Para empresas que prestam serviços na área de segurança do trabalho, os relatórios de visita técnica são essenciais para garantir o acompanhamento preciso das atividades realizadas em campo. 

Esse tipo de ferramenta oferece um panorama das atividades executadas como as inspeções, diálogos de segurança e treinamentos, levantamentos ou auditorias, alinha os times operacionais e comerciais e auxilia na tomada de decisões estratégicas.

Eficiência e segurança andam lado a lado, e são os relatórios que garantem a qualidade dos serviços. Nesse sentido, um relatório bem estruturado permite não só a evidência das ações tomadas com a documentação detalhada de cada visita, mas também a geração de insights para a gestão comercial e operacional.

Continue lendo para descobrir o que são, como criar e a importância dos relatórios de visita técnica para otimizar processos e melhorar a tomada de decisões no seu negócio.

O que são relatórios de visita técnica?

Os relatórios de visita técnica são documentos formais que registram todas as informações coletadas durante uma visita de campo. Eles servem como uma espécie de “diário técnico”, onde os profissionais anotam o que foi observado, as ações realizadas, os problemas encontrados e as possíveis soluções propostas. 

O principal objetivo desses relatórios é documentar com clareza as condições de trabalho, verificações feitas e as recomendações técnicas que devem ser seguidas. Portanto, funciona como uma fonte confiável de dados para que a empresa possa avaliar a eficiência, identificar problemas recorrentes e manter um controle rigoroso sobre a qualidade do trabalho realizado, além de facilitar a comunicação entre as equipes técnicas e os gestores.

Dessa maneira, o relatório contém informações importantes, fornece uma visão detalhada da execução do trabalho e se certifica que todas as etapas do processo estejam devidamente registradas para que possam ser acompanhadas posteriormente.

Além disso, esses relatórios também permitem que gestores analisem a eficiência das operações, garantindo a conformidade com os padrões estabelecidos pela empresa.

Como gerar um relatório de visita técnica?

Criar esse tipo de relatório exige atenção a detalhes e organização. Cada passo é importante para garantir que o documento seja claro e útil, tanto para a equipe técnica quanto para os gestores. 

Veja um tipo de roteiro de visita técnica para a criação de um relatório completo:

Planejamento da visita

Antes de mais nada, é fundamental que a visita seja planejada. Defina qual é o objetivo da visita. Pode ser, por exemplo, o levantamento preliminar de informações, inspeção ou auditoria, realização de treinamento e muitos outros e quais dados precisam ser coletados ou registrados no local. Esse primeiro passo é o que garante que nenhuma informação relevante seja deixada de lado.

Coleta de dados no local

Durante a visita, a coleta de dados deve ser feita com precisão. Fotografe as condições do local, registre observações importantes e mantenha um checklist do que precisa ser executado ou inspecionado.

Estruturação do relatório

Organize as informações de forma clara. Divida o relatório em seções bem definidas, como identificação do local, observações técnicas e recomendações. Uma estrutura bem feita facilita a compreensão e a análise por todos os envolvidos.

Envio de cópias aos envolvidos e interessados

Assim que o relatório estiver pronto, é importante garantir que todas as partes interessadas recebam uma cópia. Tanto gestores quanto os participantes da equipe técnica que realizou a visita e o cliente.

Acompanhamento de pendências

Se o relatório identificar problemas ou ações a serem tomadas, é crucial acompanhar essas pendências. Estabeleça um cronograma e uma forma de verificar se as providências necessárias como, por exemplo, os Planos de Ação ou Ações Corretivas estão sendo executados.

Ferramentas e tecnologias úteis

Para otimizar a geração dos relatórios, o uso de ferramentas digitais faz toda a diferença. Aplicativos e softwares especializados permitem o preenchimento de dados em tempo real, incorporam a captura de imagens e assinaturas e até geram relatórios automaticamente. Isso aumenta a eficiência e reduz a margem de erro.

Quais os componentes de um relatório de visita técnica completo?

Um relatório de visita técnica completo deve ser detalhado o suficiente para fornecer um panorama claro da visita, mas objetivo o suficiente para que seja compreensível e útil. 

Confira quais são os elementos que um bom relatório deve conter.

