A ordem de serviço é um documento essencial para garantir a organização do seu negócio, a escolha de um bom software é essencial para manter o fluxo de trabalho em ordem.

Uma companhia lida com uma quantidade enorme de tarefas diariamente, tanto envolvendo a equipe interna quanto as que têm a participação de clientes ou fornecedores.

Para acompanhar todos esses processos e documentá-los formalmente, é necessário usar a ordem de serviço e suas diferentes variações.

Qual sua importância?

Por meio da OS, é possível controlar o tempo de execução, alocação de mão-de-obra e até mesmo os recursos investidos na prestação de um serviço. Sendo assim, o uso desse documento pode te ajudar a refinar os processos e otimizar o trabalho. Desde que os registros sejam feitos da forma adequada as Ordens de Serviço trazem informações valiosas sobre a produtividade e a qualidade do trabalho das equipes de campo.

Softwares como o da DKRO, fazem atualizações em tempo real do status de cada OS mostrando de forma direta o que já foi feito. Dessa forma a equipe de gestores fica ao par do progresso dos serviços evitando surpresas com OSs realizadas com atrasos ou mesmo não realizadas.

Além disso, também fica mais fácil o processo de priorização das tarefas, já que todos os prazos e detalhes do pedido estão presentes na OS.

Controle da produtividade

Como mencionamos em outras matérias, as ordens de serviço podem sofrer alterações conforme as atividades vão sendo cumpridas.

Com um bom sistema de gerenciamento é possível identificar quais tarefas levam mais tempo para ser realizadas e também idealizar uma estratégia de otimização para processos que estão tomando mais tempo da execução.

Descrição Detalhada

É fundamental reunir todos os detalhes importantes sobre o serviço solicitado pelo cliente, já que esses dados auxiliam a equipe a fazer um trabalho mais preciso e efetivo.

Ao mesmo tempo, a documentação de todas especificações do cliente também evita a ocorrência de dúvidas e conflitos entre a empresa e o cliente.

Entendendo o fluxo de trabalho

A ordem de serviço é o documento ideal para alimentar o fluxo de trabalho e garantir que ele se mantenha efetivo. Além disso, o fluxo de trabalho também unifica equipes em uma mesma tarefa para que o processo possa se desenvolver de forma uniformizada e dinâmica.

Ordem de serviço preventivo

Ao contrário da ordem de pedido de manutenção corretiva, a OS Preventiva é o tipo de ordem que não espera o erro acontecer para acionar o serviço. A ordem é solicitada com a intenção de preparar o objeto ou projeto para que imprevistos não ocorram no futuro. Essas atividades normalmente podem ser programadas de acordo com as necessidades dos clientes e atendendo às especificações de projeto e construção de equipamentos e sistemas.

Software Ordem de Serviço x Planilhas x Formulários em Papel

Se você ainda é adepto aos formulários em papel e documentos Excel, Word ou Google Docs, existem diversos modelos de ordem de serviço que podem ser baixados e adaptados para as necessidades da sua empresa mas a melhor opção para a emissão e gerenciamento de Ordens de Serviço sem erros e retrabalhos é o uso de um sistema de gestão integrada como o da DKRO. Por meio dele, a OS é gerada automaticamente e já se torna parte dos relatórios da empresa, podendo ser acessada por funcionários de outras áreas da empresa para iniciar os processos do serviço.

Escolha do software de gestão

Para emitir as suas ordens de serviços, arquivá-las e monitorar as atividades envolvidas no serviço solicitado, você pode contar com o auxílio de uma única ferramenta. Por meio do software, é possível monitorar as atividades marcadas com o cliente e reunir os dados de todos seus clientes, funcionários e produtos em um lugar só.

Fontes: Vinck Comunicação, Executivo Felix Schultz.