Uma das tarefas mais importantes do gestor é saber alocar a força de trabalho, com o objetivo de atender a demanda por produtos e serviços. Aqui, podem surgir dúvidas sobre a maneira técnica de realizar o procedimento, minimizando os riscos de ter profissionais ociosos ou com uma carga excessiva de trabalho.

Você enfrenta esse desafio no dia a dia? Bem, fique tranquilo, é bastante natural ter dificuldades, pois não existe uma fórmula exata para definir o número de colaboradores. É preciso cruzar diferentes indicadores, e contar com a experiência para se aproximar do ideal. 

Logo abaixo, explicamos os pontos-chave para melhorar o cálculo e contribuir para otimização dos processos da sua empresa. Continue a leitura e torne-se um gestor ainda mais efetivo!

Por que é fundamental definir a força de trabalho? 

No caso da gestão da força de trabalho, os resultados serão determinados em grande parte pela nossa capacidade de indicar o número adequado para distribuir o trabalho entre elas, respeitando suas competências. 

Nesse sentido, os três principais erros são deixar colaboradores ociosos, criar uma sobrecarga de tarefas e não alocar pessoas qualificadas para o serviço. Com eles, veremos diversos prejuízos para organização.

• excesso de colaboradores;
  • gastos extras com pessoas; 
  • encargos trabalhistas e previdenciários; 
  • aumento da necessidade de equipamentos e estrutura física; 
• falta de pessoas; 
  • contratações emergenciais e mais caras; 
  • prejuízo a qualidade e quantidade produzida; 
  • horas extras; 
  • riscos de atrasos, erros, retrabalhos etc;
  • não dar conta da demanda; 
• profissionais sem qualificação; 
  • baixa produtividade;
  • prejuízos a entrega de valor para cliente; 
  • insatisfação do cliente. 

Esses problemas influenciam diretamente nos resultados financeiros: receitas, despesas e lucratividade da organização, além de impactarem na percepção de qualidade pelos clientes.

Como encontrar a quantidade correta de colaboradores?

Todos os negócios e departamentos das empresas precisam encontrar a quantidade correta de pessoas para as atividades exercidas. Não existe uma fórmula única capaz de resolver essa questão, pois existem diversos fatores objetivos envolvidos e também fatores subjetivos. 

Uma estratégia muito útil para chegar a esse número é o mapeamento das necessidades e o entendimento da capacidade produtiva. 

Entenda as necessidades 

O primeiro passo é entender a composição das equipes necessárias para realizar as diversas tarefas que compõem o processo de execução. Os processos que envolvam competências específicas podem exigir um número maior de colaboradores, do que o simples cálculo de horas trabalhadas sugere, isso porque muitas vezes não é possível encontrar todas as competências necessárias num único ou em poucos colaboradores.

Meça a capacidade produtiva

O movimento seguinte é mensurar a capacidade produtiva. Em uma hora, quanto um profissional e uma equipe conseguem produzir? E quanto eles conseguirão produzir, dentro da jornada de trabalho? Quais são as quantidades semanais e mensais?

Aprofunde o cálculo de capacidade produtiva 

Em algumas empresas, será preciso separar esse cálculo por características da demanda e do colaborador. Por exemplo, qual a capacidade produtiva de um profissional mais experiente? E a de um iniciante? Qual é a capacidade em serviços simples? E nos serviços complexos? 

Monte uma tabela ou quadro, no qual você insere as informações, separando os colaboradores por perfil (experiência e qualificação) e os serviços por complexidade.  

Avalie a demanda por produtos e serviços 

Sabendo quanto o profissional ou a equipe conseguem produzir, é necessário entender como varia a demanda por serviços ao longo dos dias, semanas e até meses. Conhecer a sazonalidade da demanda é fundamental para o planejamento de curto, médio e longo prazos.

Também é importante olhar para os prazos de espera pelo atendimento. Eles indicam o quanto é razoável e benéfico para a empresa deixar o cliente esperando, o que pode variar bastante. Alguns tipos de serviço requerem atendimento “na hora”, um exemplo é a manutenção de elevadores em que cada minuto faz a diferença. Por outro lado, um serviço do tipo reforma domiciliar, eventualmente, pode aguardar alguns dias para iniciar sem que isso altere a percepção de valor pelo cliente. 

Nesse ponto cabe uma reflexão muito importante. Alguns tipos de atividades permitem que se adote a estratégia de terceirização como forma de adequar a capacidade de atendimento à demanda. Essa estratégia considera ter uma parte da equipe própria e/ou fixa e outra contratada para atividades que a empresa não conseguiria atender com seu pessoal.

Fazer a gestão de equipes mistas de colaboradores próprios e de prestadores de serviços terceirizados agrega, de um lado, complexidade para a gestão dos negócios e menor controle quanto à qualidade do atendimento aos clientes, porém os riscos e custos são menores. 

Considere os indicadores de desempenho 

Por fim, temos que utilizar os indicadores de desempenho para monitorar as projeções. Por exemplo, se você estimou que as equipes podem executar 20 ordens de serviço por semana e existe uma demanda de 15, é fundamental ter indicadores que meçam esses pontos. 

Quais são os cuidados ao tomar essas decisões?

Ao realizar o cálculo da força de trabalho, faça várias projeções e compare os efeitos em fatores como orçamento, colaboradores, atendimento ao cliente e eficiência dos processos. Tome cuidado para não olhar apenas para uma questão, deixando as demais em segundo plano. 

A tecnologia, nesse sentido, ajuda bastante. Um sistema de gestão contribui com as informações sobre a produção em tempo real e permite fixar os indicadores de desempenho. Isso garante confiança aos números que você vai trabalhar, para que reflitam na realidade da organização. 

Além disso, as ferramentas podem ampliar a capacidade produtiva. Por exemplo, você pode aumentar os atendimentos diários pelo fato de montar um roteiro de visitas ou distribuir as ordens de serviço no calendário de modo mais eficiente, minimizando o número de pessoas para concluir as atividades. 

Sendo assim, combine planejamento e tecnologia para tirar o máximo das ideias levantadas neste conteúdo. Com isso, você alcançará o máximo de desempenho da força de trabalho e terá resultados na sua empresa.

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