O workflow é o modo como as atividades estão divididas e ordenadas em etapas, formando uma sequência de passos até o trabalho ser concluído. Idealmente, esse fluxo não deve ser aleatório ou imprevisível, mas uma atividade planejada e gerida pelos líderes de equipe.

Um fluxo de trabalho claro, ágil e eficiente afeta positivamente os resultados. Não à toa, os softwares de gestão de equipes veem o workflow como uma prioridade, trazendo inúmeras facilidades de automação e otimização de tarefas.

Para entender como definir o fluxo de trabalho, continue a leitura deste conteúdo. Explicamos quais ferramentas de gestão podem ajudar você nessa tarefa e quais são os benefícios de um workflow adequado!

Quais as principais características do workflow?

Toda empresa tem uma maneira de realizar o trabalho. Nesse ponto, o que diferencia as organizações não é a existência do workflow, mas sua maturidade.

Os níveis de maturidade avaliam se uma atividade é estruturada da maneira correta, em termos de padrões claros e capacidade de melhoria. Faça uma rápida reflexão e avalie em que estágio o fluxo de trabalho das suas equipes se encontram.

Inicial

No nível inicial, o workflow é imprevisível e não está documentado. Além disso, o gestor é um apagador de incêndios, atuando majoritariamente de forma reativa.

Gerenciado

No gerenciado, o fluxo de trabalho está planejado e documentado, ou seja, as pessoas conhecem qual é o caminho até a conclusão das atividades.

Definido

Já a definição traz a necessidade de atender a padrões e modelos de qualidade. Isto é, não é mais qualquer organização, e sim aquela compatível com certo modelo de trabalho que passa a valer.

Quantitativamente gerenciado

A seguir, o workflow tem sua eficiência e compatibilidade com os padrões de qualidade medidos a partir de dados e estatísticas, geralmente indicadores de desempenho.

Otimizado

Por fim, a maturidade ideal é o workflow otimizado. Essa é a característica do fluxo de trabalho que sofre melhorias contínuas a partir dos feedbacks em números, obtidos por indicadores de desempenho.

Como ter um workflow otimizado?

Você pode aumentar a maturidade do workflow e alcançar a melhoria contínua com modelos de gestão cíclicos. Neles, ao finalizar as etapas de execução e avaliação, o feedback obtido é base para a revisão do fluxo de trabalho, corrigindo erros e reforçando acertos.

Uma ferramenta de gestão indicada para fazer essa melhoria é o ciclo PDCA. Resumidamente, cada uma das letras do acrônimo é uma etapa do modelo de gestão.

Planejamento (plan)

Inicialmente, você vai mapear e planejar o fluxo de trabalho da empresa, desenhando cada uma das etapas para concluir o serviço.

Execução (do)

O workflow é colocado em operação, e o gestor deve controlar as atividades para que os colaboradores sigam o processo estabelecido.

Checagem (check)

O gestor coleta dados quantitativos a partir dos indicadores de desempenho.

Ação (act)

A partir dos dados coletados, buscamos melhorias no fluxo de trabalho, entendendo o que funcionou e o que não funcionou. Ao chegar a uma conclusão, retomamos o planejamento para revisar e melhorar o workflow.

Como boas práticas, sugerimos as seguintes medidas:

• procure enxugar etapas e tarefas;
• delegue atividades para reduzir gargalos causados pela necessidade de aprovação do gestor;
• utilize a tecnologia para automatizar tarefas e ter padrões claros;
• conheça os modelos de trabalho de organizações com problemas similares aos seus;
• escute os colaboradores sobre os principais problemas enfrentados.

São algumas sugestões. Sua equipe, à medida que o ciclo PDCA é repetido, pode fazer revisões periódicas e usar a experiência para evoluir continuamente.

Quais são os benefícios de um workflow otimizado?

O workflow otimizado é um investimento que vale a pena, porque impacta no coração da produtividade das equipes. Veja alguns benefícios:

Possibilidade de controle das atividades

A clareza do workflow é fundamental para o gestor saber o estágio do serviço e controlar o desempenho da equipe.

Visualização de erros

Além disso, o fluxo de trabalho permite fazer a engenharia reversa quando ocorre um problema, voltando até a etapa ou tarefa exata em que foi ocasionado. 

Alinhamento entre as equipes

As diferentes equipes passam a seguir os mesmos passos e padrões de qualidade ao realizar os serviços. Isso é importante para vermos metas organizacionais, como satisfação do cliente e redução de custos, refletirem-se no comportamento diário das equipes.

Organização de tarefas diárias e recorrentes

O workflow também é responsável por centralizar os dados sobre as tarefas e distribuí-las conforme a etapa da operação. Com isso, a comunicação interna é facilitada, pois todos compartilham as informações.

Vale ressaltar que, nos dias atuais, o workflow otimizado depende de um sistema de gestão adequado para as particularidades da empresa. Isso porque, a quantidade e complexidade de informações produzidas dificulta o trabalho do gestor, gerando inúmeras rotinas burocráticas se não houver automação.

Aqui na DKRO, fornecemos uma tecnologia específica para a gestão de equipes externas, que se adapta aos fluxos de trabalho desse tipo de operação. Confira algumas funcionalidades que vão ajudar a sua empresa a gerir o workflow com eficiência:

• centralização do fluxo de trabalho em uma plataforma online, ou seja, com acesso pelo computador, celular ou outro dispositivo;
• notificações sobre o status e conclusão da etapa;
• notificação para o responsável pela próxima atividade;
• digitalização de relatórios, formulários e outros documentos referentes às etapas e tarefas;
• personalização do workflow para melhorar continuamente as atividades;
• aplicação de indicadores de desempenho padrão e personalizados.

Viu só? Planejar o workflow é fundamental para tornar as equipes externas mais produtivas e melhorar indicadores. Além disso, com o auxílio da tecnologia, ganhamos mais performance, pois os recursos de automação e comunicação interna são indispensáveis para gerir com o volume de informações e tarefas dos trabalhos atuais.

Se quiser tirar suas dúvidas sobre como organizar o fluxo de trabalho, confira o conteúdo “Ciclo PDCA: veja como aperfeiçoar seus processos em 4 passos” e complemente a sua leitura.