O gerenciador de tarefas é uma solução essencial sempre que precisamos delegar autoridade e responsabilidade nas empresas. Enquanto a autoridade corresponde à transferência de poderes, a responsabilidade fixa as obrigações de cada colaborador. Logo, ambas precisam ser controladas para mantermos um fluxo de trabalho eficiente.

Com o gerenciador de tarefas, reunimos as tarefas de pessoas e equipes em uma única plataforma. Nela, estão contidas as informações relevantes para tomar decisões: o que precisa ser feito, quais são os prazos, quem são os responsáveis e como está o andamento das atividades, entre outros dados.

Sendo assim, podemos melhorar a agilidade, integração e comunicação na gestão de pessoas e projetos, afetando a produtividade das equipes. Continue a leitura e entenda a importância de adotar essa tecnologia na sua empresa!

Qual é a importância do gerenciador de tarefas?

A gestão de equipes traz uma série de desafios operacionais. O gestor precisa acompanhar as tarefas, entender o desempenho de cada colaborador, tomar decisões para responder aos problemas, desbloquear obstáculos ao trabalho das equipes, entre outras atividades. Não à toa, é natural ter dificuldades para manter a produtividade do time.

Devido às demandas, diversos sistemas de gestão para empresas foram desenvolvidos. Um deles é o gerenciador de tarefas que cuida dos fluxos de trabalho, criando um processo padronizado e claro para planejar, executar, avaliar e melhorar as atividades.

A tecnologia é importante para as áreas em que o gestor prefere concentrar a autoridade e tomar as decisões. Afinal, o gerenciador de tarefas acelera o recebimento de informações para realizar as aprovações ou medidas corretivas necessárias.

Já aqueles que preferem transferir a autoridade e fazer uma gestão mais descentralizada não podem perder de vista as responsabilidades dos comandados. Todo o fluxo de trabalho estará visível, e o gestor pode avaliar o desempenho dos profissionais com clareza — sempre que for necessário.

Como o gerenciador de tarefas ajuda a gestão?

Podemos identificar diversas contribuições dos gerenciadores no dia a dia. Na prática, a plataforma escolhida se tornará uma central de trabalho, onde ocorrerá o planejamento das rotinas e onde todos os membros da equipe atualizam os andamentos das tarefas em um único local. Confira os principais benefícios de adotar a tecnologia.

Organize as atividades da empresa

O primeiro benefício é a organização. O gerenciador de tarefas pode utilizar o conceito de Kanban para dividir as atividades em quadros, painéis e colunas. Assim, haverá uma divisão clara entre ações pendentes, em andamento e concluídas, bem como sobre os profissionais envolvidos em cada atividade e os prazos de conclusão. 

Visualizações alternativas em que as tarefas de todo o time são mostradas separadas por colaborador também estão disponíveis em algumas soluções.

Ganhe agilidade na execução

No gerenciador, o gestor consegue concentrar as decisões e os dados relacionados ao trabalho, compartilhando as informações com os times. Logo, em vez de se comunicarem por vários canais, como telefone e aplicativo de mensagem, os colaboradores podem consultar todas as informações necessárias para o trabalho em um único local.

Defina os processos da sua equipe

O gerenciador de tarefas também padroniza as rotinas. Com o sistema, haverá um passo a passo estabelecido para cada uma das atividades administrativas, como documentar o trabalho, informar o andamento das atividades, fechar ordens de serviço, etc. Portanto, os processos deixam de ser informais e aleatórios.

Aumente a integração dos times

Com os membros das equipes atuando em uma mesma plataforma, também afetam positivamente a integração dos colaboradores. A comunicação entre back office e front office, entre todos os envolvidos em um mesmo projeto, entre líder e liderado, entre departamentos e assim por diante se torna mais ágil, facilitando o trabalho em equipe.

Utilize o gerenciador como serviço digital

Outra vantagem é que a tecnologia está disponível por meio da computação em nuvem. Isto é, em vez de comprar computadores, estruturar servidores internos, buscar profissionais de TI, etc., a empresa acessa o serviço pela internet, em uma plataforma digital. Logo, é possível implementar o gerenciador imediatamente, garantindo custos mais baixos e acesso a níveis mais elevados de segurança da informação.

O gerenciador de tarefas é um passo importante para digitalizar as atividades das equipes, tendo um rápido processo de implementação e retorno do investimento. Logo, é uma excelente estratégia para aumentar a produtividade do seu time.

Se você atua com equipes remotas ou em campo, recomendamos buscar uma solução especializada. Por isso, confira nosso artigo completo sobre o controle de tarefas em serviços externos e complemente a sua leitura!