Eliminar o papel na gestão de operações resulta em eficiência e produtividade. Veja como se beneficiar com ela

Embora eliminar 100% dos papéis não seja viável, uma pequena redução pode resultar em economia de custos e maior eficiência.

Não importa se sua empresa está começando ou se já tem processos estabelecidos, sempre há vantagens em reduzir o uso do papel.

Aqui estão 6 razões pelas quais eliminar o excesso de papel pode ser um benefício à sua gestão operacional.

Organização

A capacidade de localizar e divulgar informações rapidamente pode melhorar a eficiência e o profissionalismo da sua empresa.

Passar tempo procurando por pilhas de papel diminui o tempo de resposta, em uma era em que muitas empresas estão 100% online e disponíveis.

Ao digitalizar cópias eletrônicas de recibos e faturas, os documentos podem ser classificados, arquivados e organizados para serem rapidamente encontrados.

Rapidez na comunicação

Com os avanços tecnológicos de dispositivos inteligentes, a maioria das pessoas tem acesso imediato aos e-mails.

Sendo assim, enviar arquivos, cópias de contrato e documentos via e-mail é muito mais rápido, além de mais barato.

Embora aumente a eficiência, a comunicação eletrônica também diminui os custos de armazenamento, pois a quantidade de cópias em papel começarão a diminuir.

Facilidade de recuperação

Com o advento dos aplicativos de digitalização, é possível fazer backups de relatórios e ordens de serviço sem precisar guardar uma pilha de papéis no escritório.

Arquivos eletrônicos também podem ser compartilhados com colegas de trabalho através de sua rede, ou via e-mail.

A redução do papel também torna o transporte de dados mais eficiente e seguro, sem a necessidade de enviar documentos pelos Correios.

Backups automáticos

Quando você acidentalmente joga fora um papel importante, ele geralmente desaparece.

No entanto, quando falamos em arquivos eletrônicos, existem muitas possibilidades de backup.

Isso faz com que você tenha garantia e a segurança de que um arquivo nunca será perdido por problemas operacionais.

Respeito ao meio ambiente

O uso de papel está diminuindo, mas a quantidade de papel que gastamos ainda é enorme.

As empresas estão implementando técnicas para diminuir o uso de papel, que representam, sozinhas, 20% do volume de papéis utilizados.

Mas, respeitar o meio ambiente é muito mais do que apenas reduzir papel.

Um ambiente com menos papel também pode significar menor consumo de energia, enquanto impressoras, aparelhos de fax e outros itens estão desligados.

Economia

A economia de reduzir o consumo de papel vai além do próprio custo do papel. O custo de suprimentos, como cartuchos de tinta, também diminui.

Aquisições ou substituições de equipamentos, como copiadoras e impressoras, também podem diminuir em uma empresa com menos papel.

Pense em quanto você economizaria eliminando a compra periódica de toners, cartuchos, papéis e impressoras.

Sem sombra de dúvidas, é uma bela economia.

Que tal experimentar reduzir o excesso de papel em seu escritório?

Hoje falamos de alguns benefícios que a sua empresa tem ao começar a repensar no excesso de papel.

Além de não ser mais um item essencial para relatórios, ordens de serviço e similares, o papel, muitas vezes atrapalha na produtividade.

Pense no retrabalho que exige, por exemplo, a digitação de uma ordem de serviço para incluir no sistema, ou no escaneamento de imagens para um laudo.

Demora, não?! A parte boa é que hoje, com aplicativos e equipamentos, já é possível digitalizar documentos, eliminando boa parte do papel produzido.

Que tal experimentar uma nova maneira de organizar e gerir os seus processos? Pense em reduzir o excesso de papel e leve essa filosofia adiante. Você só tem a ganhar!