Quem está constantemente em busca de soluções para melhorar o desempenho das empresas deve se preocupar com o registro de atividades. Só ele nos dá visibilidade do que foi realizado, esclarecendo a situação para iniciar mudanças.

As mudanças, raramente, serão radicais, redesenhando por completo as atividades e processos. O mais comum é que sejam incrementais, evoluindo pouco a pouco à medida que as atividades são realizadas.

Se quiser entender como o registro de atividades ajuda a promover mudanças positivas nas empresas, continue a leitura. Reunimos os principais benefícios a seguir!

Aumente a qualidade e padronize os processos

O primeiro benefício é enxergar os padrões presentes nos processos da empresa. Se identificamos que o trabalho é realizado de uma forma, podemos avaliar se ela traz bons ou maus resultados, realizando os ajustes necessários.

Aliás, o gestor pode promover essas melhorias com o ciclo PDCA. As etapas (planejamento, execução, checagem e ação) são repetidas periodicamente para que, conforme o feedback obtido, os padrões adotados nos processos tenham cada vez mais qualidade.

Pode ser, inclusive, que o diagnóstico demonstre que as ações não estão bem definidas. Nesse caso, o registro de atividades ajuda a padronizar o processo. Para isso, o gestor observa, entre as diferentes opções, quais são as mais eficazes para alcançar os resultados, fixando os padrões iniciais.

Depois, podemos usar os registros para verificar se os colaboradores cumpriram o que foi determinado. E, a seguir, continuaremos a acompanhar os processos para melhorar pouco a pouco aquilo que foi feito.

Um bom exemplo é o formulário digital. Nele, podemos definir uma lista de verificação com todos os requisitos do serviço que será prestado, buscando a mesma qualidade em todos os atendimentos em campo. Posteriormente, retirando, modificando ou adicionando esses itens ao formulário, melhoramos, pouco a pouco, a qualidade.

Realize consultas para decisões futuras

O histórico construído a partir do registro de atividades é outra vantagem. Na prática, esses dados reúnem o conhecimento da empresa sobre suas ações passadas, melhorando a tomada de decisão futura.

Um gestor, por exemplo, pode buscar uma solução que já foi implementada anteriormente em um problema. Pode, também, verificar que uma escolha atual já foi aplicada sem sucesso. Ou ainda, pode comparar os resultados após uma mudança com aquilo que vinha acontecendo antes dela.

Sem contar que o histórico ajuda a entender quais foram os erros e a tomar providências para preveni-los. Por exemplo, se o gestor identificar muitos retrabalhos em uma das etapas do serviço, é possível chamar a atenção dos colaboradores e fornecer orientações para minimizar os problemas.

Identifique gargalos na produção com registro de atividades

O registro de atividades possibilita analisar os processos e identificar gargalos. As informações disponíveis sobre as atividades podem ser cruzadas com dados sobre custos, tempo, produtividade, satisfação do cliente, etc. Logo, dentro de um processo, enxergamos o que contribui e o que prejudica o resultado.

Diante de um resultado, o histórico ajuda a entender por que ele aconteceu. Imagine, por exemplo, que a empresa recebeu diversas reclamações ou avaliações baixas nos serviços prestados no mês anterior.

Fotografias, tempo de entrada e saída, formulários, lista de tarefas, profissionais responsáveis e diversos outros registros vão dar início à investigação para entender o que aconteceu e realizar as mudanças necessárias.

A compreensão das atividades também facilita o mapeamento das tarefas de baixo valor agregado. É possível entender o que é uma burocracia desnecessária e enxergar as necessidades de automação para ganhar agilidade e eficiência.

Outro problema que pode ser resolvido com o registro de atividades é a qualificação das equipes. Comparando o que deveria ser feito com o que foi realizado, o gestor pode avaliar o desempenho. Logo, pode identificar se os profissionais estão devidamente capacitados, buscando soluções como treinamentos ou contratações.

Tenha ampla visibilidade sobre os processos

O gestor aumenta o seu conhecimento a respeito da empresa, sendo mais eficaz em suas responsabilidades. Conseguimos planejar, controlar e avaliar as atividades com mais clareza, tomando decisões mais assertivas e impactando a empresa com melhorias.

Também podemos ter insights e resolver problemas no planejamento do trabalho. Entender se a equipe terá capacidade de cumprir o roteiro de visitas, escolher as melhores rotas, montar uma agenda e controlar a qualidade do serviço de campo são alguns exemplos.

Uma vantagem é que a tecnologia para realizar o registro de atividades pode ser facilmente implementada, como serviço digital. Aqui na DKRO, temos um software completo com diversos facilitadores para você alcançar uma ampla visibilidade sobre os processos:

• Acesso à localização dos colaboradores em tempo real;
• Assinaturas digitais para validação de conclusão/entrega;
• Envio automatizado de cópias dos relatórios;
• Utilização offline;
• Inserção de fotografias.

O registro de atividades ajuda a transformar as empresas, pois conseguimos melhorar continuamente as atividades. Com visibilidade sobre tudo o que é feito, o gestor pode realizar as mudanças necessárias e entregar melhores resultados. Conheça agora mesmo o sistema de gestão de equipes externas e tenha controle total sobre as atividades do seu time!