A auditoria de conformidade é uma prática essencial para garantir que as organizações estejam em pleno acordo com as normas e regulamentações aplicáveis. No cenário corporativo, a conformidade é uma obrigação legal que também pode ser vista como uma vantagem competitiva. 

A conformidade diz respeito a estar de acordo com leis, regras e diretrizes. Portanto, podem estar relacionadas a leis trabalhistas, padrões de segurança, regulamentações ambientais e muitas outras normas.

Este guia foi desenvolvido para ajudar gestores e profissionais da área a compreender e implementar auditorias de conformidade de maneira eficaz, promovendo um ambiente de negócios mais seguro e eficiente. Acompanhe!

O que é auditoria de conformidade?

A auditoria de conformidade é um processo sistemático destinado a avaliar se uma organização está em conformidade com normas, regulamentos e políticas internas. 

De maneira geral, essas auditorias verificam a aderência a legislações específicas, como leis trabalhistas, normas sanitárias e ambientais, regulamentos de saúde e segurança, além de políticas internas e padrões da indústria.

Uma organização está em conformidade quando segue diretrizes criadas pela própria instituição e também quando segue normas de órgãos fiscalizadores e regulamentadores. Dessa forma, é possível garantir transparência e segurança. 

A conformidade regula aspectos fundamentais do funcionamento organizacional, desde a segurança dos colaboradores até a integridade financeira. Nesse contexto, as empresas devem cumprir uma série de requisitos específicos, que variam conforme o setor de atuação. 

No Brasil, por exemplo, temos normas como a NR-12 (Segurança no Trabalho em Máquinas e Equipamentos), a ISO 14001 (Gestão Ambiental) e regulamentações da qualidade que exigem um acompanhamento contínuo.

Além disso, estar em não-conformidade pode resultar em multas, sanções e danos à reputação, impactando negativamente o desempenho e a sustentabilidade da empresa.

Qual o objetivo da auditoria de conformidade?

Basicamente, a auditoria de conformidade é uma inspeção para identificar se a organização está seguindo todas as regras aplicáveis. A partir disso, os auditores identificam desvios e não-conformidades, alertando para os problemas e construindo um plano de ação para reduzir riscos. 

Ou seja, o objetivo é assegurar que a organização cumpre todas as leis, regulamentos e normas aplicáveis — legislações locais, nacionais e internacionais, bem como padrões específicos do setor.

As auditorias de conformidade não só verificam o cumprimento das normas, mas também analisam a eficácia dos processos internos. A partir disso, a empresa identifica áreas de melhoria e otimização de processos, resultando em maior eficiência e redução de custos.

Um dos pontos de maior relevância é a conformidade com normas de segurança e saúde no trabalho, garantindo um ambiente de trabalho seguro, reduzindo acidentes e doenças ocupacionais.

A auditoria de conformidade em muitos casos ajuda a identificar e corrigir possíveis situações que configurem infrações antes que se transformem em problemas maiores.

Quais os tipos de avaliação de conformidade?

Para garantir que uma organização esteja em conformidade, são utilizados diversos métodos de avaliação. Cada metodologia possui características específicas e é utilizada para diferentes finalidades.

Credenciamento

O credenciamento é o processo pelo qual uma organização é formalmente reconhecida por uma autoridade competente como sendo capaz de realizar tarefas específicas de acordo com padrões predefinidos.

A credencial é uma prova que a organização tem a competência técnica para realizar determinadas atividades, como testes e inspeções, aumentando a credibilidade junto aos clientes e parceiros comerciais.

Certificações

A certificação é uma confirmação, geralmente por meio de um organismo independente, de que um produto, serviço, sistema ou pessoa cumpre com os requisitos e padrões específicos em normas ou regulamentos. 

Um exemplo disso são as certificações ISO, como a certificação ISO 9001, que assegura que uma organização possui um sistema de gestão da qualidade que atende aos requisitos internacionais.

Testes

Testes envolvem a execução de procedimentos técnicos para determinar se um produto ou sistema atende aos critérios estabelecidos. Dessa forma, eles são fundamentais para verificar a conformidade antes que produtos sejam lançados no mercado, garantindo a segurança e a funcionalidade.

