Fazer a gestão de equipes externas é fundamental para a garantir um bom atendimento ao cliente, sem deixar de lado também o controle dos custos.

Afinal de contas, as pessoas que trabalham fora da sede da empresa estão ligadas às vendas ou à prestação de serviços aos clientes e precisam ter autonomia e responsabilidade suficiente para solucionar os desafios do dia a dia, que costumam surgir com bastante frequência.

É primordial que você faça o monitoramento desses colaboradores para garantir que eles estejam cumprindo adequadamente as demandas e os prazos. Fazer isso, no entanto, é bastante complicado já que é bem provável que você não tenha contato direto e constante com eles.

Abaixo você encontra algumas dicas de gestão de equipes externas que vão tornar o seu trabalho muito mais fácil e efetivo.

Tenha indicadores de desempenho e estabeleça metas

Como você vai conseguir melhorar o desempenho da equipe externa se não há indicadores e metas ou se acompanhá-los toma muito tempo e gera custos excessivos?

Muitas vezes, para não trabalhar no “escuro”, as lideranças utilizam relatórios de acompanhamento em papel e mesmo planilhas eletrônicas. Na falta de sistemas especialistas esse é um bom começo mas sempre há o risco de erros, atrasos e imprecisões.

Dispor de dados e fatos na hora do feedback é essencial para que a conversa seja produtiva e exerça seu papel de alavancar os resultados do trabalho do colaborador, seja para aumentar as vendas ou para melhorar a produtividade e a satisfação dos clientes.

Estabelecendo metas as pessoas ficam mais motivadas e trabalham melhor. Por consequência, se você deseja que a equipe faça um bom trabalho, é importante determinar objetivos.

Todavia, tome cuidado com isso, pois as metas precisam ser tangíveis para o que efeito causado seja aquele que você busca. Isso porque, ter objetivos muito difíceis faz com que os funcionários se desmotivem e passem a trabalhar cada vez com menos qualidade.

Por essa razão, faça um planejamento para avaliar a situação do seu negócio o quanto antes. Em seguida, estabeleça as metas, assim você vai garantir a produtividade, além de motivar seus colaboradores.

Esteja em contato e obtenha informações diariamente

Para ter a certeza absoluta de que o funcionário realizou todas as atividades, faça a solicitação de relatório diários. Desse modo, se torna possível realizar o acompanhamento dos colabores e controlar também a produtividade.

Nesse caso, a dica é que você tenha um relatório modelo em que estejam presentes as metas e as atividades que o funcionário executa no dia a dia.

Se você ainda não usa a tecnologia ao seu favor (continue lendo que te darei uma dica de ouro logo abaixo), é primordial que esse relatório não seja longo, pois o objetivo é apenas monitorar as demandas e não fazer o colaborador perder horas e horas preenchendo papelada.

Então, um documento direto e objetivo já vai ser mais do que o suficiente para tornar a sua gestão de equipes externas mais eficiente.

A resposta para eficiência e a eficácia está em usar a tecnologia ao seu favor!

Por fim, você precisa usar a tecnologia ao seu favor para fazer a gestão de equipes externas.

Para isso conte com um software que seja capaz de otimizar o trabalho das equipes de campo e mesmo do pessoal de administração interna.

Existem muitos no mercado, mas o mais completo é o DKRO, que lhe facilita o processo de gerenciamento todo através de:

• Agenda de Visitas e Ordens de Serviço – planeje e controle as atividades em campo em tempo real. Você vai saber exatamente o que, quando e por quem está sendo feita cada atividade;
• Formulários digitais – Diga ADEUS aquela papelada chata, às planilhas que precisam ser consolidadas e aos trabalhos e retrabalhos de digitação e tenha e tenha informações 100% confiáveis! Utilize celulares e tablets para preenchimento de dados no campo, capture fotos, assinaturas e o que mais precisar gerando relatórios automatizados e personalizados.
• Monitoramento remoto – para ter a localização instantânea de cada um dos seus colaboradores, saber onde estão e o tempo que passaram em casa lugar;
• Gestão de desempenho – meça o desempenho de cada um dos funcionários de maneira dinâmica, obtenha insights eficientes para usar a favor da sua gestão;

Como você viu, que hoje em dia é indispensável o uso da tecnologia ao favor da empresa para melhorarmos os índices do negócio.

E o que você acha? Conta pra gente!

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