Existem diversos modelos de checklist e cada um deles tem uma utilidade para auxiliar no acompanhamento da realização de tarefas da sua empresa — por mais simples que elas possam parecer. 

A utilização de checklists na rotina deixa os processos mais ágeis, produtivos e, acima de tudo, muito mais seguros. Portanto, é uma ferramenta poderosa de transformar a realização de tarefas, afinal são muito simples de aplicar. 

De pequenas a grandes empresas, o uso dos variados modelos de checklist ajudam no aumento da produtividade e otimização de tarefas, contribuem para a melhora da qualidade e a redução de custos. 

Neste artigo, você vai aprender para que servem os checklists, a importância de usá-los no seu negócio e os principais modelos que você precisa conhecer. 

Para que serve um checklist?

De maneira geral, o checklist é um documento (que pode ser checklist online ou físico) no modelo de lista. A sua função é ajudar no acompanhamento de atividades e tarefas do dia a dia, em que a pessoa responsável pode dar “checks” em cada item assim que fizer a conferência.

Além disso, auxilia na checagem tanto de tarefas recorrentes quanto aquelas que acontecem em períodos espaçados — como inventários, auditorias etc.

Qual a importância do checklist?

A ferramenta é muito útil para encontrar falhas, checar dados e informações e verificar lacunas em processos que devem seguir uma sequência lógica e organizada. 

Dessa forma, a utilização de checklists é conveniente para que os profissionais organizem as atividades sem esquecer nada. Em decorrência disso, há diversos benefícios da aplicação de checklists no dia a dia.

• aumentar a produtividade;
• planejar o trabalho e seus responsáveis;
• otimizar processos ;
• reduzir falhas e riscos;
• padronizar  atividades;
• diminuir custos;
• melhorar a qualidade nas tarefas;
• ter mais controle sobre as atividades;
• melhorar o desempenho;
• aumentar a receita.

Confira 7 principais aplicações  de checklist

Os checklists são utilizados para garantir o cumprimento de processos e procedimentos de acordo com normas pré-estabelecidas, mas existem variados modelos que exercem diferentes funções. 

Confira os 7 principais modelos de checklist que você precisa implementar na sua empresa 

1. Recebimento de mercadorias e materiais

O checklist de recebimento de mercadorias e materiais é usado para verificar a qualidade dos itens recebidos durante uma operação. Normalmente, é realizada uma verificação de acordo com as especificações do pedido para garantir que os materiais estejam em perfeitas condições.

Esse modelo de checklist é um grande aliado para prevenir perdas de materiais. Afinal, nos itens podem ser verificados atributos como quantidade, qualidade, validade e outras especificações. A ferramenta também é muito útil para fazer o monitoramento e controle de avarias.

2. Segurança do trabalho

Uma das listas de checagem mais importantes dentro de qualquer organização é o checklist de segurança no trabalho, já que é extremamente relevante para a segurança dos colaboradores. 

Manter o ambiente de trabalho seguro é um cuidado que deve ser feito de maneira regular, seguindo todas as normas e regulamentadoras. Isso é fundamental para prevenir acidentes de trabalho, além de controlar a rotina dos trabalhadores. 

Este modelo de checklist inclui itens como uso de equipamentos de proteção individual (EPIs), sinalização de segurança, treinamento em procedimentos de segurança, verificação de equipamentos e instalações , auditorias, etc.

3. Verificação pré operacional

Para garantir que todos os procedimentos de segurança sejam seguidos e os riscos sejam minimizados, o checklist de verificação pré operacional deve constar nos procedimentos da sua empresa.

Dados do Ministério Público do Trabalho mostram que entre os anos de 2012 e 2021 foram registrados mais de 6 milhões de CAT (Comunicações de Acidentes de Trabalho). Porém, esse número poderia ser reduzido se uma medida simples, como o checklist de prevenção de acidentes fosse colocada em prática.

Este checklist deve incluir itens como a verificação de equipamentos de segurança, ferramentas de trabalho,  treinamentos, condições da área de trabalho, manutenções, entre outros.

4. Organização, integridade e limpeza de EPIs

A verificação do estado geral dos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) visa garantir que todos os equipamentos necessários para a segurança estejam em boas condições e sejam armazenados adequadamente. 

A higienização de equipamentos assegura que os itens estejam seguros para serem usados pelos trabalhadores. Tais medidas são para preservar a saúde e segurança e é dever do empregador fornecer os produtos certos à equipe.

Portanto, o checklist deve incluir itens como a verificação dos equipamentos, a limpeza adequada, manutenção e armazenamento para preservar e garantir a conservação dos materiais.

5. Gestão da qualidade

A rotina com o checklist de gestão de qualidade assegura que produtos e serviços tenham alta qualidade. Dessa maneira, a lista ajuda na comparação de itens e processos para avaliar se as condições estão de acordo com as especificações definidas pela empresa.

Logo, a verificação por meio das listas aponta se os resultados estão dentro do padrão estabelecido ou se ficaram fora do previsto. A realização da auditoria de qualidade levanta informações e avalia processos, pessoas e produtos — tudo para encontrar inconstâncias que possam interferir na qualidade proposta pela organização.

6. Logística e transporte

A lista de checagem em logística e transporte é usada para certificar que os processos de transporte e entrega sejam executados de acordo com as normas estabelecidas. As inspeções são feitas para que os processos sejam eficientes e seguros, já que qualquer erro na logística pode desencadear uma série de problemas e prejuízos.

A criação e aplicação de um checklist de logística e transporte faz com que as operações sejam otimizadas e os cuidados sejam redobrados. 

O checklist deve incluir itens como a aferição dos veículos, a análise dos documentos de transporte, verificação da entrega e outros processos internos.

7. Ordem de serviço

A ordem de serviço é um documento para controle de trabalhos realizados com agendamento prévio e que já foi aprovado para a execução. Nesse sentido, o uso da checklist visa garantir que os serviços sejam realizados de acordo com os procedimentos padrão. 

A lista deve ser feita para incluir itens a serem verificados em todas as ordens de serviços emitidas, como a descrição do serviço a ser realizado, eventuais materiais que serão aplicados, local, número da OS, data da emissão e outros dados importantes. 

Os variados modelos de checklist são eficientes para assegurar a organização dentro da empresa. Além disso, as listas ajudam para que gestores e trabalhadores não confiem apenas na memória e, assim, possam verificar itens e processos para que tudo tenha qualidade e segurança.

Se você quer aumentar ainda mais a segurança na sua empresa, aproveite e baixe gratuitamente nosso Guia de Inspeção de segurança!