Como Garantir a Produtividade e a Gestão de Equipes Externas

Você quer garantir a produtividade e realizar uma boa gestão de equipes externas? Preparamos dicas importantes para te ajudar!

Em 2015, 23% dos funcionários faziam pelo menos alguma atividade remota, número que em 2003 beirava os 19%.

Contratar, capacitar e gerenciar equipes externas agora é muito mais fácil do que já foi e está mudando a forma das empresas operarem.

Essa pode ser uma experiência gratificante para gestores e para toda a equipe externa, mas também pode causar um certo nível de estresse se você não souber como gerenciar uma equipe externa.

Hoje, vamos compartilhar algumas dicas para que você possa garantir a produtividade de uma equipe externa, em vez de ter dores de cabeça.

Contrate com base no alinhamento de valores

Mesmo quando você trabalha com uma equipe externa, que presta serviço em campo e dificilmente vai até o escritório, você quer ter dentro da sua empresa pessoas com valores alinhados ao seu negócio.

Ao definir suas crenças e valores e incorporar esses temas ao processo de contratação, você pode garantir que trabalha com funcionários motivados.

Aproveite esse processo para se perguntar – e descobrir:

O que minha empresa faz, e por que eu acho isso importante?
Qual é a minha visão para o negócio? O que queremos alcançar?
Quais valores eu quero que a minha empresa represente?

Depois de encontrar essas respostas, você mesmo pode incorporá-los ao processo seletivo para garantir a contratação de funcionários dispostos e capazes de ajudá-lo a atingir os objetivos da empresa.

Defina canais, processos e diretrizes de comunicação claros

Esta é, provavelmente, a dica mais importante para gerenciar com eficácia uma equipe externa.

Quando um funcionário é contratado em um novo negócio, ele é frequentemente soterrado por manuais de treinamento, instruções e documentação para mostrar como fazer o trabalho da maneira certa.

Se você pular essa etapa, vai acabar sofrendo com ineficiência e confusão, sem que isso seja culpa de seu time.

Certifique-se de que seu colaborador em campo saiba logo de cara:

Como vocês vão se comunicar (e-mail, Slack, Skype, ou outra ferramenta);
Que trabalho você espera que eles concluam durante um determinado período de tempo.
O formato que você espera que eles entreguem as atividades (envie relatórios via Dropbox, Google Drive, sistema ou aplicativo).

Uma maneira fácil de fazer isso é criar um documento compartilhável de suas diretrizes e processo de trabalho externo.

Forneça capacitação aprofundada

É claro que leva tempo, mas quanto mais instruções você puder fornecer aos seus colaboradores externos sobre como fazer projetos individuais, melhor será.

Você não quer que sua equipe trabalhe com base em instruções vagas, apenas para descobrir que o resultado final não está do seu agrado.

Você pode usar capturas de tela para treinar seu colaborador de campo sobre como realizar uma tarefa bem feita em um sistema.

Dessa forma, você municia sua equipe com as melhores práticas, fazendo com que eles evitem errar ou impedindo que eles criem vícios em suas ferramentas e sistemas.

Use ferramentas de alavancagem

Provavelmente, o maior desafio que as equipes remotas enfrentam é a comunicação.

Não há nada que se compare a perguntar para o colega uma simples informação. E sabemos que isso não existe quando estamos falando de equipes externas.

Porém, você pode optar por ferramentas de colaboração, como por exemplo:

Utilizar Basecamp, Asana ou Trello para gerenciar projetos, atribuir tarefas e permitir que sua equipe o atualize sobre seu progresso;
Skype, Zoom ou Google Hangouts para conferências em tempo real e videochamadas;
Slack para troca de mensagens em tempo real, troca de arquivos e pesquisa entre colaboradores.