Tecnologia
03/03/2021

A digitalização de documentos pode impulsionar seu negócio, mas como?

Você sabe como a digitalização de documentos pode ser útil para o seu negócio? Essa prática apresenta diversos benefícios para empresas dos mais variados segmentos e portes. Por esse motivo, é muito importante conhecer como funciona essa prática.

Não é novidade para ninguém que é muito caro emitir documentos físicos. Isso porque, o trabalho manual costuma ser mais caro que o digital. O armazenamento desses arquivos também é bastante oneroso, pois é necessário destinar amplos espaços físicos para essa finalidade. Nesse contexto, a tecnologia é extremamente útil.

Pensando na importância desse tema, neste post explicaremos detalhadamente o que é a digitalização de arquivos, quais são os principais benefícios desse processo, explicaremos sobre os motivos pelos quais você deve adotar a prática e forneceremos dicas que o ajudarão a iniciar o processo no seu negócio. Boa leitura.

O que é a digitalização de documentos?

O termo faz referência a um processo em que um determinado documento físico é convertido em seu equivalente digital. Se você possui muitos documentos físicos armazenados ou se está gerando muitos documentos em papel que precisam ser armazenados após o uso existem recursos que podem ser utilizados para esse fim como os scanners, por exemplo. 

A digitalização de documentos proporciona, nesses casos, diversos benefícios para as organizações como economia de espaço e facilidade de organização. Além disso, os arquivos em formato digital podem ser acessados remotamente com softwares adequados o que permite maior controle e facilidade de acesso

Para quem convive faz muito tempo com registros em papel pode ser uma ótima ideia estabelecer um esforço de digitalização de documentos, mas ao mesmo tempo deve considerar as vantagens de trabalhar com documentos digitais desde a origem.. O arquivo digital já nasce destinado a ser utilizado somente no ambiente virtual.

Quais os benefícios de trabalhar com Documentos Digitais?

Transformar os processos “analógicos” das empresas em processos “digitais” proporciona diversos benefícios para as empresas. Por esse motivo, podemos dizer que se trata de um processo essencial para as organizações. Entre os principais aspectos positivos estão a redução de gastos, a diminuição do número de erros e a otimização da produtividade.

Diminuição de custos

O primeiro aspecto positivo é que haverá a diminuição nos custos com insumos, como papel e tinta para impressão, e otimização do espaço físico, já que não será preciso destinar um espaço físico amplo para armazenar os documentos, que podem ser arquivados em computadores ou sem servidores na nuvem.

Além disso, é importante ressaltar que haverá, também, diminuição de trabalhos manuais, como preenchimento e guarda de documentos físicos, que costumam ser mais caros e demorados, em relação às atividades informatizadas, e mais propícios a erros e retrabalho. 

Vale lembrar, ainda, que trabalhar com documentos digitalizados também facilita a integração entre o front e back office de um negócio, já que as áreas conseguem acessar os dados e informações geradas em outro setor, otimizando a comunicação e execução de processos. 

Redução de erros

Outro benefício proporcionado pelo uso de documentos digitais é a redução do número de erros. Isso porque os documentos digitais permitem a associação de travas que diminuem as chances de o colaborador fazer registros errados ou incompletos, tornando  as informações mais confiáveis, o que garante segurança aos gestores no momento de tomar decisões.

Otimização da produtividade

Por fim, mas não menos importante, a digitalização de documentos ajudará a sua empresa a se tornar mais produtiva, já que ela pode eliminar boa parte das tarefas burocráticas envolvidas na conferência de dados, compilação e formatação de relatórios e indicadores.

Já citamos os ganhos em termos de custos e erros, mas um aspecto muito importante da transformação de processos pela digitalização é o fato de que os decisores podem acessar as informações mais rapidamente e de onde estiverem, pois ter informações precisas, rapidamente, pode fazer grande diferença no impacto de erros e imprevistos que ocorrem com frequência no dia a dia das operações.

A digitalização de processos envolvendo equipes em serviços externos

Processos de negócios em que parte das atividades ocorrem “em campo” apresentam dificuldades adicionais para a Transformação Digital. Nesses casos a execução das rotinas tipicamente ocorre longe do alcance das lideranças e com muita frequência junto do cliente. 

Além disso, as mudanças do cenário em ambientes externos tendem a ocorrer com muito mais frequência do que em ambientes fabris ou nos escritórios, tornando as alterações no planejamento muito comuns.

Nesses casos, optar por  documentos digitais pode otimizar todo o processo de gestão , pois as tarefas de planejar, organizar, direcionar, comunicar e controlar as atividades é muito mais rápido e assertivo.

Como iniciar a digitalização de documentos no seu negócio?

Implantar a Transformação Digital na empresa é uma tarefa complexa e que requer método, engajamento de todos e disciplina. No caso de processos de gestão, é recomendável revisitá-los e avaliar seus impactos no resultado, na percepção de qualidade pelos clientes e sua eficiência. Alguns critérios para priorizar a introdução de soluções de tecnologia podem ser:

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Escrito por Philippe Aymard

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