Você já deve ter visto diversas soluções de inovação contribuindo para uma gestão de equipes externas mais eficiente, e provavelmente já conhece o OCR. Essa tecnologia é uma das opções mais interessantes, pois reduz custos e automatiza tarefas administrativas.

O Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres) identifica letras, símbolos, sinais e outros elementos de linguagem escrita em imagens. Assim, os softwares passam a reconhecer o documento e permitir a edição de informações.

Entenda para que serve essa tecnologia e quais são as vantagens para uma gestão mais eficiente!

Como o OCR funciona na prática?

Considere que o colaborador tirou uma foto de um documento. Embora possamos enxergar o texto, não é possível realizar as tarefas de edição (copiar, recortar, colar etc.), tampouco exportar as informações para criar um cadastro, não é mesmo?

Para os softwares do computador, o arquivo funciona como qualquer outra imagem. E, para usar a informação sem o OCR, seria preciso digitar o que está escrito no documento.

Agora que você já sabe o que é OCR, fica fácil entender o papel da tecnologia. O reconhecimento óptico de caracteres atua na preparação, identificação e ajuste do documento, transformando em um texto editável e exportável.

Inicialmente, as partes reconhecidas como imagens serão preparadas. Isso é feito com o software descartando o que não se parece com um caractere.

Depois, usa-se a base de dados para comparar os “desenhos” da imagem com os símbolos, letras e sinais utilizados em nosso idioma. Assim, conforme a qualidade da tecnologia, nitidez e contraste da imagem, o software realizará essa tradução.

Já com o texto pronto, o resultado é refinado conforme as palavras da língua. Por exemplo, se a leitura reconheceu “cachono”, o software pode entender, pelas características do idioma, que seriam, na verdade, “cachorro”.

Como o OCR pode impactar as empresas?

O OCR é uma tecnologia muito importante para gestão de um negócio. Com essa solução, conseguimos otimizar processos e diminuir gastos, bem como armazenar e localizar informações com mais eficiência.

Com a necessidade de relatórios, indicadores e análises de dados para tomar decisões, o OCR pode ser indispensável em muitos casos, pois recupera a disponibilidade da informação. Afinal, no arquivo de imagem, o conteúdo não poderia ser utilizado.

Diversas automatizações se tornam possíveis à medida que conseguimos tornar os documentos legíveis para os dispositivos de informática. Um exemplo é coletar informações em documentos pessoais, currículos e fichas para realizar cadastros em sistemas.

Além disso, os modelos, formulários, listas de verificação editáveis podem ser utilizadas no dia a dia da empresa. Não é preciso imprimir o arquivo para realizar as marcações, bastando usar a cópia digital.

Em todos esses casos, evitamos o trabalho manual de digitar o texto presente no documento inicial. Logo, minimizamos horas de trabalho, trazemos agilidade para gestão e abrimos a possibilidade de os dados serem usados por outras tecnologias.

Quais são os benefícios da tecnologia?

As vantagens do OCR podem ser constatadas no dia a dia da empresa. Na prática, ao tornar os documentos editáveis e permitir que os dados sejam coletados com eficiência, a tecnologia soluciona uma série de outros problemas.

Atualize facilmente os dados

As mudanças nos documentos se tornam muito mais fáceis quando podemos editá-los. Sem contar que, como acontece com cadastros e formulários, muitas vezes os dados serão transferidos para um software, em que será mais fácil realizar as tarefas de gestão.

Economize papel

O OCR também é uma solução para fazer a transição do papel para uma gestão de documentos digitais. Tudo aquilo que for importante pode ser transferido com eficiência para meio eletrônico, em documentos editáveis.

Para ilustrar, se a empresa decide utilizar formulários digitais, as informações dos documentos antigos podem ser utilizadas graças às soluções de OCR. Não é preciso manter um arquivo físico e outro digital, por exemplo.

Encontre rapidamente as informações

Com documentos reconhecidos pelos softwares, podemos usar mecanismos de busca por palavras-chave, filtros e outras soluções para rapidamente encontrar as informações. Tudo isso agiliza o trabalho dos gestores e membros da equipe.

Reduza o risco de perdas de documentos

Os benefícios do OCR incluem a melhoria dos padrões de segurança digital. Garantir a integridade do conteúdo, ter os dados disponíveis para uso e poder armazená-los com mais eficiência reduzem o risco de perdas, por exemplo.

Em síntese, OCR é uma das ferramentas que ajudam o gestor a usar os dados na empresa. A partir dela, obtemos documentos editáveis, que podem ser utilizados em consultas, análises, formulários, cadastros, entre outras soluções de tecnologia.

Para entender a importância de utilizar as informações com eficiência, confira o conteúdo sobre smart data e saiba como os dados podem transformar a gestão da sua empresa!