Inspeções

As inspeções são avaliações visuais e técnicas realizadas em produtos, processos ou instalações para verificar se estão de acordo com os requisitos estabelecidos.

Portanto, as inspeções reconhecem as não-conformidades que podem ser corrigidas antes de causar problemas maiores.

Cada um desses métodos de avaliação de conformidade é importante na manutenção da integridade e da reputação das organizações, ajudando-as a operar de maneira segura, eficiente e conforme as normas aplicáveis.

Passo a passo para realizar uma auditoria de conformidade

Conduzir uma auditoria é um processo detalhado e sistemático que garante que a organização esteja cumprindo todas as normas e regulamentos. 

Porém, deve-se saber quais são as etapas da realização da verificação de conformidade de maneira eficiente e eficaz.

Planejamento da auditoria

O planejamento é a base de qualquer auditoria bem-sucedida. Esta etapa envolve a definição do escopo da auditoria, estabelecendo quais áreas, processos e regulamentações serão avaliados. Essa fase começa com a revisão de documentos relevantes, como políticas, procedimentos, relatórios e registros.

Também é o momento de definir claramente os objetivos da auditoria, que podem incluir verificar a conformidade com normas específicas ou avaliar a eficácia dos controles internos. A seleção da equipe é outro passo fundamental, escolhendo auditores com o conhecimento e a experiência necessários. 

Com o escopo e a equipe definidos, elabora-se um plano de auditoria detalhado que inclui:

• cronogramas;
• recursos necessários;
• métodos de coleta de dados;
• critérios de avaliação

Finalmente, é importante comunicar o plano às partes interessadas, como gestores e responsáveis pelas áreas auditadas.

Coleta de evidências

A coleta de evidências é essencial para fundamentar as conclusões da auditoria. Além disso, são conduzidas entrevistas com colaboradores e gestores para obter informações detalhadas sobre processos e práticas. Outro foco metodológico é a observação direta das operações e processos em ação também com o objetivo de verificar a conformidade prática com as normas. 

Importante planejar não apenas a forma de coleta das evidências como também a forma de arquivamento e recuperação, pois elas são parte fundamental na comprovação da Conformidade bem como das Ações Corretivas implementadas

Análise e avaliação

Após a coleta de evidências, as informações são analisadas e avaliadas para determinar a conformidade. 

As evidências coletadas são comparadas com os critérios definidos nas normas e regulamentos e qualquer desvio ou não-conformidade é identificado — assim como a gravidade é avaliada e o potencial impacto na organização.

Relatório de auditoria

A preparação de um relatório de auditoria documenta os achados e recomendações. Sendo assim, o relatório começa com um sumário executivo, que inclui um resumo dos principais achados e recomendações para a alta administração. 

Em seguida, descreve detalhadamente cada não conformidade encontrada, incluindo evidências coletadas e o impacto de não cumprir a norma. O relatório também propõe ações corretivas para resolver as não-conformidades e melhorar a conformidade futura, além de desenvolver um plano de ação detalhado em conjunto com a equipe interna.

Acompanhamento e implementação de ações corretivas

Após a auditoria, é fundamental acompanhar a implementação das ações corretivas.

Estabelece-se um processo para monitorar regularmente o progresso das ações e averiguar se as recomendações estão sendo cumpridas. Dessa forma, são realizadas auditorias de acompanhamento para verificar se as ações corretivas foram implementadas efetivamente e se resolveram as não-conformidades identificadas.

Melhoria contínua

A auditoria de conformidade deve ser parte de um ciclo contínuo de melhoria em busca de oportunidades de ajustes adicionais. 

O feedback dos auditores e colaboradores é utilizado para ajustar e aprimorar os processos. Além disso, políticas e procedimentos são revisados e atualizados regularmente para refletir as melhores práticas e lições aprendidas das auditorias anteriores.

Realizar uma auditoria de conformidade de forma meticulosa e estruturada garante a aderência às normas e regulamentações, mas também contribui para a criação de uma cultura organizacional de excelência. Por isso, é importante contar com um sistema que tenha boas ferramentas e facilite os processos de checagem. 

Para se adequar e seguir as regras vigentes, baixe nosso material gratuito sobre Análise Preliminar de Risco e aprenda como minimizar riscos no ambiente de trabalho!