O paperless é um conceito bastante atual que representa não apenas a mudança de cultura, mas também uma metodologia para reduzir custos nas empresas. As organizações analógicas podem ter inúmeras despesas evitáveis, e os investimentos em tecnologia e mudanças simples podem mudar o cenário drasticamente. 

O motivo é que fazer uma gestão sem papel, vai além de eliminar um insumo básico da lista de gastos. Na verdade, o papel é o centro de um sistema, que gera custos e baixa produtividade na empresa. 

Para entender o conceito e promover melhorias, continue a leitura deste conteúdo. Ao longo do texto, explicamos o que é paperless e quais são os seus benefícios para as organizações! 

O que é paperless? 

O modelo de trabalho sem papel é uma mudança cultural no sentido de obter a digitalização de processos, atividades e documentos. Seu grande diferencial em relação a outras tendências é colocar a produção de papel como um indicador de desempenho. Quanto menos papel for necessário, maior a modernização dos sistemas da empresa. 

Imagine, por exemplo, uma prestadora de serviços que realiza trabalho externo. Se o gestor adota o paperless e estabelece metas, a tendência é impulsionar a transformação digital, levando a práticas como formulários eletrônicos, gestão de equipes usando softwares integrados, armazenamento de dados na nuvem etc. 

O papel é o apoio dos processos analógicos, por ser o insumo necessário para gerir informações nesse modelo. Ao substituir sua utilização, somos levados a adaptações positivas, no sentido de melhorar os diversos processos da empresa e economias imediatas. 

Também vale mencionar a sustentabilidade como uma vantagem do modelo. Os arquivos eletrônicos causam um impacto menor nas gerações futuras, de modo que a empresa pode unir responsabilidade e benefícios financeiros ao promover mudanças. 

Quais são os benefícios do paperless? 

Os benefícios práticos da mudança de cultura podem estar relacionados à redução de despesas, inteligência e comunicação interna. Confira os principais ganhos de performance. 

Redução de custos 

Eliminar o papel interfere em uma cadeia inteira de custos empresariais. De um lado, temos a racionalização do uso de insumos como o próprio papel, a tinta de impressora, os materiais de escritório etc. De outro, a redução de estrutura física, arquivos e gastos com manutenção. Sem contar as economias diretas obtidas pela otimização do trabalho. 

Otimização do tempo 

Fazer a gestão a partir de arquivos digitais facilita o controle de muitos processos, inclusive quando lidamos com equipes externas. Com um bom software, é possível acompanhar em tempo real as operações “de campo” e receber as informações em fluxos contínuos e diretos, sem a necessidade de digitações e compilação manual de relatórios. Com essas soluções, as empresas evitam retrabalhos e minimizam o tempo necessário para as atividades de backoffice.

Com a tecnologia, indicadores que podem levar horas para serem extraídos de arquivos físicos, se transformam em relatórios automáticos e atualizados em tempo real.

A economia de tempo, esforço e dinheiro obtido pela aplicação de soluções digitais dificilmente seriam obtidos com formulários em papel ou planilhas impressas, por exemplo.  

Segurança das informações 

Hoje, o armazenamento de arquivos digitais pode ser feito em soluções de computação em nuvem. Essa tecnologia permite o backup constante e automatizado de dados, regras de segurança bastante robustas e garantias de disponibilidade e acesso total. Não é um exagero dizer que manter seus dados “na nuvem” pode ser muito mais seguro do que em arquivos físicos. 

Centralização e integração 

Outro benefício das operações paperless é poder contar com as informações mais importantes para a obtenção dos resultados em um único sistema ou em sistemas que “conversam entre si”. Essa centralização e integração favorecem a tomada de decisões dos gestores por trazer as informações já validadas rapidamente.

No caso das equipes externas, é preciso saber onde estão os profissionais, o andamento das tarefas, o status das ordens de serviço e o nível de satisfação dos clientes. Contar com documentos físicos para conduzir operações de campo como por exemplo os serviços de pós-vendas é extremamente desgastante e, muitas vezes, ineficaz.

Qual é o papel do software de gestão? 

Para adotar o paperless, é muito importante apostar em um bom sistema de gestão. Esse tipo de solução auxilia não apenas o armazenamento e preservação dos dados, mas a capacidade de rapidamente transformá-los em informações para que os gestores tomem decisões. 

O diferencial do software da DKRO é ser uma solução construída para atender às necessidades de empresas que realizam serviços externos. As atividades poderão ser geridas com mais eficiência, a partir de ferramentas digitais capazes de controlar as ordens de serviço, relatórios, localização, equipes e recursos em um único sistema. 

Com isso, é possível adotar o paperless sem grandes dificuldades e acelerar a transformação digital da sua empresa. A otimização de processos será o primeiro passo para promover melhorias e atingir resultados financeiros  melhores.

Para entender como o papel pode ser substituído, acesse o conteúdo sobre o que são formulários digitais e complemente a sua leitura!