Dados da visita 

Essa é a base do relatório: a data da visita, o local visitado, o setor, equipamento ou processo inspecionado e a identificação da equipe técnica responsável. Informações sobre o cliente ou a unidade atendida também devem estar incluídas.

Observações técnicas

Aqui, devem ser registradas todas as informações coletadas durante a visita. Pode incluir o estado dos equipamentos, estruturas, procedimentos, entre outros aspectos técnicos relevantes. Fotografias também podem ser anexadas.

Identificação de problemas e riscos

No caso da visita ter como objetivo identificar problemas, falhas ou riscos que possam comprometer a operação ou segurança. Eles devem ser claramente descritos, indicando a gravidade e urgência de cada situação.

Recomendações e ações corretivas

Além de apontar os problemas, o relatório deve sugerir quais providências ou ações corretivas são necessárias para cada um deles, indicando referências como a Legislação aplicável ou benchmarks. A partir das indicações, a equipe gestora toma decisões rápidas e eficazes, garantindo que os riscos sejam eliminados ou reduzidos o quanto antes.

Análise financeira e impacto

Por fim, é importante incluir uma análise financeira quando aplicável. Qual será o custo para corrigir os problemas identificados? Quais são os potenciais impactos financeiros se as correções não forem feitas? Essa análise é essencial para a gestão comercial e operacional.

Qual a importância dos relatórios de visita técnica para a gestão Comercial e Operacional

Os relatórios de visita técnica são peças estratégicas para a tomada de decisões na gestão comercial e operacional. 

Para o lado comercial, esses relatórios fornecem um panorama preciso das condições do cliente, permitindo a identificação de oportunidades e a projeção de eventuais custos e investimentos necessários para manutenções ou correções. 

No aspecto operacional, os relatórios funcionam como um mapa detalhado das visitas, onde ficam registradas todas as observações feitas, os problemas identificados e as providências recomendadas. 

Esse tipo de registro assegura a continuidade e eficiência dos processos, já que permite à equipe técnica e gerencial agir com base em dados concretos e estruturados e acessar dados históricos. Como resultado, há uma redução de desperdícios, otimização dos recursos e maior controle sobre o andamento das operações.

Além disso, relatórios bem elaborados facilitam o monitoramento do progresso das ações e pendências, criando um ciclo de melhorias contínuas que beneficia tanto a parte técnica quanto o desempenho comercial da empresa.

4 benefícios da utilização de relatórios de visita técnica

Os relatórios de visita técnica não são apenas uma formalidade para manter tudo em conformidade com as leis e normas legais. Na verdade, eles oferecem benefícios práticos que transformam a maneira como a empresa lida com a execução dos serviços, tais como:

Melhoria na comunicação e transparência

Ao documentar todas as observações e recomendações de maneira clara, os relatórios melhoram a comunicação entre as equipes e os clientes. A documentação traz transparência ao registrar todas as informações coletadas durante a visita, evitando mal-entendidos e fornecendo uma base sólida para discussões futuras.

Registro dos assuntos abordados

Os relatórios garantem que todos os tópicos tratados durante a visita fiquem devidamente registrados para assegurar que nada seja esquecido, especialmente em questões mais complexas que envolvem múltiplos aspectos operacionais ou técnicos. 

Formalização de decisões

Quando ações corretivas ou preventivas são necessárias, o relatório de visita técnica funciona como um documento oficial que formaliza as decisões tomadas. É como um marco que comprova quais providências foram acordadas e quem é o responsável por cada tarefa, tornando todo o processo mais organizado e formal.

Encaminhamento de providências

Com as informações detalhadas no relatório, fica mais fácil dar seguimento às pendências. O documento serve como um guia prático para as ações que precisam ser tomadas, indicando claramente as áreas de intervenção e o que precisa ser feito. 

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Além disso, a ferramenta permite a personalização dos relatórios, otimiza o tempo de produção, automatiza a formatação e envio dos documentos e facilita a tomada de decisões com base em informações claras e organizadas.

Incorpore aos seus processos a ferramenta 100% digital da DKRO e envie relatórios automatizados para as partes interessadas, garantindo agilidade na comunicação, maior a produtividade e menor chance de erros em seus relatórios de visita técnica.

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