A gestão de equipes externas é uma das áreas mais desafiadoras para empresas que atuam com operações em campo, especialmente no que diz respeito a acompanhar o status de cada serviço executado, bem como em obter evidências de que os procedimentos técnicos estão sendo seguidos para garantir a qualidade e a segurança da operação.
Suas particularidades da atuação remota exigem controle rigoroso, comunicação eficiente e dados confiáveis.
No entanto, muitas organizações ainda cometem erros que comprometem a produtividade, a conformidade e até mesmo a segurança das operações.
A complexidade aumenta quando consideramos a necessidade de alinhar diferentes frentes de trabalho, com múltiplas demandas simultâneas e colaboradores espalhados por diversos pontos geográficos.
Já a ausência de ferramentas adequadas para coordenar essas frentes pode resultar em falhas operacionais, baixa visibilidade das atividades e ineficiência na alocação de recursos.
Neste conteúdo, listamos os cinco erros mais comuns na gestão de equipes externas e como a tecnologia pode ser uma aliada estratégica para corrigi-los.
A importância da eficiência em gestão de equipes externas em áreas críticas
A atuação em campo, especialmente no que diz respeito às questões envolvendo a qualidade e SSMA, tem impacto direto sobre o desempenho operacional e a conformidade regulatória de uma organização.
Equipes externas que executam inspeções, montagens, manutenções preventivas e corretivas, auditorias e serviços diversos precisam de direcionamento claro, processos padronizados e meios confiáveis de registrar e comunicar informações.
Quando a gestão falha, os efeitos são severos: atrasos, retrabalhos, problemas de conformidade com normas regulatórias (como ISO 9001, ISO 14001 e NR-35), riscos operacionais elevados e perda de dados críticos.
Segundo pesquisa divulgada pela TI Inside, empresas que não estruturam adequadamente a gestão de equipes externas enfrentam uma redução de até 30% na produtividade.
Além disso, falhas no registro de dados comprometem auditorias e análises técnicas, impactando decisões estratégicas e a reputação da empresa.
5 erros que comprometem a gestão de equipes externas
Apesar da importância vital da performance na atuação em campo, muitos gestores ainda enfrentam desafios recorrentes que comprometem o desempenho das equipes externas.
Vamos abordar cinco erros frequentes que impactam a eficiência, segurança e conformidade das operações, e como a tecnologia pode ser empregada para preveni-los.
Negligenciar o monitoramento em tempo real das operações
Sem ferramentas de monitoramento em tempo real, os gestores perdem a visibilidade do que acontece em campo.
Isso dificulta identificar atrasos, gargalos e não conformidades durante a execução das atividades.
A ausência dessa visibilidade compromete a agilidade nas tomadas de decisão e a capacidade de resposta a imprevistos.
Um estudo da McKinsey mostra que empresas que adotam uma abordagem lean na sua força de campo, com monitoramento dos técnicos em tempo real e uso de analytics avançados, podem aumentar a produtividade em cerca de 20%.
Além disso, é possível prever com maior precisão o tempo gasto nas atividades, permitindo intervenções mais eficazes durante a execução das tarefas
Esse aumento significativo reflete ganhos concretos, como maior número de atendimentos realizados por técnico por dia, melhores índices de qualidade e redução de retrabalho.
Ter múltiplos canais de comunicação com a equipe
Usar múltiplos canais, como WhatsApp, e-mails e formulários em papel, pode parecer simples e barato no início, mas cria um ambiente caótico para a gestão.
Mensagens importantes se perdem, a rastreabilidade das ordens de serviço é prejudicada e a equipe perde tempo com retrabalho por falta de clareza.
A centralização das informações em uma única plataforma com histórico, notificações e registros automáticos aumenta a produtividade e reduz falhas de execução.
Não garantir a padronização e confiabilidade dos dados coletados
Relatórios manuais e anotações em papel para transcrição posterior estão sujeitas a erros humanos que tornam os dados inconsistentes.
Isso compromete a análise posterior e impossibilita a rastreabilidade das informações em auditorias ou em casos de reclamações de clientes.
A falta de padronização dos dados coletados impede comparações históricas e análises precisas de performance.
Ferramentas digitais com formulários personalizáveis, inserção de fotos, assinatura eletrônica e marcação automática de data/hora trazem confiabilidade e segurança à gestão das informações em campo.
Subestimar a importância do cumprimento de normas e padrões operacionais
Nas áreas de SSMA e qualidade, o não cumprimento de normas pode gerar multas, prejuízos e até acidentes. A ausência de processos estruturados, evidências e verificação em tempo real compromete o controle da conformidade aos procedimentos operacionais.
Empresas que adotam tecnologias para controlar e evidenciar o cumprimento de Procedimentos Operacionais Padrão e requisitos de Normas Regulamentadoras reduzem em até 60% os incidentes operacionais.
Um sistema que facilite o registro de procedimentos, gere evidências e automatize checagens minimiza riscos e garante aderência às exigências normativas.
Não integrar as equipes externas aos sistemas corporativos da empresa
A desconexão entre o que acontece em campo e os sistemas corporativos (como ERPs, CRMs e plataformas de BI) dificulta uma gestão de equipes externas estratégica.
Os dados coletados em campo precisam alimentar relatórios de desempenho, indicadores de qualidade, estoques de peças de manutenção e ações corretivas.
A ausência dessa integração gera retrabalho no escritório, atrasos na análise de dados e perda de oportunidades de melhoria.
Já a integração direta entre as equipes externas e os sistemas corporativos proporciona consistência, rapidez e visão consolidada das operações.
Como a tecnologia corrige esses erros e impulsiona a gestão de equipes externas?
A adoção de soluções digitais integradas para gestão de equipes externas tem sido um divisor de águas para as empresas que atuam em campo.
Sistemas, como o DKRO, substituem documentos em papel, mensagens de WhatsApp e planilhas por relatórios digitais preenchidos diretamente no local da atividade, por meio de celulares ou tablets.
Os dados gerados pelas equipes de campo são enviados automaticamente à central de controle, com recursos como geolocalização, fotos, assinaturas e registros de data e hora.
Em resumo, utilizar um sistema de gestão operacional de serviços externos é um investimento de retorno rápido e elevado, que proporciona inúmeros benefícios, como:
Monitoramento em tempo real: permite acompanhar a execução das tarefas enquanto elas ocorrem, promovendo aumento da eficiência operacional e ajustes imediatos quando necessário.
Comunicação centralizada: unifica as interações e registros operacionais em uma única plataforma, garantindo o cumprimento das programações.
Padronização de dados: garante que todos os registros sejam feitos com os mesmos critérios, possibilitando rastreabilidade e consistência.
Conformidade automatizada: cria rotinas alinhadas a normas e procedimentos, com evidências.
Integração com sistemas de gestão: facilita a análise estratégica, alimenta indicadores de performance e evita retrabalhos no escritório.
Transforme agora a gestão das suas equipes externas com o sistema DKRO. Reduza falhas, aumente a produtividade e fortaleça sua conformidade operacional com tecnologia de ponta. Fale com um especialista!
(Imagens: divulgação)
