Na busca pela otimização de processos precisamos ficar atentos à relação entre esforço e resultado com o objetivo de avaliar mudanças. No caso de equipes externas, uma medida com alto impacto no desempenho é a avaliação dos roteiros de visitas. Você já adota essa prática na sua empresa?

Ao planejarmos os deslocamentos até os locais dos serviços, otimizamos fatores como o uso do tempo pela equipe, a alocação de pessoas, distribuição equitativa de tarefas e gastos com combustível. Portanto, melhoramos pontos-chave para reduzir custos e aumentar no número de atendimentos. 

Logo abaixo, explicamos os benefícios do roteiro de visitas e como se planejar adequadamente. Continue a leitura para conhecer uma ferramenta essencial para a gestão de desempenho das equipes externas!   

A importância e os benefícios do roteiro de visitas 

As empresas perdem muito em recursos e produtividade pelo fato de não otimizarem alguns processos simples, mas de grande impacto nas rotinas de trabalho. No caso do roteiro de visitas, os benefícios ocorrem de diferentes formas. Em primeiro lugar, a ferramenta é uma metodologia para melhorar os indicadores de custos:

• reduzir gastos com combustível e outros custos variáveis associados à frota pela racionalização dos deslocamentos; 
• minimizar as horas paradas no trânsito que muitas vezes implicam e horas extras; 

A melhoria nos processos também afeta o atendimento ao cliente, especialmente com a redução de atrasos. Igualmente, com um roteiro otimizado, os profissionais são capazes de realizar um número maior de visitas e atendimentos durante a jornada de trabalho, aumentando a produtividade e reduzindo de forma significativa os custos. 

A agenda de visitas 

O roteiro deve trabalhar lado a lado com a marcação de horários com clientes e distribuição das ordens de serviços. Para isso, é importante que o planejamento converse com a agenda de visitas.

Imagine que já existem inúmeros atendimentos agendados para a região norte da cidade. Se chegar uma nova marcação e existir tempo livre, faz mais sentido incluir o novo serviço nas tarefas do mesmo colaborador, do que deixar para o outro dia, não é mesmo?

A questão é que isso só é possível se os gestores tiverem o controle sobre os processos de agendamento e roteiro de visitas e também a visibilidade do status da execução dos compromissos já agendados, pensando os dois planos em conjunto.

Passo a passo para elaborar o roteiro de visitas 

A elaboração do roteiro de visitas pode ser dividida em etapas, algumas relacionadas ao cenário, e outras à organização das atividades. Veja o passo a passo. 

Defina indicadores de desempenho 

Inicialmente, escolha quais números serão usados para avaliar a eficiência do roteiro de visitas, possibilitando medir os impactos de cada ajuste no resultado. Como sugestão, utilize o número de visitas, os gastos com combustível e o tempo consumido com deslocamentos. 

Escolha os critérios de roteirização 

A seguir, avalie quais são os fatores mais críticos para otimizar os indicadores de desempenho escolhidos, de acordo com as características da sua empresa e o feedback dos membros das equipes externas. Geralmente, os critérios mais importantes são os seguintes:

• horários — momento do dia em que os serviços estão agendados; 
• local — a região em que ocorrerão os atendimentos; 
• rotas — os caminhos disponíveis para chegar ao objetivo; 
• tipo do serviço — o problema a ser resolvido; 
• disponibilidade de equipe— os profissionais livres; 
• disponibilidade de recursos — insumos e equipamentos;
• conhecimento dos profissionais – experiência.

Defina objetivos

Ao olhar para esses itens, podemos estabelecer objetivos para o planejamento do roteiro de visitas:

• evitar engarrafamentos e horários de picos nas rotas;
• pegar os caminhos mais curtos ou rápidos;
• agrupar todos os serviços de uma mesma área;
• distribuir a carga de trabalho equilibradamente entre as equipes;
• considerar os recursos e profissionais disponíveis ao estipular prazos;  
• minimizar o número de profissionais ociosos. 

Desenhe a sua estratégia 

Com objetivos, indicadores e critérios em mãos, você pode redigir o roteiro como um plano de ação. Assim, ficará mais fácil organizar as informações e comunicar-se com os profissionais. Uma metodologia eficaz é a 5W2H. Nela, o plano será desenhado a partir da resposta para sete questões: 

• o que será feito? (what) 
• os atendimentos que serão feitos; 
• por que será feito? (why) 
• os objetivos das visitas; 
• onde será feito? (where) 
• as respectivas localizações; 
• quando será feito? (when) 
• as datas e horários dos agendamentos; 
• por quem será feito? (who) 
• os profissionais alocados nas tarefas; 
• como será feito? (how) 
• rotas de deslocamento, métodos de trabalho e recursos necessários; 
• quanto vai custar? (how much) 
• gastos estimados com combustível, horas de trabalho, insumos etc. 

Utilize um software de gestão de equipes externas

Para quem deseja criar um roteiro de visitas com o máximo de retorno financeiro, o ideal é investir no sistema de gestão de equipes externas. A partir das informações acima, um bom software é capaz de fornecer uma visão mais completa ao gestor. Veja algumas funcionalidades: 

• fazer o controle centralizado da agenda e dos roteiros de visitas de toda a equipe; 
• monitorar a localização e o status da execução das tarefas de cada profissional;
• usar formulários digitais; 
• usar o GPS para verificar as melhores rotas para as equipes chegarem aos atendimentos; 
• tomar decisões em tempo real  com base em informações em elementos gráficos, mapas e linha do tempo;
• acompanhar o desempenho das equipes por meio de relatórios automatizados; 
• compartilhar informações e realizar a comunicação com todos os interessados.  

O software também traz a possibilidade de responder rapidamente aos imprevistos que toda operação tem. Por exemplo, se surge uma demanda urgente o gestor da operação pode,mesmo estando fora da empresa, com uma simples consulta no mapa pelo celular, ver onde estão os profissionais e o que eles estão fazendo para realocar os recursos necessários.

O software de gestão das equipes é a melhor solução para lidar com o desafio de otimizar os recursos. Com ele, o roteiro de visitas não apenas será mais organizado, como terá flexibilidade para lidar com imprevistos. Esse tipo de solução tem outra funcionalidade de grande valor para as empresas que é a possibilidade de acompanhar a execução à distância e em tempo real. Assim, a empresa reduz custos pela otimização dos atendimentos e ainda melhora a percepção dos clientes com o nível de serviços ao diminuir a incidência de atrasos e compromissos não atendidos.

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