Veja como a DKRO auxilia no gerenciamento de uma equipe de campo

Fazer a gestão de equipes externas, ou equipe de campo, nunca é uma tarefa fácil. Porém, a tecnologia pode ser um aliado incrível para otimizar esse desafio.

Muitas dificuldades estão relacionadas a problemas de comunicação, controle, visibilidade e agilidade. São desafios, portanto, que podem ser enfrentados com inovação.

Aqui na DKRO, temos um software completo com inúmeros diferenciais para contribuir com os resultados da sua empresa. Conheça os recursos que vão te ajudar a realizar uma excelente gestão de equipes externas!

Os desafios de gerir uma equipe de campo

A gestão de equipes externas coloca o gestor diante de condições bastante desafiadoras para realizar suas atividades, como planejar, controlar e mensurar resultados.

Ter problemas de comunicação

Dependemos das informações enviadas pelos profissionais em campo, e nem sempre essa comunicação acontece de forma eficiente, não é mesmo?

Por vezes, um profissional envia mensagens por aplicativo, outro telefona, um terceiro utiliza o rádio, um quarto encaminha uma planilha por e-mail e assim por diante. Enquanto isso, o gestor fica perdido em meio a diversos canais e muitos colaboradores.

Outro problema ocorre se a informação vem errada ou demora a chegar. Um exemplo é quando o back-office só descobre um atraso após o cliente, insatisfeito, ligar para o atendimento.

Garantir a segurança no trabalho

Sem enxergar o que os profissionais estão fazendo, podemos ter dificuldades para garantir a segurança do trabalho. Afinal, não sabemos como o colaborador realiza o serviço, se foi feita uma análise preliminar dos riscos e se foi considerado o uso adequado dos EPIs, por exemplo.

Gerir prazos e evitar atrasos

Diversas ordens de serviço, tarefas simultâneas, várias equipes em campo, agenda lotada de eventos são alguns dos fatores que dificultam a gestão de tempo. Sem contar que o planejamento dos roteiros de visita, territórios de vendas, agenda do time, entre outros, é mais difícil quando não podemos confiar nas informações disponíveis.

Ter dificuldades de controle

Também pode acontecer de a equipe de campo atuar com pouco ou nenhum controle direto, e o gestor ter de confiar no relato de que o serviço foi bem executado. Com isso, o padrão de qualidade do serviço externo varia de um cliente para o outro, gerando erros, retrabalho e insatisfações

Um outro problema comum é que na ausência de registros robustos e organizados muitas vezes é difícil argumentar com os clientes quando existe alguma reclamação sobre o atendimento.

A gestão de equipes de campo com o software DKRO

Mesmo bons gestores passam pelos desafios mencionados. São questões ligadas às dificuldades de lidar com vários colaboradores em campo, dependendo das informações que chegam para realizar o controle e tomar as decisões.

Com o software DKRO, o gestor, mesmo fisicamente distante, fica próximo das equipes. Para isso, há diversas soluções ligadas à visibilidade dos processos, automação de rotinas e comunicação entre a equipe de campo e os gestores.

Centralize a troca de informações

A comunicação da equipe acontece entre o aplicativo no celular do colaborador em campo e a Plataforma no back-office, inclusive, com a troca de mensagens pelo software. Assim, cada parte atualiza as informações dentro de suas responsabilidades. Por exemplo, os gestores podem enviar as ordens de serviço para seu pessoal e receberem atualizações sobre a mudança de status indicada no software para acompanhar o andamento dos serviços prestados.

Monitore a equipe em campo

O gestor tem acesso à localização em tempo real das equipes de campo, ou seja, sabe exatamente onde estão os colaboradores a cada momento. Também é possível usar esse dado para medir o tempo em cada atividade, como período gasto em serviço e em deslocamento, avaliando as rotas utilizadas e a produtividade da equipe.

Utilize formulários digitais

A equipe de campo e de controle operacional podem ainda se beneficiar da automatização proporcionada pelos formulários digitais. Com eles é possível registrar todas as informações importantes sobre os serviços usando campos tipo texto, números, fotos, assinaturas e muitos outros sem a necessidade de formulários físicos em papel. Com os Formulários Digitais da DKRO todas as etapas burocráticas envolvendo a gestão dos documentos e o controle de cobranças, eventos e ações posteriores pode ser feita de maneira digital e automatizada.

Controle processos e equipes de campo

O gestor consegue acompanhar o andamento dos processos em tempo real, tendo inúmeras ferramentas para planejar e controlar as atividades:

  • Acompanhar o status de cada atividade programada;
  • Receber os formulários, documentos e localização do colaborador;
  • Ter o registro das etapas de execução do serviço;
  • Visualizar a linha do tempo com os eventos mais importantes do trabalho.

A tecnologia automatiza uma série de rotinas administrativas, eliminando custos, erros e retrabalhos. Além disso, cria uma comunicação mais clara entre empresa e colaboradores, aproximando os gestores de suas equipes.

Você também pode configurar o software com formulários, relatórios, indicadores e outras ferramentas customizáveis. Pode trabalhar de forma integrada a outros sistemas corporativos como, ERPs e Sistemas de RH/DP, Manutenção e outros.

Por ser uma solução de tecnologia oferecida como serviço, o DKRO não requer nenhuma infraestrutura já existente na empresa, pois o acesso à plataforma acontece pela internet.

Sendo assim, os benefícios mencionados podem ser obtidos rapidamente. A solução DKRO se adapta às necessidades da empresa com personalização, integração e software como serviço, otimizando a gestão de equipe de campo.

Para conhecer o sistema de gestão completo para equipes externas, entre em contato com os nossos especialistas e agende uma demonstração!

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Escrito por <strong>Philippe Aymard</strong>

Escrito por Philippe Aymard

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