A palavra inglesa paperless significa literalmente “sem papel”. Mas isso não quer dizer abrir mão de informações importantes, e sim adotar um jeito mais prático e sustentável de lidar com documentos.

Cada vez mais empresas no mundo estão deixando o papel de lado para ganhar tempo, reduzir burocracia e ainda colaborar com o meio ambiente.

Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), gestores chegam a perder quase um mês por ano só procurando informações em documentos impressos. E mais: 7,5% da jornada de trabalho vai embora nessa busca.

Outro dado curioso: as empresas perdem todo ano entre 3% e 5% de seus arquivos físicos. Isso mostra que digitalizar não é só economizar papel, mas também garantir agilidade, segurança e acesso fácil aos documentos.

Neste post, vamos mostrar como o conceito de paperless pode transformar o dia a dia de um consultor de SST. Continue lendo e descubra!

O que significa ser paperless na prática?

Um consultor de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) pode e deve implementar ações envolvendo o conceito paperless.

Dentre as diversas tarefas realizadas por esse profissional, muitas delas envolvem controles, análises dos dados e desenvolvimento de apresentações, quando não são poucos os documentos utilizados ou gerados, tais como:

• fichas impressas,
• planilhas,
• anotações manuais,
• relatórios com apresentação dos resultados.

Como vimos, a transformação digital pode colaborar de maneira efetiva com esses profissionais, uma vez que o uso de dispositivos móveis, formulários eletrônicos, checklists automatizados, assinaturas eletrônicas e geração instantânea de relatórios fazem toda a diferença.

Trata-se, portanto, de contar com a tecnologia a favor das atividades do dia a dia, onde bons exemplos podem ser observados a partir da migração do papel para o digital, especialmente em relatórios produzidos durante as visitas, como os inventários de riscos, DDS, checklists de segurança, laudos técnicos, etc.

Principais benefícios da transformação digital

O paperless faz parte de um conjunto de práticas do que é conhecido como transformação digital e apresenta muitos benefícios.

Os maiores benefícios dizem respeito ao ganho de agilidade e produtividade, pois existe uma significativa diminuição no tempo desde a realização da visita até a entrega dos relatórios ao cliente.

Também ocorre uma diminuição de erros e retrabalhos, já que os dados são digitados uma única vez com validações automáticas.

Outro aspecto que merece destaque está na diferenciação do trabalho em relação à concorrência, isso porque a transformação digital está diretamente associada à modernidade, credibilidade e profissionalismo.

Outros aspectos que merecem ser mencionados são o fato de que a adoção desse modelo integra às operações resultados positivos como a diminuição do corte de árvores, a economia de recursos naturais (como a água na produção de papel) e a redução do consumo de energia.

Barreiras e como superá-las

Diante de tantos benefícios, será que existem barreiras para enfrentar a adoção do modelo paperless nos negócios envolvendo a consultoria de Saúde e Segurança do Trabalho?

Sim, infelizmente a resposta é positiva: é comum haver resistência à transformação digital.

Historicamente, grandes transformações como a Revolução Industrial, a mecanização agrícola, a informatização empresarial e, mais recentemente, a automação de processos industriais enfrentaram alguma oposição. Da mesma forma, o modelo de trabalho paperless também encontra resistências.

Essas barreiras incluem a resistência à adoção de novas tecnologias, impulsionada pelo receio de perder o controle dos processos, e a carência de uma infraestrutura apropriada, que justificam a manutenção dos métodos convencionais.

Para superar as barreiras na implantação do conceito paperless, é imprescindível adotar algumas ações práticas:

• Treinamento dos profissionais envolvidos nos processos – capacitar a equipe garante que todos compreendam a nova forma de trabalhar e utilizem corretamente os recursos digitais, evitando resistência e erros operacionais.
  
  
• Adoção de ferramentas amigáveis que facilitem as operações – soluções intuitivas e fáceis de usar reduzem a curva de aprendizado e aumentam a produtividade da equipe em campo e no escritório.
  
  
• Suporte técnico de qualidade e adequado às necessidades existentes – contar com um atendimento ágil e especializado assegura a continuidade das atividades, mesmo diante de imprevistos ou dúvidas.

