Os relatórios de gestão são fundamentais para a administração de uma empresa, afinal, através desses documentos, ficam expressos o desempenho da organização, identificando as ações empresariais que levaram aos resultados.
Esses relatórios auxiliam a tomada de decisão, afastando os achismos e fincando os próximos passos em dados e informação genuína. Ao comparar diversos relatórios é possível, ainda, conferir a evolução das estratégias e resultados da empresa nos últimos anos.
Até mesmo com relação a estratégias, os relatórios de gestão permitem munir a gestão de informações que ajudam a construir novos caminhos para a melhora de resultados.
Dada a importância desse recurso , existem diversas ferramentas para a confecção de relatórios de gestão. Uma delas é o próprio Google Forms. No entanto, será que essa plataforma do Google realmente é suficiente para emissão de relatórios?
O que é um relatório de gestão?
O relatório de gestão é um material que revela o desempenho das atividades da organização, sendo possível identificar aquelas ações que influenciaram determinados resultados. Além disso, o relatório de gestão é fundamental para a tomada de decisões.
Geralmente, os relatórios são responsáveis por registrar certos eventos e atividades em um determinado período, além de interpretar esses eventos e atividades de modo a identificar os porquês dos resultados obtidos.
Através da consolidação dos dados (em ferramentas profissionais isso é feito de forma automatizada), também torna-se possível chegar a conclusões e recomendações, bem como fazer comparativos entre a realidade da empresa e o mercado.
Ajuda, ainda, na definição de metas e objetivos, já que o acesso a dados históricos facilita para que gestores tenham uma visão mais global a respeito da empresa.
4 desvantagens de usar o Google Forms em relatórios de gestão
Um relatório de gestão pode abarcar diversas áreas da empresa, tais como marketing, financeira, vendas, produtividade, fidelidade e satisfação dos clientes, resultados, etc.
Com a finalidade de chegar a esses relatórios, são utilizadas várias ferramentas que coletam dados e informações e permitem sua análise e consolidação. Para a área de marketing, por exemplo, há o Google Analytics, que mensura o volume e o comportamento de pessoas no site da empresa.
Para relatórios de gestão, existem plataformas e sistemas mais profissionais, que conseguem reunir dados e apresentá-los com grande maestria. Mas há, também, algumas soluções paralelas que, apesar de funcionar para certas realidades, não conseguem entregar relatórios de alto nível.
Uma dessas soluções é o Google Forms, a ferramenta gratuita do Google para colher dados de forma facilitada. Conheça, a seguir, as principais desvantagens associadas ao uso da plataforma para relatório de gestão:
Segurança não é reforçada
Segurança de dados e informações deve estar nas prioridades de uma empresa. Afinal, nenhum gestor quer ver as informações confidenciais da organização vazar e cair na mão de golpistas ou até da concorrência.
Existem dados, sobretudo aqueles que dizem respeito à movimentação financeira, que precisam ser especialmente protegidos. Por isso, para relatórios de gestão, é necessário pensar em soluções que garantam a integridade de todo o processo de coleta de dados e sua disponibilização.
No caso do Google Forms, apesar da segurança ser uma preocupação do Google, existem certas brechas operacionais que representam um risco para as empresas. Um exemplo disso está na garantia de quem preenche ou não os dados.
Apesar do formulário não ser público e ser acessível somente pelo link, não há garantia nenhuma de que outra pessoa não possa usar um link válido para preencher mal intencionalmente as informações solicitadas.
Limitações da ferramenta
Estruturalmente, ainda, o Google Forms apresenta limitações que impedem a geração de relatórios mais profissionais. A começar pela organização das informações, que não ficam apresentáveis e precisam ser organizadas em uma planilha externa e formatadas, para só depois ser possível a apresentação.
Além disso, o envio de fotos através do formulário online diminui a resolução das imagens, o que pode prejudicar sua visualização. Por fim, para empresas que exigem grande volume de informações, o Google Forms representa uma ameaça, já que há limite para quantidade de dados suportados na planilha de resultados (256 colunas e 400 mil células).
Armazenamento de informações
Outro ponto de atenção é o armazenamento das informações, feito totalmente online em uma planilha digital. Isso por si só representa um risco à integridade das informações, já que as contas do Google não contam com camadas de segurança tão profundas como soluções personalizadas para o mundo corporativo.
Basta que alguém acesse o Google Drive onde a planilha e o formulário estão salvos para que, com alguns cliques, altere as informações ou exclua as respostas recebidas. Além, é claro, da limitação de volume de dados, como já citamos.
Suporte fraco
Embora o Google Forms, assim como o Drive, sejam ótimos para o usuário comum, as empresas podem ter problemas, já que o suporte das plataformas não é rápido, e é até difícil conversar com alguém para tratar sobre o Forms.
Para ambientes empresariais, que precisam de velocidade, depender de um suporte fraco pode representar sérios problemas. Imagine, no dia anterior à reunião, enfrentar problemas com o Google Forms. Se isso acontecer, é bem possível que o contato com o suporte do Google só ocorra dias depois da reunião. Isso porque, de forma geral, esse atendimento é muito demorado.
Por que é importante usar um software de relatórios de gestão?
Um software de relatórios de gestão é importante, em primeiro lugar, para fugir das limitações inerentes ao Google Forms. Além disso, também podemos destacar a facilidade de organização das informações, de modo a tornar o relatório muito mais compreensível para as pessoas interessadas.
Ajuda, ainda, a dar mais velocidade para decisões importantes, já que tudo o que for necessário para a tomada de decisão estará acessível a qualquer momento.
Um dos principais softwares de relatórios de gestão é a DKRO, que contém:
- possibilidade de personalizar relatórios;
- garantia da integridade das informações;
- validação de preenchimento;
- facilidade de distribuição e compartilhamento dos relatórios.
Conclusão
Neste artigo, falamos sobre relatórios de gestão, deixando claro que o Google Forms apresenta desvantagens significativas que o tornam impróprio para a geração desse tipo de documento.
Mostramos, ainda, a importância de contar com um software de relatórios de gestão. Quer saber mais sobre o assunto? Confira o artigo sobre os relatórios digitais da DKRO.
