocrático.

Pensando nisso, imagino que você esteja interessado em saber mais sobre o assunto. Logo, neste post informaremos detalhadamente quais são os problemas frequentes no preenchimento de relatórios no papel ou em planilhas, e apresentaremos as principais vantagens dos formulários digitais. Boa leitura!

Quais os problemas mais comuns no preenchimento de relatórios no papel e planilhas? 

Destacamos anteriormente que o preenchimento de relatórios da forma convencional costuma apresentar alguns problemas. Na sequência do post detalharemos essas questões.

Perda de informações 

O primeiro aspecto negativo é o aumento da probabilidade de perda de informações. Isso ocorre porque, com o passar do tempo, a quantidade de papéis aumenta na sua empresa e se torna difícil armazená-los. 

Além disso, surge o desafio de encontrar os relatórios específicos, tal fato, aumenta as chances da empresa perder dados estratégicos. Dessa forma, a organização não terá plena confiança nos dados disponíveis, pois pode faltar alguma informação importante contida em outro relatório.

Maior tempo de preenchimento

É evidente que os relatórios de papel são mais demorados, pois todo o processo é feito manualmente, ou seja, sem a automação. Com o maior tempo de preenchimento de dados as equipes externas têm sua produtividade afetada.

Maior número de erros 

O relatório manual também contribui para o aumento da incidência de erros. Como o processo não é adequadamente formatado, ele está sujeito a erros ou esquecimentos.

A maior incidência de equívocos gera o retrabalho consumindo tempo e outros recursos que poderiam ser utilizados para outros serviços, uma vez que é necessário realizar uma tarefa que já foi feita somente com a intenção de corrigir os erros cometidos. Isso é muito prejudicial para as organizações pois contribui fortemente para a redução da produtividade.

Dificuldade de interpretação dos dados

Dados gerados e recebidos em formulários de papel e mesmo planilhas requerem um esforço das equipes de gestão para sua validação, organização e consolidação. Como os dados não chegam prontos existe um esforço maior para a interpretação das informações. Dessa forma, perde-se a oportunidade de obter insights valiosos rapidamente, que poderão ser úteis para as atividades da sua empresa.

Quais as vantagens dos relatórios digitais?

Nos últimos anos, os relatórios têm sido utilizados de diferentes maneiras. Entre elas estão a produção de relatórios financeiros e comerciais, geração de ordens de serviço, pedidos e ordens de compra, ordens de produção, inventários e muitos outros. Pode-se perceber que esse documento é muito útil para as empresas.

Considerando essa diversidade de aplicações é natural que muitos formulários sejam produzidos na organização. Você já parou para pensar quantos formulários sua empresa preenche em todos os seus departamento? Você vai se surpreender.

Um efeito colateral de tantos dados sendo coletados e transmitidos de forma “analógica” é que as informações requerem muitas etapas até estarem prontas para ajudar na tomada de decisões e ficam “espalhadas pela empresa” com baixíssimo controle. Por esse motivo, a versão digital tende a ser muito útil. O primeiro aspecto não tem muito segredo. Ela possibilita disciplinar o fluxo de dados permitindo que as informações sejam produzidas em menos tempo e com mais confiabilidade, otimizando a produtividade.

Além disso, o uso dos formulários digitais ajuda a evitar o retrabalho. Dessa maneira, as organizações terão mais clareza sobre as questões que as afetam. Vale destacar que esses documentos podem ser preenchidos em um computador ou dispositivo móvel, como celulares e tablets. Muito prático, não é mesmo?

Quais os diferenciais da DKRO?

A ferramenta de Relatórios Digitais da DKRO apresenta diversos diferenciais no mercado. Entre eles estão a grande flexibilidade para estruturar os mais diversos tipos de documentos como Relatórios de Visitas e Despesas, Relatórios Diários de Obra, Checklist de Inspeção de Segurança, Recibos de Coleta e Entrega, Checklist de Equipamentos, Relatórios e Laudos Fotográficos e muito mais, tudo com um único sistema.

Um outro diferencial dos Relatórios Digitais da DKRO é que eles garantem a fidelidade das informações com a validação automática do local, data e hora de seu preenchimento, além de permitir sua distribuição (cópias) mesmo para pessoas que não sejam usuários do sistema.

Além disso, nossos eles podem ser conectados às ferramentas de Business Intelligence da Plataforma de Gestão para produzir relatórios dinâmicos sobre a performance dos diversos processos, suportando inúmeros tipos de dados, como texto, números, fotografias, assinaturas e lendo inclusive QR Codes.

Está interessado em saber mais sobre como funciona o relatório digital da DKRO? Entre em contato com a gente e veja o que podemos oferecer para você!