• Envolvimento direto da direção no processo de transformação digital – quando os gestores assumem o papel de exemplo e acompanham de perto a implantação, demonstram comprometimento, reforçam a importância da mudança e aumentam significativamente as chances de sucesso.
  
  

Por isso, é fundamental ter ao lado uma empresa especializada que vivencie diariamente esses desafios e disponha da competência necessária para implementar soluções digitais capazes de transformar a rotina do consultor de SST.

Ferramentas que apoiam o modelo paperless

Como vimos, a adoção de ferramentas tecnológicas é essencial para que se possa adotar o modelo paperless.

Uma excelente opção direcionada a consultores de SST é contar com o Sistema DKRO, uma solução que economiza tempo de toda a equipe ao mesmo tempo que garante a padronização dos relatórios de serviços em rotinas como:

• checklist de equipamentos, instalações e processos segundo as NRs,
• inventários de riscos
• relatórios de visitas
• registros de advertências
• registro de DDS e treinamentos,

O DKRO possibilita a criação de formulários personalizados, com a Logomarca da Consultoria de SST e permite o envio automático de relatórios para os clientes.

Outra função disponível no DKRO é a programação de visitas, em que é possível planejar e controlar o status de todas as visitas aos clientes em uma única tela. É a forma mais prática e segura de garantir o cumprimento das visitas conforme cada contrato fechado.

Isso significa que o foco dessa solução vai além da eliminação do papel, visando a automação e a otimização dos processos.

Exemplo prático

Vamos exemplificar os ganhos em termos financeiros que uma Assessoria de SST obteve ao implementar o DKRO em substituição ao modelo tradicional de formulários físicos.

Antes: um Técnico de Segurança do Trabalho atendia 28 clientes com visitas mensais e não conseguia crescer o faturamento, pois perdia em média um dia e meio por semana no escritório para a confecção e envio de relatórios, além de outras burocracias.

Depois: com a adoção do conceito de paperless e a contratação dos relatórios digitais da DKRO, ele eliminou praticamente todo o retrabalho relacionado aos relatórios de atendimento e passou a ficar apenas meio dia por semana no escritório, o que permitiu aumentar o número de clientes em 36%, para 38, sem a necessidade de contratar mais pessoas.

Uma forma simples de avaliar os ganhos no investimento dessa verdadeira transformação digital é calcular o Retorno sobre os Investimentos (ROI), cuja fórmula pode ser assim definida:

ROI = ((Ganho – Investimento)  ÷ Investimento) x 100

Supondo que cada novo cliente traga uma margem de R$ 470,00 e a mensalidade da plataforma de relatórios digitais custe R$ 119,00, o Retorno sobre o Investimento pode ser calculado:

ROI = ((10 x 470 – 119) ÷ 119) × 100 = +3.849%

Ou seja, com um investimento de apenas R$ 119,00/mês, a empresa teve um ganho financeiro de R$ 4.700,00, um resultado impossível sem o apoio da tecnologia.

Um caminho sem volta

Assim como a história já registrou acontecimentos que trouxeram grandes mudanças para o dia a dia da sociedade e das empresas industriais, o paperless é também um desses casos aplicado às Consultorias de SST.

Trata-se de uma evolução natural e definitiva das operações em campo.

A digitalização é o único caminho a seguir, especialmente considerando os ganhos significativos em qualidade que podem ser alcançados por meio de sistemas e ferramentas que apoiam esse processo.

Cada vez mais o mundo se digitaliza e as empresas precisam se adequar a essas novas realidades, sob pena de ficarem ultrapassadas em termos tecnológicos, uma situação que acaba se refletindo nos seus resultados operacionais e financeiros.

Vale então refletir a respeito das tarefas e atividades da sua empresa que ainda são realizadas utilizando o papel, planilhas e mensagens de WhatsApp.

Mais do que isso, vale um estudo sobre a possibilidade de reverter essa situação, quando colocamos o Sistema DKRO a sua disposição e temos a certeza que podemos colaborar muito para que o paperless possa fazer parte da realidade da sua operação.

Acesse nosso site e conheça detalhes sobre essa possibilidade!

(Imagens: divulgação)