A auditoria de qualidade é rica em ferramentas de gestão que ajudam as empresas a colocarem seus conceitos em prática, e vale a pena conhecê-las. Afinal, todo negócio visa crescimento e a lucratividade em algum nível, e boas técnicas podem tornar esse processo mais ágil. É o caso da metodologia 5s.
Com os 5s (seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke), reunimos critérios para processos mais enxutos, ágeis e econômicos. Além disso, preparamos o ambiente de trabalho para melhorar as relações e aumentar a produtividade.
Se quiser conhecer uma excelente ferramenta para otimizar processos e sistemas na sua empresa, não deixe de conferir!
O que é metodologia 5s?
A metodologia 5s é uma ferramenta de qualidade com origem no Japão. No Pós-Segunda Guerra, o contexto econômico de crise e escassez de recursos levou a busca por novas filosofias e métodos de trabalho. É uma relação que fica clara ao observamos os significados presentes na metodologia:
- seiri — senso de utilização;
- seiton — senso de organização;
- seiso — senso de limpeza;
- seiketsu — senso de norma;
- shitsuke — senso de disciplina.
Utilização, organização e limpeza trazem a noção de otimização dos processos. É uma forma de minimizar as entradas (materiais, tempo, capital) ao perseguir os resultados.
Senso de utilização (seiri)
O senso de utilização está relacionado a entender a real necessidade das coisas. Será que os equipamentos, máquinas, tarefas, materiais e outros fatores de produção realmente são necessários? Simplificar, minimizar, cortar gastos e desperdícios fazem parte do seiri.
Senso de organização (seiton)
Os fatores de produção devem estar devidamente classificados e ordenados para evitar erros e desperdícios, bem como maximizar a produtividade. As coisas devem estar nos seus devidos lugares conforme as finalidades de utilização.
Senso de limpeza (seiso)
Todos os colaboradores devem ser responsáveis por manter a limpeza do ambiente de trabalho. Há um sentido de higiene, mas também de minimizar elementos que não tenham uma funcionalidade no ambiente.
Senso de norma (seiketsu)
As mudanças de limpeza, organização e utilização devem ser padrões que vão orientar a conduta das pessoas. Além disso, esses mesmos padrões serão reforçados com incentivos ou cobrança, para que os colaboradores se habituem a cumprirem.
Senso de disciplina (shitsuke)
O método 5s se encerra com a importância de transformar as novas práticas em hábitos, trazendo a consistência para o processo. É importante estar sempre atento para não retornar aos padrões menos eficientes.
Quais são as principais vantagens do método 5s?
Os novos critérios direcionam o olhar dos gestores para pontos-chave para otimização de processos e sistemas. Então, as mudanças são recompensadas com uma série de benefícios.
Ter uma rotina de trabalho mais agradável
Um ambiente organizado, limpo e funcional apresenta condições mais adequadas. Logo, conseguimos afetar a experiência no trabalho, tornando a jornada mais agradável.
Melhorar as relações humanas
O trabalho para melhorar o ambiente com a metodologia 5s envolve todos os profissionais em objetivos comuns. Além disso, o ambiente se torna uma influência positiva nos ânimos das pessoas, ajudando a construir boas relações.
Aumentar a produtividade
Todos os elementos estão otimizados para que cada colaborador possa entregar o melhor. Materiais, documentos, equipamentos, tudo estará no seu devido lugar para que o colaborador entregue resultados com mais eficiência.
Criar um contexto mais seguro
Os novos hábitos também se relacionam com a segurança no trabalho. Ambientes limpos e organizados, em que as pessoas sabem quais são as normas e tem o hábito de segui-las, minimizam acidentes de trabalho.
Tornar as atividades mais enxutas
Para finalizar, evitamos desperdícios e esforço de baixo valor agregado nos processos. Assim, construímos processos mais simples e econômicos, alcançando os resultados de maneira otimizada.
Como implementar a metodologia 5s?
A metodologia 5s é acessível para ser implementada em qualquer empresa. Veja um roteiro para realizar as mudanças.
Crie uma comissão
De início, reúna um grupo de trabalho para se dedicar às possíveis melhorias. Pense os 5s como estágios, revisando os ambientes, processos e atividades do senso de utilização até o senso de disciplina.
Analise pontos críticos
A seguir, faça um inventário das principais mudanças necessárias. É importante definir quais são as ações mais urgentes (podem causar prejuízo imediato) e importantes (trazem benefícios quando feitas), estabelecendo as prioridades.
Adote avaliações
Crie questionários baseados nos sensos de utilização, organização, limpeza, norma e disciplina para avaliar o desempenho das equipes, a qualidade dos processos e as condições do ambiente de trabalho.
Siga o ciclo PDCA
Após o planejamento, procure passar diversas vezes por todas as etapas do ciclo PDCA (planejar, executar, checar e agir). Dessa forma, periodicamente, o ambiente de trabalho receberá melhorias, a partir do conhecimento adquirido com o plano em funcionamento.
Utilize a tecnologia
É importante destacar que o software DKRO conta com diversos facilitadores para você implementar a metodologia. Relatórios automatizados, formulários digitais e dashboards, por exemplo, tornam as inspeções e avaliações das condições de trabalho mais ágeis e confiáveis, em processos de gestão da qualidade e segurança do trabalho.
Sendo assim, a implantação da metodologia 5s será rápida. Logo, em pouco tempo, colherá os frutos de ambientes de trabalho mais adequados e processos otimizados.Então, que tal implementar agora mesmo? Entenda como funciona a auditoria de qualidade no software DKRO e faça melhorias mais ágeis e seguras com auxílio da tecnologia!
